Je hebt nog om te switchen van HR- en salarisadministratie. Lees meer

Je hebt nog tot 1 januari om te switchen van HR- en salarisadministratie. Lees meer

Vakantiedagen

Verlof

Gerelateerde artikelen
Deel via
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Kennisbank > Verlof > Vakantiedagen

Verlofopname door je medewerkers

De zomerperiode is bij uitstek het moment waarop veel van je medewerkers gaan genieten van een welverdiende vakantie. Als ondernemer gun je jouw medewerkers dat natuurlijk. Een mooi moment om weer helemaal op te laden en met frisse energie te starten aan de tweede helft van het jaar. Alleen zijn er rondom het onderwerp vakantie vaak nog onduidelijkheden. Mag je een verzoek weigeren? Wat is ook alweer het verschil tussen wettelijke- en bovenwettelijke vakantiedagen?

Hoeveel vakantiedagen? 

Het kan natuurlijk per sector verschillen, maar een medewerker heeft volgens de wet recht op 4 maal het aantal gewerkte uren per week in vrije uren. Door de verschillen per sector kunnen het er echter nooit minder zijn, alleen maar meer. Heeft een medewerker een contract voor 32 uur per week, dan heeft hij of zij recht op 128 uur (4 x 32 uur), ofwel 16 dagen (8 uur per dag) vakantie. Een medewerker heeft dus recht op ten minste vier weken vakantie per jaar. Medewerkers hebben natuurlijk ook het recht om alleen dagdelen of losse uren op te nemen.

Wettelijke vakantiedagen en bovenwettelijke vakantiedagen 

Je hebt wettelijk en bovenwettelijk verlof. De wettelijke vakantiedagen zijn de dagen waar een medewerker volgens de wet recht op heeft. Dat is dus de rekensom die we hierboven al maakten. De bovenwettelijke vakantiedagen zijn de dagen die je een medewerker biedt bovenop dit wettelijke aantal vakantiedagen. Een medewerker die fulltime werkt heeft recht op of 160 uur (4×40 uur) wettelijk verlof, maar als werkgever bied je de medewerkers bijvoorbeeld ook nog 40 uur extra verlof per jaar. Deze laatste 40 uur zijn de bovenwettelijke verlof dagen.

Verlofuren opnemen 

Je bent verplicht om vakantie in uren te verlenen, tenzij gewichtige bedrijfsbelangen zich daartegen verzetten. Een medewerker moet namelijk de mogelijkheid hebben om een reparateur te ontvangen bijvoorbeeld en daarvoor slechts enkele uren verlof op te nemen.

Geldigheid vakantiedagen 

De wettelijke vakantiedagen verlopen sneller dan bovenwettelijke vakantiedagen. Wettelijke vakantiedagen verlopen een half jaar na het kalenderjaar waarin de medewerker ze heeft opgebouwd. Dit betekent dat elk jaar op 1 juli de wettelijke verlofdagen van het jaar daarvoor vervallen. Bovenwettelijke vakantiedagen daarentegen zijn vijf jaar lang geldig. Het is belangrijk dat je jouw medewerkers de ruimte geeft om hun vakantiedagen op te nemen en hen ook attendeert op het vervallen van de wettelijke verlofdagen. In Loket.nl kun je jezelf hieraan gemakkelijk herinneren door middel van signalen.

Kopen of verkopen vakantiedagen 

Tijdens de duur van het dienstverband is het voor een medewerker niet mogelijk om wettelijke vakantiedagen te verkopen, deze moeten echt als vrije tijd worden opgenomen. Bij het beëindigen van een dienstverband kunnen de uren van de wettelijke vakantiedagen in geld worden omgezet, die doe je in de eindafrekening. Bovenwettelijke vakantiedagen kunnen wel gedurende het dienstverband omgezet worden in geld als dit zo is afgesproken in het contract of staat omschreven in de CAO. Ook is het mogelijk dat een medewerker extra verlofdagen koopt. Natuurlijk moet dit ook omschreven staan in de CAO of moet je hiervoor zelf een regeling hebben ingevoerd.

Hoe voorkom je dat medewerkers vrije dagen opsparen? 

Het onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen is een maatregel van de overheid om opsparen tegen te gaan. Medewerkers moeten namelijk regelmatiger verlof opnemen om te voorkomen dat hun wettelijke verlof vervalt. Voor bovenwettelijk verlof gaat dit natuurlijk niet op. Waardoor het opsparen nog deels mogelijk blijft. Stimuleer daarom je medewerkers om regelmatig vakantie op te nemen. Of geef ze de mogelijkheid om bovenwettelijke dagen aan het einde van het jaar te verkopen. Het is niet mogelijk om medewerkers te verplichten om eerst het bovenwettelijk verlof op te maken.

