Verzuimmanagement

Wat is verzuim?

We spreken van verzuim wanneer een medewerker afwezig is in de functie waar hij of zij actief zou moeten zijn. Zo zou je medewerkers kunnen hebben die te laat komen, of om welke reden dan ook onaangekondigd niet op komen dagen: dit noem je ongeoorloofd verzuim. Maar je hebt ook medewerkers die door omstandigheden niet het werk kunnen uitvoeren dat ze zouden moeten doen: ze zijn ziek of er is een calamiteit gaande bijvoorbeeld. Ook kan een medewerker uit overmacht niet op het werk zijn: denk aan een plots kapotte auto of te laat komen door vertraging met de trein.

Verzuim kan niet alleen de bedrijfsresultaten beïnvloeden doordat het veel kost, maar ook de samenhang tussen de verschillende afdelingen en teams. Als medewerkers frequent afwezig zijn, om welke reden dan ook, of heel vaak te laat komen dan is het belangrijk te onderzoeken waar dit gedrag vandaan komt.  

Gevolgen van verzuim voor het bedrijf

Hierboven hadden we het al kort over de mogelijke nadelige effecten van verzuim. We sommen dit graag nog wat duidelijker voor je op.

• Verminderde productiviteit (en winst). Gestelde doelen is lastig wanneer je niet de juiste mensen binnen je bedrijf hebt, of wanneer deze mensen in het geval van verzuim afwezig zijn. Bij gebrek aan personeel lopen processen vaak vertraging op.
• Verhoogde kosten. Overwerk betalen aan de medewerker die de afwezigheid van de collega moet opvangen, resulteert veelal in hogere kosten voor het bedrijf.
• Een te hoge werkdruk voor collega’s. Bij ziekteverzuim in het bedrijf zal er altijd wel iemand zijn die de taken van de afwezige medewerker moet overnemen, wat vaak kan leiden tot spanningen doordat de werkdruk te hoog wordt.
• Personeelsverloop. De grotere werkdruk kan de situatie onhoudbaar maken en ertoe leiden dat medewerkers hun talent liever ergens anders ontwikkelen.
• Invloed op de bedrijfscultuur. De gevolgen van verzuim hangen nauw samen met de oorzaken, zeker als ze niet gerechtvaardigd zijn. Waarom zijn medewerkers zo vaak afwezig? Een groot aantal werkverzuimen kan de bedrijfscultuur verslechteren.

Soorten verzuim

In de meeste gevallen van verzuim gaat het om ziekteverzuim. Gaat het om zwangerschap, geboorte of overlijden? Dan noemen we het geen verzuim, maar verlof. Daarnaast heb je, zoals eerder in dit artikel genoemd, ongeoorloofd verzuim. Dat kan vele redenen hebben waar je je, als je actief aan de slag wil met verzuimmanagement, bewust van moet zijn.

• Persoonlijke problemen. Een persoonlijke situatie is niet altijd naast je neer te leggen op de werkvloer. Heb begrip voor medewerkers met persoonlijke problemen, bied een luisterend oor (indien gewenst) en passende hulp.
• Gebrek aan motivatie. Energie en motivatie op peil houden is een lastige opgave. Een van de grootste vijanden van productiviteit is het gevoel van burn-out waarmee een medewerker te maken kan krijgen. Het bedrijf moet dus helpen en prikkels bieden om een medewerker gemotiveerd te houden. Lees hier meer over goed werkgeverschap.
• Onprettige werkomgeving en stress. Een prettige werkomgeving is essentieel. De kern van deze prioriteit is de mentale gezondheid van medewerkers en ook motivatie zoals hierboven beschreven. Is er geen fijne en open sfeer? Dan zal dit vaak ook zijn uitwerking hebben op verzuim.
• Gebrek aan duidelijkheid in doelstellingen. Sterke communicatie vanuit managers is van groot belang, medewerkers willen weten waar ze ‘het voor doen’. Niet weten wat te doen, waar te beginnen en welke deadlines te volgen kan voor desinteresse zorgen. Medewerkers kunnen zich verloren voelen en hun verantwoordelijkheden makkelijker opzij zetten.

Tips voor goed verzuimmanagement

Het is slim om een verzuimmanager, HR-medewerker of jezelf als werkgever focus geven op het verlagen van verzuim. Maak tijd om het verzuim te analyseren, om een plan te maken en zorg dat je het verzuim goed kan bijhouden. Tegenwoordig hoeft dat niet in Excel en in losse bestanden, maar kun je dit handig bijhouden en inzien via veel HR- en salarispakketten. Zo ook met Loket.nl, in Loket.nl kun je zelfs HR analytics loslaten op verzuim.

Een goed HR- en salarispakket zorgt er dus voor dat verzuimmanagement een stuk gemakkelijker wordt. Het kan je inzicht en overzicht bieden en daardoor kun je makkelijker aan de slag met verzuimmanagement. We delen een aantal belangrijke focuspunten / tips die je kunt gebruiken om verzuim beter te managen:

• Focus op motivatie. Eerder zagen we al dat een gebrek aan motivatie een van de belangrijkste oorzaken van ziekteverzuim is. Aandacht hieraan is dan ook onontbeerlijk. Maar hoe? Stel jezelf deze vraag: “Waarom zou een competente professional, die een aanbod kan krijgen van een enorm aantal bedrijven in de wereld, voor de mijne willen kiezen?”
• Maak een lijst van de voordelen die je aanbiedt, zowel in je contract en arbeidsvoorwaarden als met betrekking tot (emotionele) waardering. Spreek waardering ook uit, en doe dit niet te laat. Op deze manier houd je medewerkers betrokken. Een beloning in de vorm van een bos bloemen op een verjaardag, een verrassing bij een jubileum en het denken aan de kleine dingen laten zien dat jij als werkgever ook betrokken bent.
• Over betrokkenheid gesproken: betrek medewerkers bij bedrijfsdoelen. Vraag ze naar hun mening en input voor maand- en jaarplannen en betrek ze zo niet alleen in het halen van targets, maar ook in de weg daar naartoe.
• Doe research naar wat concurrenten aanbieden in hun vacatures. Bieden zij bijvoorbeeld scholingsmogelijkheden en jij niet? Dan is het goed te onderzoeken naar welke mogelijkheden er zijn. Ook secundaire arbeidsvoorwaarden zoals bijvoorbeeld korting op een fitness abonnement en zorgverzekering kunnen voelen als een extraatje voor de medewerker.
• Doe ook onderzoek naar de werkdruk: spreek medewerkers van verschillende afdelingen en houd de overwerkpercentages in de gaten. Loopt de werkdruk flink op? Dan is het misschien tijd om extra medewerkers aan te nemen, in plaats van de werkdruk voor bestaande medewerkers te verhogen.
• Ga met medewerkers in gesprek die vaak afwezig zijn. Je mag als werkgever bij ziekte niet vragen naar wat er aan de hand is, maar je kunt wel een luisterend oor en medeleven bieden. Kom je erachter dat een medewerker wel heel vaak op maandag afwezig is, zonder een goede reden, dan kun je natuurlijk wel vragen aan de medewerker wat er speelt en of je daar als werkgever iets aan kunt doen.

Verzuimmanagement: tot slot

Verzuimmanagement regel je dus het gemakkelijkst met een goed HR- en salarispakket of een koppeling met zo’n pakket. Daarbij moet je zelf wel scherp zijn en focus houden, of iemand aanstellen die hiervoor zorgt. Kies een aantal focuspunten waar jij mee aan de slag gaat, en je zult merken dat actief verzuimmanagement je gaat helpen in je organisatie.