Waarom is goede onboarding belangrijk?
Uit de praktijk blijkt dat relatief een hoog percentage van de nieuwe medewerkers niet lang na aankomst in een nieuw bedrijf alweer de biezen pakt: zo’n 10% binnen een paar dagen en nog eens rond de 9% in de maanden erna. Sommige onderzoeken laten zien dat zo’n 40% van de nieuwe medewerkers binnen een halfjaar weer afzwaait. Misschien is slechte onboarding niet altijd de oorzaak, maar in veel gevallen blijkt dat goede onboarding wel een positief verschil had kunnen maken. Alle reden om het daar eens over te hebben.
Wat is onboarding?
Onboarding is het proces waarbij je een nieuwe medewerker vertrouwd maakt met jouw organisatie: zijn of haar nieuwe werkomgeving. Niet alleen de plek en collega’s zijn nieuw; ook de cultuur van de organisatie, de structuren en de werkwijzen. Met het onboardingsproces wil je ervoor zorgen dat je nieuwe medewerker zich zo snel mogelijk thuis voelt. Want een medewerker die zich thuis voelt en blij is, is een medewerker die langer blijft. Hij zal ook productiever zijn als hij snel de weg weet in de nieuwe organisatie.
Wat gaat er vaak mis?
Een veelgemaakte fout bij de onboarding is een te simplistische aanpak. Vaak denken werkgevers alleen na over de praktische kanten: wat heeft de nieuwe werknemer nodig om aan het werk te kunnen? Een werkplek, een inlogcode, een toegangspasje voor het gebouw et cetera. Natuurlijk zijn dat dingen die een nieuwe medewerker nodig heeft, maar onboarden is zoveel meer dan dat. Praktische zaken zijn een goed begin, maar de rest is net zo belangrijk of nog belangrijker. Hoe geef je een medewerker zo snel mogelijk dat thuis-gevoel in het nieuwe bedrijf? Een paar onboarding tips om je op weg te helpen.
Tip 1. Maak een onboarding programma en maak het persoonlijk
Het is geen goed idee om de onboarding aan het toeval over te laten. Als je dingen aan het toeval overlaat, is de kans op fouten erg groot. Laat HR dus een plan opstellen, waarbij HR ook de input van verschillende afdelingen meeneemt. Natuurlijk kun je dit programma nog finetunen afhankelijk van de behoeften van een specifieke medewerker, maar zorg ervoor dat er een algemeen programma is. Extra tip hierbij: denk ook na over het onboarden van internationale collega’s. Waarschijnlijk hebben die weer andere specifieke behoeften dan medewerkers die de taal van het bedrijf spreken. Onboarden moet echt een onderdeel zijn van de organisatie.
Tip 2. Begin op tijd en ga lang genoeg door
Onboarden is niet iets waar je pas op de eerste werkdag mee begint. Eigenlijk begint het al bij het ondertekenen van het contract. Het mooist is als hij of zij vóór de eerste werkdag al informatie heeft gekregen over de nieuwe werkplek. Dat kan op allerlei manieren. Denk bijvoorbeeld aan:
- Een informatiemap over het bedrijf.
- Uitnodigen voor bedrijfsborrels en andere bedrijfsevents.
- Alvast kennismaken met de nieuwe collega’s.
Door al vóór de eerste werkdag te beginnen met onboarden, maak je iemand warm voor de nieuwe baan. Want: na het tekenen van het arbeidscontract wil je graag dat je nieuwe medewerker steeds weer de bevestiging krijgt dat hij een goede keus gemaakt heeft. Hoelang duurt onboarden? Zolang als je nieuwe medewerker nodig heeft om helemaal zelfstandig te functioneren binnen jouw organisatie.
