De WKR en de vrije ruimte

Wat is de WKR?

De WKR is een fiscale regeling waarmee je een bepaald gedeelte van de loonsom kunt gebruiken om onbelaste vergoedingen te geven aan je medewerkers. Je betaalt geen loonbelasting over deze vergoedingen. Je mag ook dingen vergoeden die niet direct werkgerelateerd zijn. Natuurlijk zijn hier wel voorwaarden aan verbonden (daarover later meer). Een paar voorbeelden:

• Onbelast vergoeden: een bezoekje aan de kapper
• Zaken verstrekken: een tablet, een sportabonnement
• Zaken ter beschikking stellen: een fiets van de zaak

Goed om te weten: als je iets volgens deze regeling vergoedt, wordt dat gezien als loon.

Wat is de vrije ruimte?

Een term die vaak in één adem genoemd wordt met de werkkostenregeling is ‘de vrije ruimte’. Wat is de vrije ruimte precies? De vrije ruimte is het percentage van het totale fiscale loon dat je als werkgever mag besteden aan onbelaste vergoedingen.

Verruiming vrije ruimte 2023

Voor 2023 is een extra verruiming van de vrije ruimte. Het gaat hierbij om een verruiming van 3% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom. Over de eerste €400.000 heb je dus €12.000 vrij te besteden. Dit is een tijdelijke verruiming, zoals de eerdere verruiming in 2020 en 2021. Dit keer is de verhoging in het kader van de stijgende (energie)kosten en inflatie.

Op Prinsjesdag werd eerder al een verruiming van de vrije ruimte van de WKR aangekondigd. Namelijk van 1,7% naar 1,92% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom. Dit wordt nu dus extra verhoogd naar 3%. Over het overige deel van de fiscale loonsom blijft hetzelfde percentage gelden, namelijk 1,18%.

Tabel: vrije ruimte 2023

Loonsom	Percentage
< € 400.000	3%
> € 400.000	1,18%

Vrije ruimte tijdelijk verhoogd

In 2020 en 2021 heeft de overheid de vrije ruimte tijdelijk verhoogd naar 3% over de eerste € 400.000 van de loonsom. Dit was een crisismaatregel, omdat veel werkgevers meer uitgaven hadden voor hun medewerkers. Ook in 2023 is de vrije ruimte weer verhoogd, dit keer wegens de inflatie en stijgende energieprijzen.

Gebruikelijkheidstoets

De werkkostenregeling geeft jou als werkgever dus de vrijheid om je medewerkers bepaalde vergoedingen te geven. Maar er is een beperking: de gebruikelijkheidstoets. Deze bepaalt dat een werkgever met een vergoeding niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is. Nu vraag je je misschien af wat dan wordt verstaan onder gebruikelijk. Je kunt er in ieder geval vanuit gaan dat de Belastingdienst een verstrekking, terbeschikkingstelling of vergoeding ter waarde van maximaal € 2.400,- per medewerker gebruikelijk vindt. Wanneer je hier niet van afwijkt, voldoe je aan de regels van de WKR.

Hoe zit het met bonussen en de WKR?

Veel bedrijven geven hun medewerkers een bonus wanneer het bedrijf een goed jaar heeft gedraaid. Kun je via de WKR een bonus geven die je niet hoeft te belasten? Het antwoord is ja. Het kan via de vrije ruimte, zolang je rekening houdt met de gebruikelijkheidstoets. Zorg ervoor dat je niet meer verstrekt dan wat gebruikelijk is in soortgelijke situaties.