Aanvragen van verlof 

Een medewerker moet altijd (tijdig) vooraf zijn vakantie bij je aanvragen. Als ondernemer kun je voor het behandelen van verlofaanvragen bijvoorbeeld ook managers verantwoordelijk maken. Zorg ervoor dat je met je medewerkers een duidelijk proces afspreekt over het aanvragen van vrije dagen. Veel ondernemerskiezen ervoor om het proces voor verlofaanvragen digitaal te organiseren. Dat kan ouderwets via een briefje, een e-mail of nog veel makkelijker met HR- en salarisadministratiesoftware. In Loket.nl kunnen je medewerkers heel gemakkelijk verlof opnemen en hun verlofsaldo inzien. Ook als werkgever heb je gemakkelijk inzicht in het verlof en met de koppelingen zelfs de mogelijkheid het verlof automatisch op te nemen in personeelsplanningen. 

Het is belangrijk dat je als ondernemer ook binnen twee weken reageert op een vakantieaanvraag. Als je niet binnen twee weken reageert, dan is de aanvraag automatisch geaccepteerd zoals ingediend. 

Verlofaanvraag weigeren 

Een medewerker heeft recht op vakantie en daarom mag je in principe een verlofaanvraag niet weigeren. Er zijn drie situaties waarin je toch een aanvraag kunt weigeren:

  • Er is een gewichtige reden of een zwaarwegend bedrijfsbelang. Je kunt hiervan spreken als de vakantie leidt tot een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering.  
  • De gevolgen van de bedrijfsvoering moeten afgewogen worden tegen gevolgen van het niet accepteren van de verlofaanvraag.  
  • Er is sprake van een te laag verlofsaldo voor de aangevraagde duur van de vakantie.  
  • Er is sprake van een collectieve vakantie, zoals in de bouw (bouwvak) en in het onderwijs. 

Het bezwaar tegen een verlofaanvraag moet je ook binnen twee weken na de aanvraag hebben gemaakt. Je medewerker moet wel op een ander moment vakantie kunnen opnemen. 

Vakantiedagen intrekken? 

Een verlofaanvraag voor een vakantie die je hebt goedgekeurd, mag je niet zomaar weer terugdraaien als ondernemer. Dit kan alleen bij een zwaarwegend bedrijfsbelang, waarbij geldt dat je dit moet overleggen met je medewerker. Raadzaam is het om dit in goed overleg met de medeweker te doen en samen te zoeken naar een passende oplossing. Als een medewerker hiervoor zijn vakantiemoet annuleren of afbreken, ben je wel verplicht om alle gemaakte kosten te vergoeden.

Ziekte tijdens vakantie 

De dagen dat een medewerker ziek is tijdens de vakantie worden gezien als ziektedagen. De medewerker kan deze dagen op een later moment alsnog opnemen. Je medewerker moet zich tijdens de dagen dat hij of zij ziek is wel houden aan verzuimprotocol van je bedrijf.

Opbouwen vakantiedagen tijdens ziekte en zwangerschap 

Een zieke medewerker bouwt zoals gewoonlijk zijn wettelijke vakantiedagen op. Voor bovenwettelijke dagen geldt hetgeen wat hiervoor specifiek is vastgelegd in het contract of in de CAO. Als een medewerker langdurig ziek is en kan aantonen dat hij of zij niet binnen de geldende vervaltermijn de vakantiedagen kan opnemen, zijn alle niet opgenomen dagen nog vijf jaar geldig. Tijdens het zwangerschapsverlof, bevallingsverlof en aanvullend geboorteverlof (voor partners) bouwen medewerkers ook normaal de wettelijke vakantiedagen op. 

Verplicht vakantie 

Als ondernemer mag je dagen aanwijzen waarop medewerkers verplicht vakantie moeten opnemen. Dit mag echter wel alleen als dit is vastgelegd in de CAO of in de arbeidsovereenkomst. Deze verplichte vrije dagen gaan dan van het vakantiesaldo af van de medewerker. Het is niet toegestaan om medewerkers te verplichten vakantie op te nemen als je ineens minder werk hebt of als je wil zorgen voor een spreiding van de vakanties. Je kunt dit natuurlijk wel met je medewerkers bespreken. Een zieke medewerker met re-integratieverplichtingen mag vakantiedagen inzetten, maar dat mag niet ten kosten gaan van het herstel.

Dit vindt je misschien ook interessant

Salarisadministratie - Brochure Loket.nl accountantskantoren

Meer weten over Loket.nl?

Download de brochure

Aanmelden nieuwsbrief

Download brochure