Verzuimprotocol

De basis van een duidelijk verzuimbeleid binnen je organisatie begint bij het opstellen van een verzuimprotocol. Dit houdt in dat je aan je medewerkers duidelijk maakt wat er van hen verwacht wordt bij een ziekmelding. In het protocol kun je bijvoorbeeld opnemen voor welk tijdstip zij een ziekmelding door moeten geven en bij wie zij zich moeten melden. Geef in het verzuimprotocol ook aan wat er gedaan moet worden als deze contactpersoon niet bereikbaar is. Daarnaast kunnen er ook regels opgenomen worden over het overdragen van taken en het verzetten van afspraken: is de medewerker daar zelf verantwoordelijk voor of neemt iemand anders dit op zich? Het is altijd aan te raden om dergelijke afspraken op papier te zetten, zodat ieder precies weet wat te doen bij ziekmelding.

Vragen bij ziekmelding

Het protocol zoals hierboven beschreven is opgesteld, maar dan komt de vraag: wat moet ik als werkgever doen bij een ziekmelding? Wat mag je als werkgever vragen aan jouw medewerker en, misschien belangrijker, waar mag je niet naar vragen? Je mag jouw medewerker bij de ziekmelding vragen waar je hem of haar kunt bereiken, op welk adres en welk telefoonnummer. Ook mag je vragen hoe lang het verzuim waarschijnlijk zal gaan duren en of het valt onder het vangnet dat bij de ziektewet hoort. Daarnaast mag je ook vragen of de ziekmelding te maken heeft met een arbeidsongeval of een verkeersongeluk, dat laatste om schade op een eventuele veroorzaker te kunnen verhalen.

Vragen die je niet mag stellen bij een ziekmelding

Daarnaast zijn er ook vragen die je niet mag stellen bij een ziekmelding. Je mag bijvoorbeeld niet vragen wat de oorzaak is en wat de precieze klachten zijn. Het kan natuurlijk zijn dat jouw medewerker dit uit zichzelf vertelt, maar maak hier dan geen aantekening van! Je mag als werkgever namelijk geen medische informatie van jouw personeel vastleggen. Ook mag je zelf geen diagnose gaan stellen of een voorstel doen voor een behandeling. En je mag over de klachten geen oordeel uitspreken. Houd je hier echt aan om de arbeidsrelatie tussen jou en de medewerker goed te houden.

Houd de relatie goed

Het vermijden van een waardeoordeel is niet alleen een plicht waar je aan moet voldoen, het is ook belangrijk om de relatie met je medewerker goed te houden zoals hierboven al genoemd. Verplaats je eens in een medewerker: je zou het zelf ook niet prettig vinden dat er gezegd wordt dat je prima kunt werken met de klachten die je hebt, wanneer je een ziekmelding doet. Dit beschadigt de vertrouwensband die er bestaat en het zorgt later voor een slechte sfeer. Daarnaast zijn er natuurlijk ook dingen die je kunt doen om de relatie te verbeteren. Vraag bijvoorbeeld belangstellend hoe het gaat en hoe iemand zich voelt. Leef mee en luister, laat merken dat het jou om de persoon gaat en niet alleen om het belang van het bedrijf.

ziekmelding

Arbodienst op de hoogte brengen van ziekmelding

Het protocol is opgesteld, een medewerker heeft een ziekmelding gedaan en jullie hebben contact gehad. Wat moet je dan als werkgever nog meer doen? Je moet de ziekmelding doorgeven aan de Arbodienst. Dit moet je binnen een week doen, maar het liefst natuurlijk zo snel mogelijk. Is de medewerker 42 weken na de eerste ziekmelding nog steeds niet in staat om te werken? Dan moet je een melding doen bij het UWV. Duurt het verzuim langer dan 91 weken, dan krijg je te maken met het opstellen van een re-integratieverslag en hier komt meer bij kijken dan we hier in het kort uit kunnen leggen.

Meer lezen over verzuim en re-integreren? Klik dan hier om alle artikelen over verzuim op de kennisbank te ontdekken.

Ziekmelding bij zwangerschap

Hoe ga je om met een ziekmelding bij zwangerschap? Bij gewoon verzuim geef je de ziekmelding door aan de Arbodienst. Loopt het verzuim door tot het moment dat jouw medewerker met zwangerschapsverlof gaat? Dan geeft je ook de verlofdatum door, zodat de arbodienst vanaf die datum de ziekmelding kan sluiten. Zwangerschapsverlof en verlof na de bevalling hoeven niet doorgegeven te worden. Is de ziekmelding het gevolg van de zwangerschap of de bevalling? Dan is de begindatum van de ziekte van belang voor de uitkering waar de medewerker recht op heeft.

Buitenland, vakantie en ziekte

Wordt jouw medewerker ziek als hij in het buitenland of op vakantie is? Dan zijn er waarschijnlijk andere stappen die de medewerker moet ondernemen. Geef ook dit duidelijk in het verzuimprotocol aan. Daarnaast moet je nadenken over de mogelijkheden voor langdurig zieke medewerkers om op vakantie te gaan – hoe ga je hiermee om? Ook over ziek en op vakantie gaan hebben we een artikel dat je hier kunt lezen.

Verzuim betaalbaar houden

Een ziekmelding is niet alleen vervelend voor de medewerker, maar bij langdurig verzuim ook voor de werkgever. Er hangt namelijk een flink kostenplaatje aan verzuim omdat je in veel gevallen de medewerker moet doorbetalen en ook nog een (tijdelijke) vervanger moet inhuren om het werk gedaan te krijgen. Je kunt jezelf hiervoor verzekeren met een verzuimverzekering, zodat je minder financieel risico loopt. Klik hier om meer te lezen over de verzuimverzekering.

Veelgestelde vragen over wat te doen bij een ziekmelding?

Je mag als werkgever niet alles vragen bij een ziekmelding. Je mag wel vragen waar je de medewerker op kunt bereiken (adres en telefoonnummer) en je mag vragen hoelang de medewerker denkt dat het verzuim gaat duren. Ook kun je vragen of de ziekmelding te maken heeft met een arbeidsongeval of een verkeersongeluk, om de schade de kunnen verhalen op de veroorzaker.

Je mag niet vragen wat de oorzaak / klachten precies zijn van een ziekmelding. Vertelt een medewerker dit zelf? Maak dan geen aantekeningen. Als werkgever mag je geen medische informatie over je medewerker in bezit hebben en bewaren. Ook mag je geen oordeel uitspreken.

Geef een ziekmelding binnen een week door bij de Arbodienst, maar bij voorkeur zo snel mogelijk.