Van Oers Accountancy & Advies en Handpicked agencies over Loket.nl

“Een systeem dat ons nooit in de steek laat”

Als adviesorganisatie met 7 labels en 140 man sterk helpt Handpicked agencies klanten om online te innoveren. De naam Handpicked agencies komt voort uit hun ambacht. Al die slimme innovaties worden met eigen handen en in samenwerking met klanten gemaakt. Creatie, development en marketing zijn de drie specialismes die hierbij centraal staan. Ieder label binnen Handpicked benut haar eigen specialisatie, identiteit en unieke kracht. “Door deze krachten te bundelen, zijn we in staat om onze klanten compleet te bedienen richting hun digitale ambities”, vertelt Johan van den Berg, HR Manager bij Handpicked agencies. Toen Johan ruim drie jaar geleden bij Handpicked begon, bestond de organisatie nog uit 70 medewerkers. “Nu uit 140 man, dus we zijn verdubbeld. En we verwachten de komende jaren zo’n zelfde groei mee te maken, met alle uitdagingen die daarbij komen kijken.” Met vergaande expertise wordt Handpicked ondersteund door Van Oers Accountancy & Advies om deze groei te realiseren. “Zowel vanuit de accountancy en fiscale adviestak als vanuit loonadvies”, vertelt Chantal van Steenpaal, directeur Van Oers Accountancy & Advies.

Vanuit vijf vestigingen in West-Brabant (Breda, Oosterhout, Roosendaal, Etten-Leur en Zundert) biedt Van Oers Accountancy & Advies oplossingen aan klanten in uiteenlopende branches. “Alle expertise is bij ons in huis. Van accountancy diensten, tot fiscaal advies en loonadvies. Het specialisme Loonadvies zit gecentraliseerd in Etten-Leur. Vanuit daar bedienen we onze klanten zo breed mogelijk inzake alles wat met het personeel van onze klanten te maken heeft”, vertelt Chantal.

Een compleet HR-systeem creëren

Binnen Van Oers heeft Johan één vast aanspreekpunt waarbij hij altijd terecht kan met vragen. Een vraag over de salarisverwerking, wet- en regelgeving of over de verlofmodule in Loket.nl? “Geen vraag is te gek! Alle expertise is bij Van Oers in huis. Ik hoef zelf ook niet te zoeken welke expert ik nodig heb, maar bel mijn contactpersoon en kom zo bij de juiste persoon terecht”, vertelt Johan enthousiast. En of Johan nu de hele dag aan de telefoon hangt of niet, Van Oers heeft een prijsmodel ontwikkeld waarbij het niet uitmaakt of de klant bijvoorbeeld één of tien keer per dag belt. “We vinden kwaliteit namelijk het allerbelangrijkste”, aldus Chantal.

Van Oers Loonadvies zet actief in op klantbezoeken. Tijdens deze klantbezoeken wordt er onder andere bekeken hoe de klant nog verder ontzorgd kan worden met mogelijkheden en tools in Loket.nl. Binnen Van Oers Loonadvies worden er ook superusers opgeleid per team. “Deze superusers hebben wat meer kennis van de HR-modules en koppelmogelijkheden van Loket.nl dan de gemiddelde salarisadministrateur. Op die manier proberen we de klanten nog beter te bedienen en met name ook bij de inrichting van modules, bijvoorbeeld het inbouwen van een verlofregeling. De modules kunnen dan optimaal ingezet worden om een compleet HR-systeem te creëren”, legt Chantal uit.

Inzicht in de gezondheid van je organisatie

Om de performance van een organisatie in beeld te brengen, kunnen er uit Loket.nl rapportages en analyses gehaald worden. “Wij merken dat veel klanten gebruikmaken van deze rapportages in Loket.nl. Met name voor overzichten van medewerkers, verlof- en verzuimgegevens”, vertelt Chantal. Johan vult aan: “Het geeft ons inzicht in de gezondheid van de organisatie. Wij halen er bijvoorbeeld data uit over loonkosten, de gemiddelde arbeidsduur en verloop, het aantal FTE en de ontwikkeling hiervan, maar ook demografische gegevens als de woonplaats, leeftijd en man-vrouwverdeling van de medewerkers.” Op basis van deze analyses krijgt Handpicked aandachtspunten in beeld, waarop gestuurd kan worden.

