Reiskostenvergoeding

Salarisadministratie

Gerelateerde artikelen
Deel via
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Kennisbank > Salarisadministratie > Reiskostenvergoeding

Als werkgever met personeel krijg je vaak te maken met reiskostenvergoeding. Reiskostenvergoeding is een voorbeeld van een onkostenvergoeding. We leggen je graag uit wat het belang is van het op orde hebben van de reiskostenvergoeding en andere onkostenvergoedingen en waarmee je rekening moet houden.

Wat is een onkostenvergoeding precies?

We beginnen met de vraag wat een onkostenvergoeding voor medewerkers precies is. In principe gelden onkostenvergoedingen als indirecte loonkosten, wat inhoudt dat ze samenhangen met de situatie van je medewerkers. Medewerkers maken bepaalde kosten bij het uitoefenen van hun baan en worden daarvoor gecompenseerd. Die kosten moeten in principe worden gedeclareerd door de medewerker, maar je kan er als werkgever ook voor kiezen om een vaste onkostenvergoeding te geven. Dit is bij de vaste reiskostenvergoeding gebruikelijk, omdat de woon-werk afstand in principe elke maand hetzelfde is. Je moet altijd kunnen aantonen dat de vergoeding direct te relateren is aan de gemaakte kosten van de medewerker. Controleer daarom ook regelmatig of de vergoedingen nog kloppen, en pas deze altijd aan bij verandering van functie.

Daarnaast moeten vergoedingen ook worden aangepast bij veranderingen in de persoonlijke situatie van medewerkers. Als een medewerker bijvoorbeeld verhuist, zal de reiskostenvergoeding (maximaal 19 cent per kilometer belastingvrij) moeten worden aangepast op basis van de nieuwe afstand tussen woning en werk. Deze aanpassing moet binnen maximaal 6 weken gedaan worden om een boete van de Belastingdienst te voorkomen.

Onkostenvergoedingen en de belasting

Een aantal onkostenvergoedingen worden als loon gezien, waarover normale loonbelasting en verzekeringen dienen te worden ingehouden. Daarnaast heb je ook nog onkostenvergoedingen buiten het normale salaris om, die niet vaak belast zullen zijn. Zaken als werkkleding, kosten voor zakelijke reizen of vergoedingen voor eten worden niet belast. Kies je er als medewerker voor om je werkgevers een sportabonnement te geven, dan is dit wel belast. Het grootste deel van de onkostenvergoedingen zijn gerichte vrijstellingen, waarover geen belasting of premies worden betaald. Buiten die gerichte vrijstellingen valt alles binnen de WKR tot het loon. Binnen de WKR heb je als werkgever een vrije ruimte, die je mag besteden naar eigen wens.

Ziekte of langdurige afwezigheid van een medewerker

Wat moet je als werkgever doen in het geval van ziekte of andere langdurige afwezigheid van een medewerker? De vergoede kosten worden in dat geval waarschijnlijk niet gemaakt door de werkgever. De normale vergoeding mag nog tot 6 weken worden doorbetaald, daarna wordt het gezien als belast loon. Uitzonderingen zijn kosten die aantoonbaar doorlopen tijdens de afwezigheid. Dit is bijvoorbeeld het geval bij vergoedingen voor abonnementen die niet tijdelijk stopgezet kunnen worden.

Tips om het declareren goed te laten verlopen

De praktijk leert ons dat het declareren van onkosten door medewerkers regelmatig misgaat. Om die reden raden we altijd aan om duidelijke richtlijnen en regels op te stellen over wat er wel en niet gedeclareerd mag worden, en hoe dat precies moet gebeuren. In het Medewerkerloket van Loket.nl kunnen medewerkers dit zelf eenvoudig doen. Maak ook afspraken over de termijn waarin medewerkers gemaakte kosten moeten declareren, om te voorkomen dat medewerkers maanden later nog zaken gaan declareren. Dit is als werkgever namelijk veel lastiger te controleren. Om dezelfde reden is het ook verstandig om ingediende declaraties direct te controleren, en indien nodig zo snel mogelijk contact op te nemen met de medewerker bij vragen of onduidelijkheden. Op die manier kun je zoveel mogelijk fouten en problemen voorkomen. In het Werknemerloket kunnen medewerkers meteen een bewijsstuk in de vorm van bijvoorbeeld een bon of factuur toevoegen, zodat deze onduidelijkheden gemakkelijk voorkomen kunnen worden.

Wijzigingen voor 2021

Let op: door de huidige situatie rondom het coronavirus mag in 2020 de vaste reiskostenvergoeding doorbetaald worden zoals deze voor de crisis is vastgesteld. Vanaf 1 januari 2021 moet deze opnieuw beoordeeld worden en aangepast worden op de nieuwe situatie. Lees er alles over in onze whitepaper ‘Reiskostenvergoeding in 2021’.

Dit vind je misschien ook interessant

Salarisadministratie - Brochure Loket.nl accountantskantoren

Meer weten over Loket.nl?

Download de brochure

Aanmelden nieuwsbrief

Download brochure