Vieze bushokjes, vastgeplakte kauwgom op onaangename plaatsen, woningen die ontruimd moeten worden of zelfs nachtbussen die een flinke schoonmaak nodig hebben na een rit met feestbeesten: geen opdracht is te gek voor SMB Willems. Deze specifieke opdrachten zijn naast de reguliere schoonmaak van o.a. kantoren en scholen en het verzorgen van glasbewassing ook onderdeel van hun dienstverlening. Van directeur, tot schoonmaker, alle ruim 500 medewerkers van SMB Willems zetten zich dagelijks in voor professioneel schoonmaakwerk. En wie werkt voor SMB Willems krijgt, met behulp van een persoonlijk ontwikkelingsplan, de kans om zich op eigen niveau te ontwikkelen. Een inspirerende werkomgeving! Maar waar worden deze zaken allemaal vastgelegd? Worden ontwikkelingsplannen, beoordelingen en kopieën van diploma’s ergens veilig opgeslagen?
Bekijk de video hier!
Een optimale samenwerking
Sinds januari 2018 maakt SMB Willems gebruik van Loket.nl voor de salaris- en HR-administratie en wordt er onder andere gebruik gemaakt van dossiervorming in de applicatie, waarmee documenten van medewerkers, zoals beoordelingen en arbeidsovereenkomsten, veilig opgeslagen kunnen worden in online werknemerdossiers. “Alles wat inzichtelijk moet zijn voor de medewerkers, staat open in het Werknemerloket”, vertelt Wilma Neervoort, Financieel Manager bij SMB Willems. In het Werknemerloket kunnen alle medewerkers van SMB Willems ook hun loonstroken downloaden, verlofsaldo raadplegen én direct verlofaanvragen doen. “Ons vorige salarispakket vonden we gebruiksonvriendelijk, voornamelijk naar de medewerkers toe. Alles wordt steeds meer digitaal en een online portal is één van de wensen geweest. In het vorige salarispakket was dat best wel ingewikkeld.” Een gebruiksonvriendelijk en ingewikkeld systeem, daar had SMB Willems schoon genoeg van.
Ik vind het salarispakket van Loket.nl erg gebruiksvriendelijk en had snel m’n weg in de applicatie gevonden
“Ik had snel m’n weg in de applicatie gevonden”
“Wij verzorgen salarisadministraties voor verschillende ondernemingen en één daarvan is schoonmaakbedrijf SMB Willems”, vertelt Twan de Louw, Vennoot bij Salarisadvies Brabant. De ‘ineffiency’, zoals Twan het noemt, was best groot op het gebied van salaris en HR. “We werken al lang samen, maar het vorige pakket was onvoldoende toereikend voor SMB Willems”, aldus Twan. In oktober 2017 gaf Salarisadvies Brabant een demo van Loket.nl aan SMB Willems. “Zijn de mogelijkheden er waar ze naar op zoek zijn? Ja die zijn er. Dan gaan we ervoor, besloot SMB Willems”, aldus Twan. En dat betekende dat er ook best een spannende tijd aan kwam voor Wilma en haar collega’s. “Wilma kreeg redelijk angstzweet, want het pakket moest helemaal om. Los van het feit of het beter is, moet je toch wennen aan een nieuw pakket.”
Wilma beaamt dat het best een spannende tijd was. “Gelukkig is het allemaal goed gegaan. Ik ben blij dat we de stap gezet hebben. We hebben natuurlijk ook een kort lijntje met Salarisadvies Brabant, met vragen kan ik altijd bij hen terecht. Daarnaast vind ik Loket.nl erg gebruiksvriendelijk en had ik snel m’n weg in de applicatie gevonden”, legt Wilma uit. De gebruiksvriendelijkheid van de applicatie benoemt ze dan ook als één van de drie grootste voordelen van Loket.nl, naast de overzichtelijkheid en de efficiencyslagen die te behalen zijn.
Nu al zeker 8 uur per week besparen
Die efficiencyslagen ziet Twan vaker terug bij ondernemers. “Het eerste jaar dat je overstapt kost het gewoon tijd, om uiteindelijk daarna tijd te winnen. Daar moet je jezelf van bewust zijn. Het ene of het andere pakket, daar moet je gewoon aan wennen.” Toch merkt Wilma zelfs in het eerste jaar al dat ze op de afdeling tijd besparen door de digitaliseringsslag die ze met Loket.nl gemaakt hebben. “Als ik het in uren zou moeten uitdrukken, denk ik dat het in de week zeker 8 uur scheelt”, vertelt Wilma enthousiast.
Voortvarend aan de slag
SMB Willems is een vooruitstrevende partij en wilde de digitaliseringsslag graag maken. Geen wonder dat ze in het eerste jaar direct aan de slag gegaan zijn met dossiervorming en de verlofmodule in Loket.nl. “Medewerkers voeren zelf in wanneer ze verlof willen, wij hoeven alleen nog te accorderen. Voorheen hielden we het zelf bij in Excel. Fijn dat het nu op deze manier gaat”, vertelt Wilma.
Natuurlijk zijn er ook nog slagen te maken voor SMB Willems. “De koppeling met de verzuimverzekering staat hoog op het lijstje om zo deze gegevens maar één keer in te hoeven voeren. Daarnaast zijn er bijvoorbeeld ook wel wat mensen die reiskosten maken. Om die te declareren gebruiken we Loket.nl nog niet. Dat zijn wel dingen die we straks willen doen, om te finetunen.”
