Wat is offboarding?
Offboarding is het proces rond de uitdiensttreding van een medewerker, vandaar ook vaak employee offboarding. Het maakt daarbij niet uit of een medewerker uit eigen beweging of gedwongen vertrekt. Bij een goed georganiseerde offboarding verloopt het hele proces van vertrek, vanaf het moment dat iemand hoort dat hij uit dienst treedt tot het daadwerkelijke afscheid, op een gestructureerde en positieve manier. Offboarding wordt ook wel exit management genoemd.
Waarom is offboarding belangrijk?
Bij veel organisaties krijgt de onboarding meer aandacht dan de offboarding. De gedachte hierachter is begrijpelijk: je investeert liever tijd en aandacht aan iemand die komt dan aan iemand die vertrekt. Maar het is een foute gedachte. Een medewerker die vertrekt hoort net zo goed bij de bedrijfsvoering als een arriverende medewerker. Met sterke offboarding kun je laten zien hoe de organisatie medewerkers behandelt: dat je ze respecteert en waardeert, ondanks het feit dat iemand (gedwongen) vertrekt.
Ambassadeurs
Medewerkers die met een positief gevoel weggaan bij een bedrijf, worden vaak ambassadeurs van het bedrijf. Dat is een rol die je niet moet onderschatten. Ze doen een positieve bijdrage aan jouw bedrijfsreputatie. Een ex-medewerker die vol lof over jou als werkgever praat, kan bijvoorbeeld heel belangrijk voor je zijn als het gaat om werving en selectie van nieuw personeel. In sommige gevallen komen medewerkers na omzwervingen bij andere bedrijven uiteindelijk weer terug op het ‘oude nest’ omdat het gevoel goed is. Met een goede offboarding kun je dit goede gevoel zelfs meegeven als het vertrek niet uit eigen beweging was.
Offboardingsprogramma
Je begrijpt: offboarding moet je niet aan het toeval overlaten, net zoals je dat waarschijnlijk niet doet bij onboarding. Je moet een programma op poten zetten waarbij het hele proces, van begin tot eind, aandacht krijgt zodat niets over het hoofd gezien wordt. Bij veel bedrijven neemt HR deze verantwoordelijkheid op zich. Gebruik onze checklist als houvast om je eigen programma te ontwerpen.
Offboarding checklist
1. Bedanken. Wat de reden ook is dat iemand vertrekt, je mag nooit vergeten iemand te bedanken voor zijn of haar werk voor de organisatie. Dat kan vooral lastig zijn als je flink baalt dat je medewerker weggaat. Zorg voor een positieve vibe door te benoemen wat je hebt gewaardeerd aan de persoon. Vergeet ook niet iemand te feliciteren als hij ergens een betere positie krijgt.
2. Betrokkenen informeren. Zorg ervoor dat collega’s te horen krijgen dat de medewerker in kwestie gaat vertrekken: directe collega’s, andere afdelingen en bijvoorbeeld ook personen buiten het bedrijf met wie hij zakelijk contact had. Dit mag hij natuurlijk zelf doen, maar laat dit niet aan het toeval over.
3. Overdracht regelen. Elke medewerker heeft specifieke kennis van zijn of haar taken. Zorg ervoor dat een collega deze kennis en taken overneemt terwijl de vertrekkende medewerker er nog is. Maak zo nodig een overdrachtsdocument, zodat je zeker weet dat iemand de taken overneemt en alle benodigde informatie heeft.
4. Financieel afrekenen. Natuurlijk moeten dingen financieel goed afgesloten worden. Als dat niet gebeurt, wordt een afscheid vrij snel wrang. Zie er dus op toe dat de salarisadministratie dingen financieel goed afhandelt: bv. vakantiedagen, laatste salaris en eventuele andere afspraken (zoals over een transitievergoeding).
5. Bedrijfseigendommen inleveren. Plan een moment in waarop je vertrekkende medewerker zaken inlevert die bedrijfseigendom zijn. Vergeet ook niet (vertrouwelijke) documenten en wachtwoorden die her en der opgeslagen zijn. Denk ook aan e-mailadressen en toegang tot bepaalde bedrijfsinformatie.
6. Exitgesprek voeren. Het exitgesprek is een belangrijk onderdeel van een goede offboarding. Stel je kwetsbaar op en vraag naar de ervaringen met een eerlijke mening van je medewerker over de organisatie. Ga niet in de verdediging maar luister en probeer je voordeel te doen met eventuele feedback.
7. Afscheid organiseren. Laat het afscheid niet stil voorbijgaan, maar organiseer een afscheid dat past bij je medewerker. Op die manier zal hij zich gewaardeerd voelen en kan hij de periode bij jouw organisatie echt met een goed gevoel afsluiten.
8. Contact onderhouden. Probeer ex-medewerkers op de radar van je bedrijf te houden. Anders voelt het zo uit-het-oog-uit-het-hart. Je laat zien dat je je oud-medewerkers echt een warm hart toedraagt. Uiteindelijk houd je daarmee ook je netwerk levend.
Offboardingsproces vormgeven
Er zijn nog te veel organisaties die geen duidelijk plan hebben voor offboarding. Maar daar doen ze zichzelf mee te kort. Vertrekkende medewerkers horen net zo goed bij een bedrijf als komende medewerkers. Bedrijven met een goed overdacht offboardingsproces ervaren de voordelen van het positieve gevoel dat medewerkers overhouden bij een vertrek. Dit geldt zowel bij vertrek uit eigen beweging als bij gedwongen vertrek. Ga dus aan de slag met de offboarding binnen jouw organisatie en lever een bijdrage aan jouw employee journey.
