Alles over de WKR

Wetgeving

Gerelateerde artikelen
Deel via
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Kennisbank > Wetgeving > Alles over de WKR

Als werkgever met personeel krijg je te maken met de WKR, ook wel werkkostenregeling. De WKR regeling is een fiscale regeling die betrekking heeft op vergoedingen, terbeschikkingstellingen en verstrekkingen aan medewerkers. Alles wat wordt vergoed, ter beschikking gesteld of verstrekt aan een medewerker behoort volgens deze regeling tot het loon. Hier gelden bepaalde fiscale regels voor die zijn opgenomen in de werkkostenregeling, ofwel de WKR.

De voordelen van de WKR regeling

De WKR biedt voordelen voor zowel werkgever als medewerker. Laten we beginnen bij die van de werkgever. Zo hoef je niet alle uitgaven die je maakt op te splitsen per medewerker. Er is één vrije ruimte voor alle vergoedingen, terbeschikkingstellingen en verstrekkingen van alle medewerkers binnen je bedrijf. Maar wat is dan precies die vrije ruimte? Dit is het percentage van het totale fiscale loon dat kan worden uitgegeven aan onbelaste verstrekkingen, terbeschikkingstellingen en vergoedingen. De vrije ruimte bedraagt momenteel 3 procent over de eerste 400.000 euro van je totale loonsom. Daarin is dus alles onbelast. Er hoeft geen belasting te worden afgedragen over dit deel. Over het overige deel van je fiscale loonsom geldt een vrije ruimte van 1,18 procent. Deze getallen kunnen jaarlijks wijzigen, zoals dat in 2020 en 2021 bijvoorbeeld is gedaan door de pandemie. Voor de medewerker is het gunstig dat alles vergoed binnen de WKR onbelast wordt uitbetaald.

Eindheffing WKR

Let wel op dat je ook echt binnen die percentages, en dus de vrije ruimte blijft. Wanneer je dit niet doet betaal je namelijk een eindheffing in de vorm van loonbelasting. Deze eindheffing bedraagt maar liefst 80 procent aan loonbelasting over het deel dat je buiten de vrije ruimte bent gekomen. Je medewerkers merken hier niets van, maar dit is voor jou waarschijnlijk een grote last die je liever wilt voorkomen.

Wat mag er in de vrije ruimte van de WKR?

Je weet nu welk bedrag de vrije ruimte beslaat en wat er gebeurt wanneer je hierbuiten komt, maar wat mag er dan precies worden ondergebracht in de vrije ruimte volgens de WKR? Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de zogenaamde gebruikelijkheidstoets. Deze bepaalt dat niet meer dan 30 procent mag worden afgeweken van wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is. Nu vraag je je misschien af wat dan wordt verstaan onder gebruikelijk. Je kunt er in ieder geval vanuit gaan dat de Belastingdienst een verstrekking, terbeschikkingstelling of vergoeding ter waarde van maximaal €2.400,- per medewerker gebruikelijk vindt. Wanneer je hier niet van afwijkt, voldoe je aan de regels van de WKR.

WKR

Niet alles valt in de vrije ruimte van de WKR

Maar let op: de WKR bepaalt dat niet alles binnen de vrije ruimte valt. Er zijn ook vergoedingen, terbeschikkingstellingen en verstrekkingen die niet ten koste gaan van je vrije ruimte. Dan hebben we het in de eerste plaats over gerichte vrijstellingen. Een voorbeeld is een reiskostenvergoeding van maximaal 0,19 euro voor elke zakelijke kilometer of de vergoeding van kosten voor openbaar vervoer. Een gerichte vrijstelling geldt ook voor opleidingen die je medewerkers volgen om zichzelf persoonlijk te ontwikkelen of voor congressen en vakliteratuur. Daarnaast bestaan er ook nihilwaarderingen. Het gaat dan om voorzieningen die de medewerker op de werkplek kan gebruiken. Dat zijn bijvoorbeeld consumpties op het werk (die geen deel uitmaken van een maaltijd), werkkleding of voorzieningen voor een werkplek thuis. Ten slotte zijn er nog voorzieningen op de werkplek waarvoor zogenaamde normbedragen gelden, zoals maaltijden in de bedrijfskantine of kinderopvang (die door de werkgever is geregeld).