In één oogopslag zien wat de bezetting is

De medewerkers van Handpicked kunnen altijd en overal hun loonstroken, jaaropgaven en actuele verlofsaldo online raadplegen in het Werknemerloket. En daar staat vast niemand van te kijken bij zo’n hippe organisatie, met ‘digital first’ als voornaamste doel. “Van onze medewerkers hoor ik eigenlijk vrij weinig over het Werknemerloket. Dat klinkt misschien niet direct positief, maar dat is het wel. Het betekent dat ze alle informatie die ze eruit willen halen ook eruit kunnen halen. Je hoort het namelijk pas op het moment dat iets niet goed werkt”, zegt Johan. Chantal vult aan: “In zulke gevallen geldt vaak: geen bericht is goed bericht.”

Vanuit het Werknemerloket kunnen medewerkers ook direct hun verlofaanvragen indienen. Erg handig als je het Johan vraagt. Wanneer een medewerker namelijk een verlofaanvraag ingediend heeft, hoeft de leidinggevende de aanvraag alleen nog te bevestigen of te weigeren. “Hierbij is het fijn dat de leidinggevende direct de verlofkalender erbij kan pakken. Daarmee zie je in één oogopslag wat de bezetting op de afdeling is en of er nog ruimte is om iemand vrij te geven of niet”, legt Johan uit. Daarnaast ben je met de verlofmodule in Loket.nl ook altijd up-to-date. “Voorheen kwam het saldo verlof op de loonstrook. Als dat dan niet klopte, klopte de loonstrook niet. Als je met de verlofmodule van Loket.nl werkt, heeft een medewerker altijd op ieder moment van de dag een actueel verlofsaldo”, vertelt Chantal.

“Retteketet Loket”

Als HR Manager is Johan verantwoordelijk voor de salaris- en HR-administratie van de 7 verschillende labels van Handpicked agencies. “Ook voor organisaties als Handpicked, die met een structuur met verschillende bv’s werken, is Loket.nl een overzichtelijk en eenvoudig te begrijpen pakket”, zegt Chantal. Met één inlog kan Johan alle administraties bijhouden. “Handig, want zo heb ik niet voor iedere administratie een andere inlog nodig. Daarnaast biedt Loket.nl ook een stuk maatwerk. Wij hebben binnen Handpicked meerdere arbeidsvoorwaardenpakketten. Het is heel simpel om dat op maat per bedrijf neer te zetten en in te richten in de applicatie.”

Dat stukje maatwerk in de applicatie wordt door beiden gezien als een grote plus van Loket.nl, maar de uitstekende performance en veiligheid van de applicatie zijn volgens Chantal minstens net zo belangrijk. “We werken met grote hoeveelheden vertrouwelijke persoonsgegevens en het is natuurlijk belangrijk dat de klant een goed gevoel heeft dat wij daar op een veilige manier mee omgaan. Loket.nl is een partij die ons daar goed bij helpt, omdat zij heel erg inzetten op de veiligheid van die gegevens. Daarnaast verwerken wij maandelijks heel veel salarisstroken voor de medewerkers van onze klanten. We hebben elke maand een enorme piek daarin, waar er in een aantal dagen veel verwerkt moet worden. Het is dan fijn dat we met een systeem werken dat ons nooit in de steek laat.” En daar sluit Johan zich helemaal bij aan. “De snelheid van het systeem is heel betrouwbaar, wij zeggen niet voor niets ‘retteketet Loket’ hier intern”, lacht hij.

Alle voordelen en functionaliteiten? Download de brochure

Loket.nl de betrouwbare keuze van meer dan
250 accountantskantoren in Nederland en 120.000 werkgevers

smb-willems2