Tip 3. Betrek je medewerkers
Onboarding is niet alleen de verantwoordelijkheid van HR. Ook de medewerkers binnen het bedrijf – de toekomstige collega’s van de nieuwe medewerker – moeten snappen dat hun inbreng wenselijk én noodzakelijk is. Je kunt ze betrekken bij de onboarding door goed te communiceren over de komst van de nieuwe collega. Daarnaast kun je onboarding een terugkomend onderwerp maken op meetings. Vraag ook om feedback van medewerkers die relatief nieuw zijn in je bedrijf. Wat was hun ervaring met de onboarding? Hebben zij nog tips?
Tip 4. Wees toegankelijk
Maak het makkelijk voor de nieuwe collega om je bedrijf te leren kennen. Laat je nieuwe medewerker zien waar hij of zij informatie kan vinden over het bedrijf, bijvoorbeeld op intranet of op de website van het bedrijf. Geef je medewerker ook tijd om zich in te lezen; verwacht niet dat hij dat ergens tussendoor of in zijn eigen tijd doet. Hij leert zo je bedrijf beter kennen én raakt ermee vertrouwd, waardoor hij later makkelijker informatie terug kan vinden.
Tip 5. Zorg voor een mentor
Een persoonlijke begeleider is misschien wel de belangrijkste onboarding tip. Een eerste werkdag is een dag vol nieuwe informatie. Zorg dat je nieuwe medewerker een aanspreekpunt heeft als hij een vraag heeft, zodat hij zich op geen enkel moment verloren voelt. Kies een mentor die zowel de know-how als de sociale vaardigheden heeft om een vraagbaak te zijn voor je nieuwe medewerker. Natuurlijk hoeft deze mentor niet alles te weten, zolang hij of zij maar weet waar aan te kloppen. En natuurlijk zorgt de mentor elke keer voor een goede sfeer. Geef de mentor ook echt de tijd om tijd door te brengen met de nieuwe medewerker, zodat er niemand tussen wal en het schip belandt.
Tip 6. Vergeet interne onboarding niet
Het gebeurt regelmatig dat een medewerker doorstroomt naar een andere afdeling binnen de organisatie. Bekend terrein, zou je zeggen. Maar ook dan is onboarding belangrijk, ook al zal dat waarschijnlijk in een andere vorm gaan dan onboarding van buitenaf. Ook dan moet de medewerker wegwijs gemaakt worden en zo snel mogelijk het gevoel krijgen dat hij of zij thuis is. Kijk dus wat een doorstromende medewerker hiervoor nodig heeft en ga er niet te snel vanuit dat hij de organisatie al kent en zich dus wel redt. Elke afdeling heeft een andere cultuur en een andere structuur.
Tip 7. Hou een vinger aan de pols
Ook al krijgt iemand begeleiding en coaching van een mentor, jij als werkgever of manager moet ook een vinger aan de pols houden. De beste manier om dat te doen, is door alvast een moment in te plannen om de onboarding te evalueren. Bespreek dingen als: Hoe voelt de nieuwe medewerker zich in de organisatie? Waar heeft hij behoefte aan? Waar loopt hij tegenaan? Je wilt voorkomen dat een nieuwe medewerker met vragen en problemen rond blijft lopen, zich niet thuis voelt en daardoor ervoor kiest af te zwaaien. Met een of meerdere gesprekken kun je in een vroeg stadium problemen tackelen. En gaat alles goed? Dan is dat fijn om te weten!
Tip 8. Benut de frisse kijk van je nieuwe medewerker
Hoe waardevol de medewerkers die al jaren meedraaien binnen de organisatie ook zijn, ze hebben niet meer de frisse kijk van iemand die van buiten de organisatie komt. Doe je voordeel met die frisse kijk en geef volop de ruimte voor ideeën en initiatieven. Het zou niet voor het eerst zijn dat een bedrijf aan tunnelvisie lijdt!
Hou ze binnenboord
Hoe zonde is het als het harde werk van recruiters verloren gaat doordat de nieuwe medewerker het binnen een paar weken voor gezien houdt! Met bovenstaande onboarding tips maak je de kans een stuk kleiner dat je onnodig waardevol personeel verliest. Hou ze binnenboord met goede onboarding!
