Scrummen voor en na het verlonen van je klanten

 In Nieuws

Plannen beter in kaart krijgen en meer ruimte om iets extra’s te doen voor de klant: het zijn bekende voordelen die ‘agile werken’ met zich meebrengt. De scrummethode maakt er deel van uit: In teamverband op een effectieve manier taken oppakken. Of zoals de kenners zeggen: scrummen. Is scrummen ook iets voor de medewerkers van een afdeling salarisadministratie? Guido Houtepen, salarisadministrateur bij Van Spaendonck Online, denkt van wel.

Guido ziet een aantal pluspunten: “Ik denk dat het je meer rust in je hoofd geeft. Ook krijg je beter inzichtelijk waar je collega’s kunt ondersteunen.” Maar een hele maand volgens de scrummethode werken, dat ziet hij niet zo snel gebeuren.

Samen stappen zetten

Scrummen is een veelgebruikte manier van werken door bedrijven waar de werknemers gezamenlijk stappen zetten in het uitvoeren van hun werk. Het biedt alle betrokkenen inzicht en laat zien waar nog knelpunten liggen. Activiteiten worden over vier verschillende categorieën verdeeld: backlog, to do, in progress en done.

Alsnog oppakken van werkzaamheden

Guido: “Het lijkt me waardevol om plannen gezamenlijk vast te leggen. De scrummethode is een goede manier om werkzaamheden die veel tijd kosten en daardoor vaak blijven liggen, aan te pakken.”

Net als Guido is er geen salarisadministrateur die er aan ontkomt: de maandelijkse terugkeer van een piek in de reguliere werkzaamheden. De periode tussen de 10e en de 24e van de maand staat in het teken van het verlonen van werknemers van klanten. Daarom denkt Guido niet dat hij gedurende een hele maand de scrummethode zou kunnen toepassen. “Nee, dat kunnen we het beste doen voorafgaand en na afloop van een verloningsperiode. Voor de 10e en na de 24e bevinden we ons in een rustigere periode, is er minder tijdsdruk.”

Onderbreking van twee weken

Naar goed gebruik van de scrummethode praten collega’s op een afdeling elkaar iedere dag bij. Een hele maand lang dagelijks zo’n ‘stand up’ houden waarin collega’s in teams de dag aftrappen, is volgens Guido lastig. “Juist omdat iedere maand sprake is van een onderbreking van twee weken.”

Guido wil aan de hand van de scrummethode vooral werkzaamheden oppakken waar normaal gesproken niet voldoende tijd voor is. “Denk aan het uploaden van de logo’s van klanten op alle salarisstroken of het instellen van een WKR-grafiek in het Werkgeverloket. Dit soort ideeën kunnen we verzamelen in de backlog.” Een ander idee dat Guido verder wil uitwerken, is het inrichten van een importsheet voor zijn klanten. “Zo kunnen klanten voortaan zelf mutaties invullen en deze iedere maand naar mij terugsturen.” Een activiteit die tijd in beslag neemt, maar vervolgens flink wat rendement oplevert.

Het kan maar beter vastliggen

De plannen zitten in ieder geval al in zijn hoofd. Guido is iemand die het prettig vindt zich op één punt te richten, een belangrijke voorwaarde van succesvol scrummen. “Volgens mij werkt het ook aanstekelijk: als je een collega aan de slag ziet gaan, ben je eerder geneigd om aan te sluiten. En mocht het niet lukken een activiteit uit te voeren, dan bekijken we onderling wie verder kan helpen.”

De komende weken gaan Guido en zijn collega’s de werkzaamheden waar zij niet aan toekomen, verzamelen in de backlog.

Leave a Comment