Waar moet je op letten bij de WKR?

Er zijn tal van vergoedingen, terbeschikkingstellingen en verstrekkingen waarbij sprake is van allerhande voorwaarden. In het ene geval is het sprake van een vrijstelling en in het andere geval moet je het wel onderbrengen in de vrije ruimte. Dat geldt bijvoorbeeld voor maaltijden en consumpties. Zoals eerder aangegeven zijn consumpties op de werkplek, zoals fruit, koffie of thee, onbelast, maar voor een maaltijd in de bedrijfskantine geldt een normbedrag, en wanneer de maaltijd duurder is, zal dat deel wel belast worden. Uitzonderingen daarop zijn maaltijden tijdens dienstreizen of wanneer de medewerker niet thuis kan eten (bijvoorbeeld wanneer deze overwerkt of op een koopavond moet werken). Een ander voorbeeld is het personeelsfeest. Als het personeelsfeest plaatsvindt op de werkplek zijn de consumpties onbelast, maar wanneer je kiest voor een externe locatie is dit niet langer het geval. In dat geval kun je de kosten onderbrengen in de werkkostenregeling. De WKR kan dus soms best lastig zijn en je moet dan ook ervoor zorgen dat je goed weet wat wel en niet mag en wat de uitzonderingen zijn.

Hoe zit het met bonussen en de WKR?

Veel bedrijven verstrekken medewerkers een bonus wanneer het bedrijf een goed jaar heeft gedraaid. Maar hoe zit dat nu met de werkkostenregeling en een bonus? Kun je een WKR bonus verstrekken en deze zo niet hoeven belasten? Het is mogelijk om dit te doen via de vrije ruimte. Belangrijkste hierbij is dat je altijd rekening houdt met de gebruikelijkheidstoets. Zorg ervoor dat je niet meer verstrekt dan wat gebruikelijk is in gelijke situaties. In dat geval is het gewoon mogelijk om een onbelaste WKR bonus te verstrekken aan de medewerkers.

WKR in de praktijk

Zoals je leest is het principe van de werkkostenregeling vrij eenvoudig, maar is het vooral belangrijk om te weten wat wel en niet in de vrije ruimte kan worden ondergebracht en is het goed om te weten welke vrijstellingen, nihilwaarderingen en normbedragen er zijn. Daarnaast is het van belang goed in de gaten te houden dat je niet buiten je vrije ruimte komt. Zo voorkom je een flinke eindheffing. Veel informatie over de WKR is online te vinden, maar bij specifieke vragen is het ook altijd verstandig advies in te winnen bij je accountants- of administratiekantoor. Zo ben je ervan verzekerd dat je geen fouten maakt en het beste haalt uit de WKR en je vrije ruimte.

Dit vind je misschien ook interessant

Salarisadministratie - Brochure Loket.nl accountantskantoren

Meer weten over Loket.nl?

Download de brochure

Aanmelden nieuwsbrief

  • Hidden

Download brochure

pop-up whitepaper bewaren medewerkersgegevens nw

Ontdek de regels en richtlijnen over het bewaren van medewerker-gegevens

Bij het in dienst nemen en hebben van medewerkers komen een hoop persoonsgegevens kijken. Digitale dossiers zijn een geschikte manier om documenten met persoonsgegevens veilig te bewaren. Maar hoe lang mag je persoonsgegevens eigenlijk bewaren?

pop-up whitepaper verlof regelen organisatie nw

Wil jij zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan de verlofadministratie van je organisatie?

Ontdek in onze whitepaper hoe jij verlof zo eenvoudig en efficiënt mogelijk inricht.