Wat is een mobiliteitsbudget?

Een mobiliteitsbudget is het budget dat jij als werkgever aan je medewerkers beschikbaar stelt voor hun zakelijke mobiliteit, hun werkverkeer. Je medewerker moet naar het werk reizen en soms naar klanten. Dit kan hij betalen met het budget dat de werkgever beschikbaar stelt voor zakelijke mobiliteit.

Met een mobiliteitsbudget is een medewerker zelf verantwoordelijk voor de kosten van zijn zakelijke verkeer. Houdt hij geld over? Dan mag je medewerker dat in eigen zak steken. Is het budget niet voldoende? Dan zal je medewerker de rest uit eigen zak betalen. Het is dus verstandig om goede afspraken te maken over het mobiliteitsbudget.

Waarom een mobiliteitsbudget?

Het heeft verschillende voordelen om als werkgever een mobiliteitsbudget vast te stellen binnen de organisatie. Dit zijn voordelen voor zowel de werkgever als de medewerker.

Voordelen werkgever:

  • Mobiliteitsbudget geeft duidelijkheid. Je weet als werkgever van tevoren wat het budget voor mobiliteit is. Dat maakt het voor een organisatie makkelijk het budget mee te nemen in de begroting. Je hebt ook geen onverwachte kosten.
  • Geen contractuele verplichtingen. Veel mobiliteitsoplossingen gaan via leasecontracten. Als een medewerker opstapt, zit je dus niet vast aan een lopend leasecontract.
  • Combineren met duurzaamheidsdoelstellingen. Het mobiliteitsbudget is goed te combineren met doelstellingen die je als organisatie hebt op het gebied van duurzaamheid. Je kunt medewerkers stimuleren het budget duurzaam in te zetten.

Voordelen medewerker:

  • Keuzevrijheid en flexibiliteit. Je medewerker kan zelf beslissen hoe hij of zij het mobiliteitsbudget inzet. Dat is makkelijk omdat iedereen een andere situatie heeft.
  • Geen bijtelling. Medewerkers die kiezen hun budget aan een privĆ© leaseauto te besteden, hoeven geen rekening te houden met bijtelling.
  • Duurzaamheid. Medewerkers kunnen heel bewust kiezen voor duurzame vormen van vervoer die voor hen beschikbaar zijn. Denk aan een e-bike, de trein of een andere oplossing.
Waarom een mobiliteitsbudget?

Milieu

Het is duidelijk dat zowel de werkgever als de medewerker voordeel heeft van een budget voor mobiliteit. Maar in de praktijk blijkt dat ook het milieu voordeel heeft van het mobiliteitsbudget. Medewerkers gaan bewuster nadenken over hun oplossing voor werkverkeer. De kilometervergoeding werkt soms als een prikkel om juist wel voor de auto te kiezen. Een vaste vergoeding laat alle keuzes open. Als een medewerker kan kiezen, gaat hij toch vaker voor een duurzame oplossing, zeker als dat vanuit de
organisatie aangemoedigd wordt. Misschien dat hij eerder de fiets pakt, wat goed is voor mens Ć©n milieu. Of misschien dat hij wat eerder een dagje thuiswerkt.

Fiscale regels

Je hebt minder te maken met fiscale regels als je kiest voor een mobiliteitsbudget. Je kunt het budget zowel bruto als netto uitkeren.

Bij bruto:

Je neemt het hele budget mee in de loonbelasting. Uiteindelijk houdt de medewerker dan minder over.

Voorbeeld bruto: je geeft je medewerker een bruto mobiliteitsbudget van ā‚¬ 750 per maand. Daarover moet loonbelasting betaald worden.

Bij netto:

Je medewerker krijgt een onbelaste vergoeding van ā‚¬ 0,19 per kilometer voor zijn zakelijke ritten. Het bedrag voor het aantal zakelijke kilometers haalt hij van zijn mobiliteitsbudget af. Over het resterende deel betaalt hij nog loonbelasting.

Voorbeeld netto: je medewerker heeft een maandelijks mobiliteitsbudget van ā‚¬ 750. Daarnaast rijdt hij 500 kilometer per maand Ć  ā‚¬ 0,19 per kilometer. 0,19 x 500 = 95. Dit bedrag breng je in mindering op zijn maandbudget. Hij ontvangt een bruto mobiliteitsbudget van 750 ā€“ 95 = ā‚¬ 655.

Waar je dus vooral om moet denken, is dat je bij het gebruik van een privĆ©auto of leaseauto voor zakelijke kilometers (ook woon-werkverkeer) ā‚¬0,19 per kilometer belastingvrij mag vergoeden. Die kosten mag je dus van de winst aftrekken. Voor de zakelijke ritten geldt dan wel dat je medewerker een rittenregistratie moet bijhouden.

Hoe werk het mobiliteitsbudget?

Als je een mobiliteitsbudget bepaalt voor je medewerkers, is het goed om eerst te kijken naar je huidige uitgaven voor mobiliteit. Gooi alles op Ć©Ć©n hoop: een wagenpark, kilometervergoedingen, ov-kosten en ga zo maar door. Dat geeft je een indicatie van wat je in totaal in een mobiliteitsbudget kunt stoppen. Hou er ook rekening mee dat je een hoop gedoe en extra tijd ā€˜afkooptā€™ door een streep te zetten door allerlei regelingen en verder te gaan met een budget. Nu weet je wat je ongeveer aan mobiliteit te besteden hebt.

lightbulb-alt

Wist je dit?
Nederlandse bedrijven zijn gemiddeld zoā€™n ā‚¬ 2.000 per medewerker per jaar kwijt aan reiskosten. Een auto van de zaak kost zelfs al snel meer dan ā‚¬ 10.000 per jaar.

Ga vervolgens na hoe je dit bedrag over je medewerkers gaat verdelen. Het is logisch dat niet iedereen hetzelfde bedrag krijgt voor vervoer: de Ć©Ć©n woont dichtbij, de ander op flinke afstand. De Ć©Ć©n moet veel reizen voor het werk (klantenbezoek), de ander zit altijd op een vaste plek. Je kunt dit op verschillende manieren aanvliegen. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een vast mobiliteitsbudget voor al je medewerkers (eventueel afgestemd op het aantal kilometers van de werkplek) en een flexibel budget voor personen die reizen voor de zaak.

Zijn er ook nadelen?

Ja, er zijn ook nadelen. Vooral voor de medewerker, als het budget niet voldoende blijkt te zijn. Of als de auto stuk gaat: je medewerker heeft geen auto van de zaak meer, dus zal zelf de kosten moeten dragen.

Wat je als werkgever moet bedenken is dat medewerkers door een mobiliteitsbudget misschien nog eerder thuis blijven voor het werk, omdat thuiswerken scheelt in de transportkosten. Dat is een nadeel als je liever hebt dat je medewerkers op kantoor aanwezig zijn. Als je medewerker een vast aantal dagen per week thuiswerkt, is het verstandig om daar rekening mee te houden in het budget. Je hebt als werkgever ook minder fiscale voordelen, aangezien je medewerkers hun budget zelf beheren.