Wat is de verplichte CO2-registratie?

De verplichte CO2-registratie houdt in dat werkgevers met 100 medewerkers of meer alle gemaakte kilometers, het gebruikte vervoersmiddel en het brandstoftype van hun personeel moeten bijhouden. Die verplichting geldt sinds 1 juli 2024. Het gaat dan om woon-werkverkeer en ander zakelijk verkeer (bijvoorbeeld naar werkafspraken). Die bijhoudplicht noem je ook wel de Normerende Regeling Werkgebonden Personenmobiliteit (WPM).

Je ontvangt na het indienen van deze registratie een overzicht van de CO2-uitstoot van je personeel. Het is dus niet nodig om zelf de CO2-uitstoot uit te rekenen; dat doet de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland al voor je.

Waarom is CO2-registratie vanaf 1 juli 2024 verplicht?

Deze registratieplicht heeft als doel om de uitstoot van CO2 te verminderen. Dat is belangrijk om klimaatverandering tegen te gaan. Bijna 50% van alle CO2-uitstoot door verkeer komt namelijk door woon-werkverkeer en zakelijk verkeer. Daarom staat in het Klimaatakkoord van 2019 dat werkgevers met minimaal 100 medewerkers moeten bijhouden hoeveel hun medewerkers voor werk reizen en met wat voor vervoersmiddel ze dat doen. Dit geeft het kabinet meer inzicht in de bronnen van CO2-uitstoot en mogelijke aandachtspunten om de CO2-uitstoot door werkverkeer te beperken.

In het Klimaatakkoord hebben bijna 200 landen met elkaar afgesproken dat de gemiddelde temperatuur op aarde in 2050 met maximaal 2 graden mag zijn gestegen. De CO2-registratieplicht is een van de manieren om dat voor elkaar te krijgen.

Hoe werkt het precies?

In 2024 en 2025 hoeven werkgevers alleen cijfers in te dienen van het woon-werkverkeer en zakelijk verkeer van medewerkers en het gebruikte vervoersmiddel. De komende jaren krijgen werkgevers te maken met een gezamenlijk plafond voor de CO2-uitstoot. De EU gaat dit in 2026 evalueren. Als alle werkgevers samen niet boven dit plafond uitkomen, dan komt er een maximale CO2-uitstoot per werkgever. Voorlopig verandert er nog niets en geldt alleen de verplichting om het verkeer van medewerkers en hun gebruikte vervoersmiddel te registreren.

Wetswijzigingen HR en salaris zomer 2024
checklist

Wetswijzigingen HR en salaris zomer 2024

Download checklist

Voor wie geldt de verplichte CO2-registratie?

De verplichting om de CO2-uitstoot te registreren, geldt voor alle organisaties met 100 medewerkers of meer.

  • Voor de grens van 100 medewerkers geldt 1 juli 2024 als peildatum. Deze plicht geldt dus voor organisaties die op 1 juli 2024 minimaal 100 mensen in dienst hadden, ook als het aantal medewerkers in de loop van het jaar onder die grens komt te liggen.
  • Vanaf 1 januari 2025 is 1 januari steeds de peildatum. De verplichte CO2-registratie geldt dan voor organisaties die op 1 januari minimaal 100 medewerkers in dienst hebben.
  • De CO2-registratie is verplicht voor alle medewerkers (ook oproepkrachten) die een contract voor minimaal 20 betaalde uren per maand hebben.
  • Er geldt een uitzondering op de registratieplicht voor medewerkers die niet in de loonadministratie zijn opgenomen, zoals bijvoorbeeld uitzendkrachten, medewerkers die bij jou werkzaam zijn via een  detacheringsbureau of payroll-organisatie.
  • Ook zzp’ers of medewerkers met een nulurencontract tellen niet mee

Ook bedrijven met minder dan 100 medewerkers kunnen rapporteren over de gemaakte kilometers. Dit is dan vrijwillig. Je kunt hier als werkgever voor kiezen als je benieuwd bent naar jullie jaarlijkse CO2-uitstoot. De cijfers bieden dan handige inzichten om als organisatie te verduurzamen.

Voor welke kilometers geldt de CO2-registratie?

De verplichte CO2-registratie geldt voor alle kilometers die medewerkers maken van hun woning naar hun vaste werkplek of die ze maken van en naar zakelijke afspraken. Het gaat dan om reizen waarvoor de werkgever een vergoeding geeft of een vervoersbewijs (zoals een NS Business Card) verstrekt aan medewerkers.

