Wat zijn loonheffingen?

De term loonheffingen omvat loonbelastingen en premies die je als werkgever moet inhouden op het loon van je medewerkers. Het is dus eigenlijk een verzamelnaam. Als werkgever ben inhoudingsplichtig vanaf het moment dat je loon uitbetaalt. De werkgever betaalt de loonheffing namens de medewerker.

Loonheffingen zijn opgebouwd uit:

  • Loonbelastingen en premies volksverzekeringen, te weten:
  • Algemene Ouderdomswet (AOW)
  • Algemene nabestaandenwet (Anw)
  • Wet langdurige zorg (Wlz)

Toelichting: Aan de hand van loonbelastingtabellen kun je vaststellen hoeveel je voor een medewerker moet afdragen

  • Premies werknemersverzekeringen:
  • Werkloosheidswet (WW)
  • Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA)
  • Wet op arbeidsongeschiktheidsverzekering (WAO)
  • Ziektewet (ZW)

Toelichting: Deze premies houd je niet in op het loon van je medewerker, maar deze betaal jij. Deze verzekeringen bieden je medewerkers bescherming mochten ze ziek of zelfs arbeidsongeschikt worden. In januari en juli van elk jaar bepaalt de overheid wat de hoogte is van deze premies.

  • Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zwv)

Toelichting: Als werkgever moet je voor je medewerkers een werkgeversheffing betalen. Daarnaast moet iemand die verzekerd is voor de Wlz ook een zorgverzekering afsluiten.

loonheffingen werkgever

Loonheffing berekenen

Loonheffing berekenen houdt meer in dan gewoon een paar getallen optellen. De meeste bedrijven zullen de loonheffingen niet zelf berekenen, maar daarvoor een boekhouder of een personeelsadministratie software gebruiken. Dat is de meest betrouwbare manier om de loonheffingen te berekenen.

In essentie komt het hierop neer: een werkgever moet loonheffing betalen over alles wat geldt als loon. Loon omvat onder andere:

Bepaalde zaken vallen niet onder de noemer loon en mag je als werkgever onbelast vergoeden. Denk daarbij aan dingen als:

Loonheffing inhouden

Als je alles wilt weten over de actuele stand van zaken in verband met loonheffingen, dan is het handboek loonheffingen van de Belastingdienst een aanrader. Geen pageturner, maar wel onmisbaar als je correct de loonheffingen wilt inhouden. Maar nogmaals, je kunt de uitvoering van de regels ook overlaten aan een expert of softwarepakket.

Grondslag

In het handboek (9.1) vind je de grondslag voor loonbelasting en premie volksverzekeringen. Die is als volgt. De grondslag =

  • Loon in geld (anders gezegd: ‘brutoloon’)
  • Plus loon anders dan in geld, zoals loon in natura
  • Plus fooien en uitkeringen uit fondsen
  • Minus aftrekposten voor alle loonheffingen, zoals het werknemersdeel van een pensioenpremie, of de premie Private Aanvulling WW en WGA (PAWW)

In een formule:

Grondslag = (brutoloon) + (loon niet in geld) + (fooien/uitkeringen uit fondsen) – (aftrekposten voor loonheffingen)

Loonheffingskorting via loonbelastingverklaring

Als een medewerker in dienst treedt, moet hij een loonbelastingverklaring invullen. Daarop kan je medewerker invullen of hij bij jou in aanmerking wil komen voor loonheffingskorting. Belangrijk om te weten: als je medewerker bij twee werkgevers werkt, kan hij maar van een van hen loonheffingskorting krijgen. Meestal werken medewerkers maar bij één werkgever, maar in het geval van meerdere werkgevers zullen ze de loonheffingskorting aanvragen bij de grootste bron van inkomsten.

Vergeet dus niet een nieuwe medewerker een loonbelastingverklaring te geven!

Wanneer loonheffing betalen?

Een werkgever moet 1 keer per maand of 1 keer per 4 weken aangifte loonheffingen doen. In deze tabel vind je alle deadlines: voor de aangifte én voor uiteindelijke betaling. Maar in essentie komt het hierop neer:

Als je maandaangifte doet heb je na het einde van de maand tot de laatste dag van de maand erna om aangifte te doen en om te betalen.

Bijvoorbeeld:

MaandDeadline aangifteDeadline betaling
Maart 202230-04-202230-04-2022

Loonheffingen correct afdragen

Als werkgever wil je loonheffingen correct afdragen. Aangezien de berekeningen en grondslagen best ingewikkeld zijn en jaarlijks veranderen, besteden de meeste werkgevers hun loonadministratie uit aan een derde partij, bijvoorbeeld via een online pakket voor personeelsadministratie. Dat geeft je de zekerheid dat je je aan de regels houdt. Op die manier kun je je helemaal focussen op je personeel en je onderneming.