Re-integratie van een medewerker

Verzuim

Gerelateerde artikelen
Deel via
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Kennisbank > Verzuim > Re-integratie van een medewerker

Je hoopt er natuurlijk niet mee te maken te krijgen, maar als werkgever kan het zomaar gebeuren dat één van je medewerkers langdurig uit de roulatie is door ziekte of (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid. Als dit het geval is, zal er een re-integratie traject opgestart worden. Tijdens dit traject zal jij als werkgever een re-integratie dossier moeten aanleggen. Wat dit precies is en waar je rekening mee moet houden leggen we je hier uit.

Wat is een re-integratie dossier?

Bij langdurige ziekte is het erg belangrijk dat je alle afspraken die je maakt met je medewerker over de re-integratie goed op papier zet én in een dossier bewaart. Als jouw medewerker na twee jaar namelijk een uitkering nodig heeft van het UWV zal deze instantie een volledig re-integratie dossier willen ontvangen. Kun je hier als werkgever niet aan voldoen, dan zullen er loonsancties worden opgelegd. Dat wil je natuurlijk voorkomen. Houd daarom alle afspraken goed bij en bewaar alle ingevulde formulieren op één plek. Dit kan in een papieren dossier, maar tegenwoordig is een digitaal dossier ook goed mogelijk en een stuk gemakkelijker.

Wat zit er in het dossier?

Het dossier bevat alles wat te maken heeft met de re-integratie van je medewerker. Denk hierbij aan gemaakte afspraken over werkhervatting, maar ook ingevulde formulieren, het plan van aanpak, verslagen van de bedrijfsarts en onderlinge e-mails over de werkhervatting. Let op dat het dossier geen medische gegevens van de medewerker mag bevatten. Er mag dus nergens vermeld worden welke ziekte of aandoening de medewerker heeft. Ook de oorzaak van de aandoening en de behandeling en medicatie mogen niet vermeld worden.

De probleemanalyse

Een belangrijk onderdeel van het dossier is de probleemanalyse die de bedrijfsarts maakt na 6 weken ziekte. Tijdens deze analyse stelt de bedrijfsarts vast wat de situatie van de medewerker is. Welke beperkingen spelen er en welke werkzaamheden zouden er wel uitgevoerd kunnen worden? De medische gegevens worden in deze analyse apart ingevuld, waardoor deze privacygevoelige informatie niet bij de werkgever terecht komt. 

reintegratie

Het plan van aanpak re integratie

Aan de hand van de probleemanalyse maken de werkgever en de medewerker samen een plan van aanpak. Dit gebeurt binnen twee weken na de probleemanalyse. In het plan van aanpak leg je vast hoe de re-integratie van de medewerker zal verlopen. Ook de volgende contact momenten worden in dit plan vastgelegd. Opties tot werkhervatting en het nodige traject worden in het plan van aanpak beschreven. Samen met je medewerker bepaal je wanneer hij of zij weer kan starten, voor hoeveel uur per week dit zal zijn en welke werkzaamheden zullen worden uitgevoerd. Tijdens het ziekteverloop wordt het plan regelmatig bijgesteld, zodat het altijd up-to-date is. Dit plan is de basis van het re-integratie dossier.

Eerstejaarsevaluatie

Het is niet te hopen, maar het kan gebeuren dat de medewerker na één jaar nog niet (volledig) aan het werk is. Dan is het belangrijk om een eerstejaarsevaluatie in het re integratie dossier op te nemen. Hierbij wordt het plan van aanpak nog eens goed geëvalueerd. 

Eindevaluatie

Mocht het zo ver komen dat de medewerker een WIA-uitkering gaat aanvragen, dan moet er aan het dossier een eindevaluatie toegevoegd worden. De actuele status van de re-integratie wordt hierin beschreven. Deze evaluatie maak je op basis van de laatste gegevens van de arbodienst of bedrijfsarts en is nodig om het dossier compleet te maken.

Een zieke medewerker op vakantie

Het kan zo zijn dat de medewerker tijdens het re-integratieproces vakantie aanvraagt. Wil je weten hoe je hiermee om moet gaan? Lees dan dit artikel.

Een belangrijk traject

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het bijhouden van het dossier over de re-integratie van je medewerker. Het is dan ook zeker een taak die serieus genomen moet worden. Je kunt ervoor kiezen om dit dossier zelf bij te gaan houden, maar het uitbesteden aan een leidinggevende of HR-medewerker kan natuurlijk ook. Ook kun je er externe bedrijven voor inhuren. Let er echter wel op dat jij altijd eindverantwoordelijke blijft. Als het UWV oordeelt dat het dossier niet volledig of up-to-date is, krijg jij een loonsanctie opgelegd. Zorg er dus voor dat je het aanleggen van het dossier serieus neemt. Begin er direct mee zodra je denkt dat je medewerker langdurig uit de running zal zijn en houdt het netjes bij. Zo voorkom je grotere problemen in de toekomst.

Dit vind je misschien ook interessant

Salarisadministratie - Brochure Loket.nl accountantskantoren

Meer weten over Loket.nl?

Download de brochure

Aanmelden nieuwsbrief

  • Hidden

Download brochure