Op donderdag 1 juni organiseerden we weer een succesvolle Insider bijeenkomst waar klanten de kans kregen om actief mee te denken over de ontwikkelingen rondom de applicatie. Voorafgaand aan de Insider bijeenkomst werd er voor het eerst lunchsessies georganiseerd in samenwerking met koppelpartijen. Vervolgens ging het hoofdprogramma van start en eindigden we met een heerlijke zomerse barbecue.
Met de goede sfeer, de opgehaalde input én de gemiddelde 8 die we terugkregen in de evaluatie blijkt ook deze editie weer een groot succes. In deze blog deel ik (Maarten van Heijst) de belangrijkste punten die tijdens de sessies naar voren zijn gekomen, opgesplitst per sessie.
Alle werkgevers naar Loket.nl
Tijdens de Insider bijeenkomst heb ik samen met mijn collega Rosalie Moerlie een interactieve sessie gehad met drie groepen. We namen de klanten mee in onze plannen voor 2024 en hebben dieper ingezoomd op hoe we kunnen helpen met communicatie en andere vormen van ondersteuning. Dit voor de overgang naar Loket.nl voor zowel providers als werkgevergebruikers. Op dit moment zijn we al bezig met het bekijken van het providerniveau, het plannen van de overgang en de nieuwe navigatiestructuur.
Gedurende de sessies gingen de Insiders in groepen uiteen om te bespreken wat ze wel en niet prettig vinden qua ondersteuning. Hieruit bleek dat een combinatie van video’s en geschreven tekst vaak goed werkt. Alleen het sturen van nieuwsbrieven voldoet niet voor iedereen. Daarnaast is gerichte communicatie naar werkgevers, passend bij hun situatie, ook gewenst. Een veelgehoorde wens is inzicht krijgen in welke gebruikers van welke werkgevers vaak switchen. Daarnaast werd er ook een voorstel gedaan om de grootste frustraties bij het gebruik van Loket.nl te inventariseren, zelf als het om kleine zaken gaat, zoals het aanpassen van de voornaam in de browser.
In de laatste 10 minuten deelden we de beste tips met de gebruikers en Loket.nl, wat ons helpt om vervolgstappen te nemen. We willen de hulp die wij kantoren en werkgevers bieden intensiveren en verbeteren, en deze Insider bijeenkomst was daar een mooi startpunt voor.
Het proces indiensttreding
Collega’s Mark van der Pijl en Jack Cales hebben zich tijdens hun sessie bezig gehouden met het proces van indiensttreding. Dit is een complex proces dat bestaat uit meerdere schakels. Het begint bij een nieuwe medewerker, gaat vervolgens langs één of meerdere personen bij de nieuwe werkgever en eindigt bij de salarisprofessional. Onderzoek toont aan dat dit proces vaak verloopt via e-mail, zelfgemaakte formulieren of Excel-spreadsheets. Hier zien wij als Loket.nl kansen om efficiënter én veiliger samen te werken.
Tijdens deze interactieve sessie is er gebruik gemaakt van de brown paper-methode. De Insiders zijn in groepjes met elkaar in gesprek gegaan over hoe het proces verloopt en waar de sterke- en verbeterpunten liggen. Ze hebben hierbij niet alleen elkaar tips gegeven, maar ook waardevolle input voor ons op papier gezet.
Zo hadden de Insiders het er onderling over de sjablonen en profielen die goed ingericht moeten zijn, omdat dit veel tijd kan besparen. Ook gaven deelnemers aan slim gebruik te maken van de mogelijkheden die Loket.nl al biedt zoals digitaal ondertekenen en Preboarding.
De Insiders gaven verder dat ze graag een seintje willen krijgen wanneer een nieuwe medewerker in concept werknemer staat. Daarnaast worden er veel gegevens per mail doorgestuurd, waardoor de salarisprofessional vaak veel moet zoeken om alles compleet te krijgen. Het opvoeren van een nieuwe medewerker wordt hierdoor als een complexe taak gezien. Preboarding lost dit al voor een gedeelte op, maar we hebben mooie tips gekregen om deze functionaliteit uit te bouwen. Zo gaven deelnemers aan ermee geholpen te zijn als er een tweede stap komt in het Preboardingsproces waarin de eerste set met indiensttredingsgegevens alvast ingevuld kunnen worden.
Communicatievormen die Loket.nl levert aan klanten
Tijdens de derde sessie zijn collega’s Max Werkhoven en Igor Timmermans met klanten in gesprek gegaan over alle vormen van communicatie en input die Loket.nl levert en welke inhoud daarin terugkomt. Gedurende deze sessie hebben Max en Igor de klanten vrijgelaten in het geven van de feedback. Dit heeft geleid tot een breed palet aan ideeën voor Loket.nl op verschillende onderwerpen, zoals: cao, helpdeskportaal, nieuwsbrieven, koppelingen, tickets, data en contact naar werkgevers.
De meeste input ging over de eenmalige uitkering van de cao. Daarnaast gaven deelnemers aan dat bij bestaande of nieuwe functionaliteiten direct kan worden doorverwezen vanuit de applicatie naar het juiste artikel in het helpdeskportaal. Ook was het opvallend dat Insiders aangaven handmatig te moeten checken wanneer er loonaangifte en pensioenaangifte ingediend wordt. Het scheelt enorm veel tijd als hier een automatische reminder voor komt. Een mooi inzicht om mee te nemen in de verdere ontwikkeling van onze applicatie.
Ontspannen sfeer tijdens en na de sessies
De Insider bijeenkomst begon met een verzorgde lunch voor iedereen die bij de lunchsessies aanwezig was. Wraps, belegde broodjes en krentenbollen werden direct mee de ruimtes ingenomen om nóg meer energie op te wekken. Na de sessies was het tijd voor een zomerse barbecue met een hapje en een drankje. Tijdens de barbecue konden deelnemers op een informele manier met elkaar netwerken en hun ervaringen delen. Kortom: een geslaagde dag, ik zeg op naar de volgende Insider bijeenkomst!
