Wat moet je weten over calamiteitenverlof?

Wat is calamiteitenverlof?

Calamiteitenverlof is een van de soorten verlof die geregeld is in de Wet Arbeid en Zorg (WAZO). De volledige naam van het verlof is: calamiteitenverlof of kort verzuimverlof. Het is verlof voor je medewerker als hij plotseling een dringend privéprobleem moet oplossen. Het moet echt gaan om een overmachtssituatie waarin je medewerker geen andere keus heeft dan direct vrij te nemen. Het gaat dus niet om verzuim waarbij een medewerker zonder geldige reden ineens wegblijft.

Recht op calamiteitenverlof

Als de situatie echt dringend is, heeft je medewerker recht op calamiteitenverlof. Het is dus niet iets wat afhangt van jouw keus als werkgever. Als je medewerker gegronde redenen heeft om dit type verlof aan te melden, moet hij daar vrij voor krijgen. Zo is het bij wet geregeld. Natuurlijk is het zo dat de cao of arbeidsovereenkomst aanvullende regels kan bevatten in verband met calamiteitenverlof. Het is dus goed om daarmee op de hoogte te zijn.

Wanneer calamiteitenverlof of kort verzuimverlof?

De Rijksoverheid schetst een aantal situaties waarin een medewerker recht heeft op calamiteitenverlof of kort verzuimverlof. Mogelijke situaties in het leven van je medewerker waarin hij of zij een beroep mag doen op het calamiteitenverlof:

• Zijn of haar kind is ineens ziek en moet van school opgehaald worden.
• De partner is bevallen.
• Een noodsituatie thuis, zoals een gesprongen waterleiding of een brand.
• Het overlijden van een direct familielid.
• Bezoek aan de dokter dat niet buiten werktijd kan, zoals een spoedopname.
• Bezoek aan de stembus dat niet op een ander moment kan.

Het gaat erom dat het een overmachtssituatie of een andere bijzondere persoonlijke omstandigheid is waar je medewerker niet buiten werktijd een oplossing voor kan vinden. Het kan ook gaan om een wettelijke- of verplichte overheidsregel waar je medewerker zich aan moet houden, bijvoorbeeld een bezoek aan de rechtbank. Het vraagt om flexibiliteit van de werkgever om hier een goede inschatting in te maken.

Hoe calamiteitenverlof aanvragen?

In principe moet een medewerker die te maken heeft met een noodsituatie het verlof zo snel mogelijk bij zijn werkgever melden. Hij moet vervolgens aangeven hoelang het verlof naar verwachting gaat duren. Het liefst vooraf, natuurlijk als dat mogelijk is. Achteraf mag de werkgever de medewerker vragen bewijs te leveren dat het verlof nodig was. Maar natuurlijk is het in de meeste gevallen niet nodig om dat te vragen, omdat je waarschijnlijk al voldoende bewijzen hebt gezien dat het om een echte noodsituatie ging. Zoals gezegd: in principe ben je als werkgever verplicht om een redelijke aanvraag goed te keuren.

Wel of geen loon doorbetalen?

Je bent als werkgever verplicht om loon door te betalen bij calamiteitenverlof of kort verzuimverlof.

Hoelang mag calamiteitenverlof duren?

De duur van calamiteitenverlof is afhankelijk van de situatie. In de meeste gevallen zal het verlof niet meer tijd nemen dan een paar uur. Maar soms kan het ook tot een paar dagen duren. Overigens zit er geen limiet op het aantal uren calamiteitenverlof of kortverzuimverlof in een jaar. Het kan dus gebeuren dat je medewerker vaker per jaar een beroep doet op dit type verlof.

Zorgverlof

Mocht het zijn dat je medewerker meer tijd nodig heeft om zorg te dragen voor een situatie, bijvoorbeeld omdat hij zorg moet dragen voor een ziek kind, dan kan hij misschien na het calamiteitenverlof (kortdurend of langdurend) zorgverlof aanvragen. Bijvoorbeeld omdat de zorg voor een familielid langer duurt dan verwacht.

Meer lezen over zorgverlof? Wij schreven er een apart artikel over!

Meedenken na het calamiteitenverlof

Na een noodsituatie is het altijd goed om in gesprek te gaan met je medewerker. Zo kom je erachter wat hem bezighoudt en wat hij nodig heeft om de situatie zo goed mogelijk te herstellen. Misschien heeft hij na het calamiteitenverlof nog een paar extra dagen nodig om dingen goed te regelen. Het zou zonde zijn als hij daar vakantie voor moet opnemen. Misschien kun je als werkgever aanbieden dat hij niet-gewerkte uren kan inhalen of iets flexibeler zijn werkuren kan indelen. Zo kan je medewerker na de noodsituatie weer zo goed mogelijk aan de slag.

Spelregels kort verzuimverlof

Hoe ga je om met de medewerker die elke maand wel twee uur bij de huisarts? Of de medewerker die een gehele dag calamiteitenverlof wil opnemen voor een tandartsbezoek? Om gedoe over dit soort dingen te voorkomen doe je er verstandig aan om spelregels op te stellen.

Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de volgende spelregels te hanteren:

• Bezoeken aan een huisarts, tandarts of ziekenhuis worden zo vroeg mogelijk of zo laat mogelijk op de dag gepland.
• Kort verzuimverlof / calamiteitenverlof betreft hooguit twee uur, wanneer dit niet voldoende is gaat dit in overleg met de leidinggevende.
• Als bewijs levert de medewerker vooraf een afspraakbevestiging aan.
• Vervolgafspraken worden beschouwd als ‘voorzien’, en zijn dus buiten werktijd te plannen. Ook hier zijn uitzonderingen mogelijk, in overleg met leidinggevende.
• Werk je parttime, dan plan je een bezoek aan de huisarts, tandarts of het ziekenhuis zoveel mogelijk in je eigen tijd.

Kort verzuimverlof: pas het aan op de organisatie

Wat past bij jullie, wat voor soort werkgever ben je? De kaders en spelregels bij een organisatie waar flexibel werken mogelijk is en waar medewerkers veel vrijheid hebben om zelf hun uren in te delen, zijn heel anders dan bij een organisatie die werkt met strikte werktijden. Denk goed na over wat het best passend is bij de organisatie en de medewerkers, stel heldere kaders en spelregels voor het kort verzuimverlof vast en communiceer deze naar alle medewerkers. Denk er ook aan dat je nieuwe medewerkers hierover in de toekomst informeert, en maak het bijvoorbeeld onderdeel van het inwerkprogramma. Zo voorkom je vervelende situaties, voor zowel medewerker als werkgever.