Wat te doen bij afwezigheid van je medewerker

Afwezigheid medewerker

Er kunnen natuurlijk allerlei geldige redenen zijn waarom een medewerker afwezig is. In de ideale wereld neemt je medewerker contact met jou op om zijn afwezigheid te verklaren, maar helaas werkt het in de praktijk soms anders en moet je zelf aan de slag.

Oorzaken

Wat is de reden dat iemand niet op het werk verschijnt? Dat is een belangrijke vraag voor de werkgever. Want voordat je verdere stappen neemt, moet je dit eerst weten. Een paar mogelijke redenen voor de afwezigheid van je medewerker:

• Je medewerker is ziek. Normaal gesproken meldt je medewerker zich dan ziek. Maar het is best voor te stellen dat je medewerker door ziekte slecht slaapt en zich vervolgens zo lamlendig voelt dat het niet in hem opkomt om een belletje te plegen naar het kantoor of om zelfs maar een berichtje te sturen.
• Je medewerker heeft een noodsituatie. Misschien moet hij zelf naar het ziekenhuis of moet een gezins- of familielid urgent naar het ziekenhuis. Of hij heeft te maken met een sterfgeval in de familie of een andere calamiteit.
• Je medewerker werkt vanuit huis. Het is niet geheel ondenkbaar dat een medewerker thuis werkt. Normaal gesproken maak je afspraken over de dagen waarop dit gebeurt, maar het kan zijn dat bijvoorbeeld de auto stuk is, of dat een kind ziek thuis is.
• Je medewerker heeft vakantie. In theorie kan het ook zijn dat je medewerker een vrije dag heeft opgenomen. Misschien dat dit door miscommunicatie niet doorgekomen is, dus goed om dit voor de zekerheid even na te gaan.
• Verslapen of file. Het overkomt iedereen wel eens dat je door dit soort omstandigheden te laat komt. Natuurlijk zijn dit uitzonderingen. Zo niet, dan zul je als werkgever moeten ingrijpen. Meestal kan tijd die verloren is gegaan door verslapen prima op een ander moment ingehaald worden.
• Een ongeldige reden. Het kan ook dat je medewerker niet komt werken omdat hij geen zin heeft. Of vanwege een andere reden die niet doorgaat voor een geldige reden. Dit noemen we ongeoorloofd verzuim.

Afwezigheid medewerker: regels

Het mag duidelijk zijn dat je in actie moet komen als je medewerker afwezig is zonder een geldige reden. Je hebt als werkgever een aantal mogelijkheden om dit soort verzuim aan te pakken. Wat kun je doen als je medewerker niet aan het werk is en daar geen geldige reden voor heeft?

Leg dingen vast

Dingen vastleggen in verband met de afwezigheid van je medewerkers is erg belangrijk. Dit geldt allereerst voor de bedrijfsregels die een medewerker moet naleven. Maar als iemand zich niet aan de regels houdt, moet je ook vastleggen wat er precies gebeurt. Dat doe je zo:

• Leg vast wat de gevolgen zijn van afwezigheid zonder toestemming: in het arbeidscontract, het personeelshandboek en/of het bedrijfsbeleid. Hiermee weet je medewerker waar hij aan toe is. Hij weet wat de gevolgen zijn als hij onterecht verzuimt.
• Leg ook vast wat de feiten zijn op het moment dat je medewerker afwezig is. Dit kun je doen in het personeelsdossier. Je maakt als het ware een verslag van alles wat er gebeurt, zodat je later feitelijk kunt laten zien wat er precies heeft plaatsgevonden.

Urenregistratie kan je helpen om vast te leggen wanneer je medewerker absent is. Je weet dan namelijk precies wanneer je medewerker aan het werk was. Dan heb je daar achteraf geen misverstanden over.

Maatregelen bij afwezigheid medewerker

Wat zijn concreet een paar dingen die je kunt doen als je medewerker zonder geldige reden afwezig is? Natuurlijk moet je wel zeker zijn dat je in je recht staat, oftewel, dat je medewerker niet het recht heeft om afwezig te zijn. Informeer dus altijd bij een juridisch expert of je in je recht staat. In dat geval kun je soms een van de volgende maatregelen nemen (afhankelijk van de situatie):

• Waarschuwen
• Loon inhouden
• Een boete geven
• Op non-actief stellen
• Ontslaan

Een paar van deze maatregelen bij afwezigheid van de medewerker werken we hieronder uit.