Verder is het registreren verplicht voor alle voertuigen (ook voor leaseauto’s, fietsen, e-bikes, etc.). Voor bedrijfsvoertuigen met een grijs kenteken (zoals bestelbusjes en vrachtauto’s) en vervoer per vliegtuig (indien er dienstreizen per vliegtuig van toepassing zijn) geldt de verplichte registratie niet. Ook sommige aangepaste voertuigen zijn uitgesloten. Privékilometers met een zakelijke (lease)auto tellen ook niet mee voor de verplichte CO2-registratie.

co2 uitstoot bijhouden werkgevers

Hoe voer je de verplichte CO2-registratie goed uit?

Voor deze verplichte registratie van de CO2-uitstoot moet je alle kilometers bijhouden die medewerkers maken van en naar hun werk of voor het werk. Ook noteer je het gebruikte vervoersmiddel en het type brandstof. Daarna ga je als volgt te werk:

  • Bepaal het totale aantal kilometers per vervoersmiddel en per type brandstof (dus diesel, benzine, hybride, elektrisch, etc.).
  • Vul de geregistreerde cijfers in via het formulier op de website van de Rijksdienst van Ondernemend Nederland (RVO). De tool berekent dan automatisch de CO2-uitstoot.
  • Lever de registraties van 2024 uiterlijk aan op 30 juni 2025. Het gaat dan om de registraties van juli t/m december 2024. Je mag ook voor het eerste half jaar van 2024 ritten doorgeven als je die toen al bijhield. Dat is dan vrijwillig.
  • Vanaf 1 januari 2025 werkt het iets anders. Dan moet je rapporteren over het hele jaar.

Welke gegevens moet je rapporteren?

Je moet in de rapportage alle kilometers voor woon-werkverkeer en die voor zakelijk verkeer opgeven. Geef daarbij 3 dingen aan:

  • Hoeveel kilometers zijn er afgelegd?
  • Met welk type voertuig zijn die kilometers afgelegd?
  • Wat is het brandstoftype?

Woon-werkverkeer

Woon-werkverkeer gaat over reizen die een medewerker maakt tussen zijn woon- of verblijfplaats en de werklocatie. Het gaat dan om verkeer naar de vaste standplaats, naar verschillende vestigingen van de werkgever of naar opdrachtgevers (als je een uitzend- of payrollbureau hebt). Ga hierbij uit van de standplaats die in de arbeidsovereenkomst van de medewerker staat.

Voor woon-werkverkeer houd je het aantal zakelijke jaarkilometers bij, gesorteerd naar deze typen voertuigen:

  • Benzine- en dieselauto’s
  • Hybride auto’s
  • Elektrische auto’s
  • Auto’s op andere brandstoffen
  • Benzinemotoren
  • Benzinescooters of -bromfietsen
  • Elektrische motoren
  • Elektrische scooters en bromfietsen (ook speed-pedelecs)
  • E-bikes
  • Lopend

Voor openbaar-vervoer-ritten geef je het totale bestede bedrag aan. Dan rekent de RVO zelf uit om hoeveel kilometer het ongeveer gaat.

Zakelijk verkeer

Onder zakelijk verkeer vallen alle reizen die medewerkers maken voor hun werk (los van verkeer van huis naar werk en terug). Maak voor zakelijk verkeer onderscheid tussen 3 categorieën:

  • Lease- of wagenparkvoertuigen (zoals auto’s, motoren, brommers of elektrische fietsen). Hiervoor kun je vaak de kilometers opvragen bij het leasebedrijf of de beheerder van het wagenpark. Privékilometers tellen niet mee.
  • Zakelijk verkeer via dienstverleners (zoals deelfietsen of openbaarvervoersorganisaties). Deze informatie kun je bij de betreffende organisatie opvragen.
  • Declaraties voor als medewerkers zakelijke reizen eerst zelf betalen en dan declareren. Zorg ervoor dat je declaratiesysteem onderscheid maakt tussen typen vervoersmiddelen en typen brandstof. Voor het openbaar vervoer kun je de totaal gedeclareerde bedragen invullen. Dan rekent de tool het om naar het aantal gereisde kilometer.
lightbulb-alt

Op zoek naar informatie over reiskostenvergoeding in 2024? Lees dan ons andere artikel.

Hoe verwerk je de CO2-registratie in je administratie?

Voor het bijhouden van het woon-werkverkeer kun je het beste medewerkers een enquête laten invullen. Je weet wel al waar medewerkers wonen en waar ze weken, maar hebt daarnaast nog een paar gegevens nodig. Vraag daarom om de volgende informatie:

  • Hoeveel dagen per week werken mensen gemiddeld thuis en hoeveel dagen komen ze naar kantoor?
  • Welk vervoersmiddel gebruiken ze op de dagen dat ze op locatie werken?
  • Welk brandstoftype gebruiken ze?

Zo kun je ook voor het woon-werkverkeer alles correct registreren.