In 2016 stapte de Salaris en HR afdeling van ADW Accountants over naar een nieuwe applicatie. “Helaas bleek die applicatie niet helemaal wat we zochten. Het was erg bewerkelijk en we moesten nog steeds alles per mail naar onze klanten toesturen. Niet wat we wilden. Daarom hield ik mijn oren en ogen ook na die overstap open. Bij Loket.nl was het heel eenvoudig om een proefaccount te krijgen, dus dat was direct een mooie manier om die applicatie beter te leren kennen”, vertelt Ellen Rugebregt, Salarisadviseur bij ADW Accountants. Ellen en haar collega’s waren al snel enthousiast en stonden open voor een volgende conversie. Benieuwd waarom? Ellen deelt graag haar ervaring.
“Het is absoluut niet de ‘commerciële man’ die je binnenhaalt en vervolgens aan je lot over laat”
Ellen vond niet alleen het proefaccount van Loket.nl direct gemakkelijk in gebruik. Ook de persoonlijke begeleiding, beviel haar goed. “Al kon ik m’n weg al snel vinden in de applicatie door de gebruiksvriendelijkheid en de instructiematerialen op het helpdeskportaal, het was ook wel heel fijn dat ik een vast contactpersoon had bij Loket.nl tijdens het proefaccount. Het is absoluut niet de ‘commerciële man’ die je binnenhaalt en vervolgens aan je lot over laat, juist het tegenovergestelde. Er werd met ons meegedacht hoe we de conversie optimaal konden realiseren.”
Door de eerdere conversie in 2016, had Ellen al de nodige ‘conversie ervaring’. “Natuurlijk is het altijd even spannend, maar we zijn heel bewust niet in één keer met alle klanten overgestapt.” Ellen startte in 2021 samen met haar collega’s met het overstappen van een aantal grote klanten. Zo hebben ze Loket.nl steeds beter leren kennen. “Het mooie is, dat mijn collega’s eigenlijk ook niet echt opzagen tegen de overstap. Ze stonden er welwillend tegenover en ontdekten al snel dat Loket.nl niet lastig is in gebruik. Daarnaast hebben we veel verschillende soorten klanten en we kunnen ze allemaal bedienen met Loket.nl. Dat is precies wat we willen”, vertelt Ellen enthousiast.
Weerstand van klanten?
Is er dan niet veel weerstand bij de klanten, omdat ze in relatief korte tijd weer (2016 en 2021) moesten wennen aan een nieuwe HR- en salarisapplicatie? “Natuurlijk hebben we een aantal klanten gehad die de verandering niet leuk vonden. En dat is ook niet gek natuurlijk. Wel probeerden we ze dan te overtuigen van de voordelen. Loket.nl brengt immers niet alleen voor ons als administrateurs en adviseurs voordelen mee, maar ook zeker voor werkgevers.” Zo kunnen werkgevers bijvoorbeeld eenvoudig de loonaangifte via iDEAL betalen. Daarnaast kun je er als werkgever voor kiezen om al je medewerkers toegang te geven tot het Werknemerloket. Medewerkers kunnen dan altijd en overal in hun online omgeving hun loonstroken raadplegen, maar bijvoorbeeld ook verlofaanvragen doen of declaraties indienen.
“Voor een aantal werkgevers zijn we in het eerste jaar al direct gestart met het uitrollen van de HR-mogelijkheden in Loket.nl. Zo zijn er werkgevers die al optimaal gebruikmaken van onder andere de overzichtelijke verlofregistratie en digitale dossiervorming. Ik ben nu ook bezig om documentgeneratie in te bouwen, zodat we daar klanten straks ook heel blij mee kunnen maken. Als de templates van documenten goed staan in de applicatie, rolt er bijvoorbeeld voor een werkgever met een druk op een knop een arbeidsovereenkomst uit. Ideaal.”
Met Preboarding maakt Ellen klanten blij
Ellen en haar collega’s hebben inmiddels de laatste groep klanten overgezet naar Loket.nl. “We merkten al snel een tijdwinst. Met Loket.nl kun je automatisch en collectief verlonen. En daarnaast is het natuurlijk heel efficiënt dat wij online kunnen samenwerken met de klant en de klant vervolgens weer met de medewerkers.” De meest recente ontwikkeling waar Ellen blij mee is, is de nieuwe Preboarding functionaliteit in Loket.nl. “Preboarding is echt een handige functionaliteit waar verschillende groepen werkgevers veel aan kunnen hebben. Denk maar eens aan bijvoorbeeld een werkgever in de horeca. Daar is vaak sprake van aardig wat medewerkers en dan worden er in specifieke seizoenen ook nog eens extra krachten aangenomen.” Met Preboarding in Loket.nl maakt een werkgever een nieuwe medewerker zelf verantwoordelijk voor het invoeren van de basisgegevens. Hoe fijn is het dat de werkgever dit dan niet keer op keer zelf in hoeft te vullen?
Best uniek: de conversie zit in de prijs inbegrepen
Terugkijkend op de overstap naar Loket.nl, is Ellen eigenlijk heel enthousiast. De applicatie is namelijk wel precies waar ze bij ADW Accountants naar op zoek waren. “Natuurlijk is twee conversies in een aantal jaar tijd best intensief, maar de conversie naar Loket.nl was het zeker waard. En over die conversie gesproken. Bij Loket.nl zit de conversie in de prijs inbegrepen en kun je rekenen op een optimale ondersteuning. Best uniek in de markt”, sluit Ellen af.