Loon inhouden

De uren die je medewerker niet werkt, hoef je in principe niet uit te betalen als hij geen geldige reden heeft voor zijn afwezigheid. Maar communiceer hier open over: het mag niet zo zijn dat je medewerker aan het eind van de maand ineens ziet dat hij minder loon heeft gekregen. Meestal zal een waarschuwing genoeg zijn: je wijst iemand op wat hij verkeerd doet en laat weten dat het gevolg bij herhaling zal zijn dat hij geen loon krijgt. Meestal is een goed gesprek hierover voldoende om je medewerker weer op het goede pad te krijgen.

Hoe zit het met afgewezen vakantieaanvragen?

Goed om te weten: als je een vakantieaanvraag niet kunt goedkeuren (om geldige redenen) en je medewerker alsnog op vakantie gaat, dan heeft je medewerker geen recht op doorbetaling in de vakantie die hij zich toe-eigent. Je houdt de uren van zijn vakantie dan in op zijn loon.

Kanttekening hierbij: je zult als bedrijf een verlofaanvraag alleen kunnen weigeren als je daar goede (zwaarwegende) bedrijfsredenen voor hebt.

Een boete geven

Als je een boete wilt geven vanwege slecht gedrag, zul je daar een en ander over vastgelegd moeten hebben in je personeelsbeleid. Bijvoorbeeld: als een medewerker een x aantal keer te laat is, krijgt hij een boete van € … Of: In het geval een medewerker zonder geldige reden niet komt opdagen, krijgt hij een boete van € … per verzuimde dag.

Ontslaan

Je mag een medewerker alleen ontslaan als je hiervoor geldige redenen hebt. Bijvoorbeeld:

• Werkweigering
• Verwijtbaar gedrag
• Reorganisatie
• Bedrijfssluiting

Je kunt iemand dus niet zomaar iemand ontslaan omdat hij een keer te laat komt of een keer niet komt opdagen. Je moet kunnen aantonen dat iemand zich echt schuldig heeft gemaakt aan verwijtbaar gedrag. Als je alles hebt bijgehouden in het personeelsdossier, moet daaruit dus duidelijk blijken dat je medewerker verwijtbaar is. Je zult hem ook al waarschuwingen gegeven hebben, die deel gaan uitmaken van het ontslagdossier. Voordat je begint aan een ontslagprocedure, is het verstandig om eerst te laten checken of je juridisch in je recht staat.

Afwezigheid door ziekte

In veel gevallen zal je medewerker afwezig zijn door ziekte. Bij ziekteverzuim spreekt het voor zich dat je het loon doorbetaalt. Tenminste, als deze medewerker zich aan de bedrijfsregels houdt door het verzuimprotocol van het bedrijf te volgen. Bij korte ziekteperiodes ( < 4 weken) is ziekmelden bij de bedrijfsarts meestal voldoende. Bij langere ziekte krijg je te maken met het UWV en re-integratie.

Om zijn loon te krijgen, moet de medewerker zelf ook aan een aantal regels voldoen, zoals zich op tijd melden bij de bedrijfsarts en voldoende meewerken aan de re-integratie. Doet hij dat niet, dan heeft hij misschien geen recht op doorbetaling. Of je kunt je medewerker zelfs ontslaan.

Zieke medewerker ontslaan

In principe heeft je medewerker 2 jaar lang recht op doorbetaling van het loon (minstens 70% van het laatstverdiende loon, tenzij anders afgesproken in de cao). Na deze periode mag je ontslag aanvragen bij het UWV.

Je mag een medewerker ook ontslaan bij ziekte als je kunt aantonen dat hij regelmatig ziek is en dat onaanvaardbare gevolgen heeft voor je bedrijfsvoering. Hierbij geldt ook weer: je moet de regels nauwgezet navolgen, anders kun je iemand niet ontslaan.

Bij een tijdelijk contract geldt: als een medewerker ziek is, kun je besluiten om het contract niet te verlengen.

Loon inhouden afwezigheid medewerker

Mocht het zover komen dat je besluit het loon van je medewerker in te houden omdat hij afwezig is, dan moet je hem dit van tevoren laten weten. Je moet dit schriftelijk én met opgaaf van reden doen. Natuurlijk zou het het mooist zijn als je in gesprek kunt gaan met je medewerker en zo tot een oplossing komt waar iedereen blij van wordt. De praktijk laat zien dat een open communicatie over verzuim en de redenen hiervoor vaak een hoop oplost.