Gerichte vrijstellingen werkkostenregeling

Niet alle vergoedingen aan je medewerkers vallen binnen de vrije ruimte. Er zijn ook vergoedingen die niet ten koste gaan van je vrije ruimte, maar die dus wel onbelast zijn. We hebben het dan over gerichte vrijstellingen. Een paar voorbeelden van gerichte vrijstellingen WKR:

• Reiskostenvergoeding van maximaal 0,19 euro voor elke zakelijke kilometer of de vergoeding van kosten voor openbaar vervoer (voor 2023 geldt maximaal 0,21 euro per zakelijke kilometer)
• Abonnementen voor openbaar vervoer
• Opleidingen die je medewerkers volgen om zichzelf persoonlijk te ontwikkelen of voor congressen en vakliteratuur (ook omscholing)
• Verhuiskosten vanwege het werk
• Maaltijden bij overwerk
• Verklaring omtrent gedrag aanvragen (VOG)

Noodzakelijkheidscriterium

Ook andere zaken kunnen onder de gerichte vrijstelling vallen als ze aan het noodzakelijkheidscriterium voldoen. Ook dan wordt de vrije ruimte binnen de WKR niet aangesproken.

Stel bijvoorbeeld dat je medewerker een tablet, smartphone of een bepaald gereedschap nodig heeft om zijn werk te kunnen uitvoeren. Als je kunt aantonen dat deze zaken noodzakelijk zijn, dan voldoen ze aan dit noodzakelijkheidscriterium en kun je het onbelast geven. Het gaat niet ten koste van de vrije ruimte.

Nihilwaarderingen

Daarnaast zijn er ook nihilwaarderingen. Deze gaan ook niet ten koste van de vrije ruimte. Nihilwaarderingen zijn kosten die je maakt voor voorzieningen die de medewerker op de werkplek kan gebruiken. Dat zijn bijvoorbeeld:

• Consumpties op de werkplek (die geen deel uitmaken van een maaltijd)
• Werkkleding
• Fitnessmogelijkheden op de werkplek

Eindheffing

Als je niet binnen de vrije ruimte blijft, moet je een eindheffing betalen in de vorm van loonbelasting. Deze eindheffing bedraagt maar liefst 80 procent aan loonbelasting over het deel dat je buiten de vrije ruimte bent gekomen. Overigens, je houdt over dit deel geen werkgeversheffing Zvw in en je betaalt over dit deel ook geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zvw. Je hoeft ook geen bijdrage Zvw in te houden. Je medewerkers merken hier niets van, maar dit is voor jou waarschijnlijk een grote last die je liever wilt voorkomen.

Aandachtspunten WKR

Het is belangrijk om bij het toepassen van de WKR goed op de hoogte te zijn van hoe het zit met vrijstellingen: In het ene geval is het sprake van een vrijstelling en in het andere geval moet je het wel onderbrengen in de vrije ruimte.

Dat geldt bijvoorbeeld voor maaltijden en consumpties. Zoals eerder aangegeven zijn consumpties op de werkplek onbelast, zoals fruit, koffie of thee, onbelast. Maar voor een maaltijd in de bedrijfskantine geldt een normbedrag, en wanneer de maaltijd duurder is, zal dat deel wel belast worden. Uitzonderingen daarop zijn maaltijden tijdens dienstreizen of wanneer de medewerker niet thuis kan eten (bijvoorbeeld wanneer deze overwerkt of op een koopavond moet werken).

Een ander voorbeeld is het personeelsfeest. Als het personeelsfeest plaatsvindt op de werkplek zijn de consumpties onbelast, maar wanneer je kiest voor een externe locatie is dit niet langer het geval. In dat geval kun je de kosten onderbrengen in de werkkostenregeling. De WKR kan dus soms best lastig zijn en je moet dan ook ervoor zorgen dat je goed weet wat wel en niet mag en wat de uitzonderingen zijn.

WKR toepassen

De WKR is in principe bedacht om het werkgevers eenvoudiger te maken om vergoedingen te geven aan hun personeel. Maar toch kun je fouten maken en uiteindelijk te maken krijgen met een eindheffing, bijvoorbeeld omdat je de vrije ruimte overschrijdt. Vandaar dat veel werkgevers een accountant of administratiekantoor in de arm nemen om hierover advies te geven. Houd bijvoorbeeld in de gaten wat de hoogte is van je loonsom, want op basis daarvan kun je bepalen wat je vrije ruimte is. Door de regeling goed toe te passen, weet je waar je aan toe bent.