Auto van de zaak: wat je als werkgever moet weten

Wel of geen auto van de zaak?

Bij veel bedrijven is een auto van de zaak een verplicht onderdeel van de uitrusting van de medewerkers, want ze hebben een vervoersmiddel nodig om naar klanten te reizen. Maar bij andere bedrijven of in andere functies is een auto van de zaak eerder een mooie secundaire arbeidsvoorwaarde waarmee je nieuw personeel naar je toetrekt. In beide scenario’s zal je als werkgever het een en ander moeten weten over de voorwaarden voor een auto van de zaak.

Leasemaatschappij

In de meeste gevallen kiezen werkgevers voor een constructie waarbij de auto van de zaak als leaseauto afgenomen wordt van een leasemaatschappij. Dat scheelt dure investeringen en je hoeft je over een heleboel zaken geen zorgen te maken, zoals verzekeringen, wegenbelasting en onderhoud. Alles regel je in het contract met de leasemaatschappij.

Kosten auto van de zaak

We gaan er voor het gemak van uit dat je een leaseauto aan je medewerker wilt geven. In dat geval zijn de kosten redelijk overzichtelijk. Je betaalt:

• contractkosten
• brandstofkosten
• eigen risico bij schade

De contractkosten spreek je af op het moment dat je een deal sluit met de leasemaatschappij. Daarbij spreek je ook af hoe lang je een auto leaset en wat de verdere voorwaarden zijn.

Voor de brandstofkosten maken veel maatschappijen gebruik van een tankpas of brandstofpas. Als je medewerker deze pas gebruikt, komen deze kosten direct op de goede plek binnen en kunnen ze makkelijk ingeboekt worden.

In principe ben je als werkgever aansprakelijk als je medewerker onder werktijd schade maakt aan zijn auto. Behalve als duidelijk is dat hij zich erg roekeloos heeft gedragen en zo schade heeft veroorzaakt. Dan is de medewerker wel zelf aansprakelijk.

Bijtelling

Gaat je medewerker de auto ook gebruiken voor privé-ritjes en rijdt hij meer dan 500 privé-kilometers per jaar? Dan krijgt hij te maken met fiscale bijtelling. De bijtelling werkt zo: het percentage wordt bij het inkomen van je medewerker opgeteld en uiteindelijk betaalt hij daar dus meer belasting over. Het is dus eigenlijk gewoon loon waar hij belasting over moet betalen.

Eigen bijdrage

Je kunt je medewerker vragen om een eigen bijdrage te doen voor de auto van de zaak. Deze eigen bijdrage gaat weer van de fiscale bijtelling af. Goed om te weten: deze eigen bijdrage mag niet meer zijn dan de totale bijtelling.

Bijtelling zakelijke auto vermijden

Bijtelling komt alleen in beeld als je medewerker de auto van de zaak ook voor privé-ritten gebruikt. Als je medewerker het aantal privé-kilometers onder de 500 kilometer weet te houden, betaalt hij geen bijtelling. Hij moet dan wel een rittenregistratie bijhouden om zijn ritten te verantwoorden.

Autoregeling

De meeste bedrijven die leaseauto’s aan hun medewerkers meegeven, leggen de voorwaarden vast in een autoregeling. De autoregeling bevat afspraken over:

• Aansprakelijkheid
• Het type auto
• Wie een auto van de zaak mag
• Wel of niet privé gebruiken
• Hoe het zit met de eigen bijdrage
• Wie de auto mag besturen

Auto van de zaak delen

De leaseauto die jij je medewerker aanbiedt, is primair bedoeld om werkzaamheden voor jouw bedrijf uit te voeren. Vandaar dat veel werkgevers van hun medewerkers eisen dat ze hun auto uitlenen aan collega’s. Bijvoorbeeld: medewerker 1 komt naar de zaak met een auto van de zaak. Medewerker 2 moet op bezoek bij een klant en neemt daarvoor de auto van medewerker 1 mee. Natuurlijk is het handig dit in goed overleg te doen.

Auto van de zaak intrekken: kan dat?

Je kunt een auto van de zaak onder bepaalde voorwaarden weer intrekken, maar dat gaat niet zomaar. Je hebt namelijk afspraken gemaakt over de leaseauto en je mag daar in principe niet op terugkomen. Zoals gezegd maakt een zakenauto vaak onderdeel uit van de arbeidsvoorwaarden, en die mag je niet wijzigen. Dat kan alleen als er zwaarwegende argumenten zijn. Zo zwaarwegend dat je de arbeidsvoorwaarden eenzijdig mag wijzigen. Laat je altijd adviseren door een jurist als je overweegt een eenzijdige wijziging door te voeren.

Tip: geef je medewerkers een keuze

In veel gevallen is een auto van de zaak geen must om werkzaamheden te doen. Misschien is het alleen een transportmiddel. In dat geval kiezen veel werkgevers ervoor om een zakenauto als optie aan te bieden. Waarom?

Niet elke medewerker wordt warm van een auto van de zaak. De een woont dicht bij het werk en pakt liever de fiets of het ov. De ander heeft juist meer reistijd en vindt het handig om in een nieuwe auto te kunnen rijden. En hij heeft daar wat geld voor over.

Als je een flexibele oplossing kunt bieden voor goed vervoer, vergroot je de groep mensen die je kunt aanboren als potentiële medewerkers: een fiets van de zaak voor de fietsers, een ov-abonnement voor de treinliefhebbers en een auto van de zaak voor wie dat handig vindt. Natuurlijk heeft elk scenario ook een ander kostenplaatje.

Mobiliteitsvergoeding

De mobiliteitsvergoeding, of het mobiliteitsbudget, is een optie die aan populariteit wint. Daarmee kun je je medewerkers helemaal zelf laten bepalen wat de beste oplossing is voor vervoer. Uit de praktijk blijkt dat medewerkers hierdoor bewuster omgaan met hun zakelijk vervoer. En dat is vaak gunstig voor zowel de medewerker als de werkgever.