Moderniseren; je ontkomt er niet meer aan in het digitale tijdperk waar we in leven. En dat weten ze bij Zirkzee Groep als geen ander. “Volgend jaar bestaan we 60 jaar. Dat is een hele poos, wat we mede bereikt hebben door continu te blijven moderniseren”, vertelt Kenneth van Randeraat, HR Manager & Consultant bij Zirkzee Groep. Een belangrijke moderniseringsslag is de overstap naar Loket.nl geweest. “We wilden een volgende stap zetten op het gebied van salaris en HR. Alles online en steeds meer automatiseren. Loket.nl paste perfect”, zegt Kenneth enthousiast.
Hoe ziet zo’n zoektocht naar een nieuwe applicatie voor salaris en HR eruit? Waar begin je? En welke afwegingen maak je? Vragen waar Kenneth en zijn collega’s mee te maken kregen. “Het toenmalige pakket waarmee we werkten, was erg bewerkelijk, waardoor de verwerking veel tijd kostte. Daarnaast was het pakket in onze ogen niet zo gebruiksvriendelijk en van optimaal online samenwerken was geen sprake. Eén ding was zeker: daar moest verandering in komen. Jennifer, Laura en ik hadden alle drie al eens een dergelijke overstap gedaan bij eerdere werkgevers dus het was geen onbekend terrein voor ons”, aldus Kenneth. Ze begonnen met het uitnodigen van verschillende partijen die een online applicatie voor salaris en HR aanbieden. “We hebben van deze applicaties een demo gekregen en vervolgens hebben de voor- en nadelen per applicatie ten gunste van onze praktijk op een rij gezet”, vertelt Jennifer van der Meer, Loonadviseur bij Zirkzee Groep.
De keuze viel op Loket.nl. “Daar hadden we een heleboel redenen voor, maar één van de belangrijkste redenen is toch wel de cao ondersteuning van Loket.nl. Dat scheelt zoveel werk en zorgt ervoor dat wij minder fouten kunnen maken”, vertelt Laura Jong, Loonadviseur bij Zirkzee Groep.
Bijna onwerkelijk
Dat ze bij Zirkzee Groep eind oktober 2018 definitief de keuze voor Loket.nl maakten en op 1 januari 2019 ook echt over waren, klinkt bijna onwerkelijk. Toch is het waar. “Er is zeker wel wat paniek geweest in die maanden. Drie maanden is ontzettend kort voor zo’n implementatie. Gelukkig is het achteraf gezien toch alles meegevallen. We hadden verwacht dat we in januari echt heel wat uren meer zouden maken ten opzichte van vorig jaar januari, maar dat was niet het geval”, legt Kenneth uit. Laura voegt daaraan toe: “Je merkte eigenlijk al direct efficiencyslagen.”
Een overstap van de ene naar de andere applicatie realiseren in zo’n korte tijd, noemen Kenneth en Jennifer geen ideale situatie. “Gelukkig heeft implementatiepartner, Gearsoft, heel wat werk voor ons uit handen genomen en hebben de mensen van Loket.nl, waaronder consultant Jack Cales en de helpdeskmedewerkers, ons bijzonder goed ondersteund”, zegt Jennifer enthousiast. “Ja, de helpdeskmedewerkers van Loket.nl verdienen ook echt een grote pluim. Het is top dat zij veel salariskennis hebben en je dus ook echt gericht verder kunnen helpen. De bereikbaarheid en aandacht maken het plaatje compleet”, aldus Kenneth.
De cao ondersteuning van Loket.nl scheelt zoveel werk en zorgt ervoor dat wij minder fouten kunnen maken.
Automatisch cao onderhoud
De efficiencyslagen, waar Laura eerder over sprak, zijn al direct na de overstap duidelijk zichtbaar voor Zirkzee. “Doordat wij internationaal georiënteerd zijn, heb je regelmatig te maken met buitenlandse medewerkers en werkgevers. Hierdoor heb je veel te maken met bijzondere regelingen en heel veel bijtellingen, zoals de 30% regeling en de netto-bruto bijtelling van cost of living en housing. Daarnaast heb je veel verschillende klanten in verschillende cao’s. En deze cao’s moeten allemaal goed onderhouden worden. Op deze vlakken neemt Loket.nl gewoon veel werk uit handen. Wij hoeven bijzondere regelingen niet keer op keer zelf in te voeren en cao’s worden automatisch onderhouden door Loket.nl. Dat scheelt veel werk en tijd”, legt Jennifer uit. Ook van de mogelijkheid om salarissen automatisch te verwerken en loonaangiften automatisch aan te maken en goed te keuren, maken ze bij Zirkzee al volop gebruik. “Je kunt je voorstellen dat we hierdoor echt tijd overhouden en nog meer de adviesrol richting onze klanten kunnen pakken”, zegt Kenneth. “Vergeet ook het automatisch inlezen van de loonjournaalposten niet. Daarmee besparen we ongeveer een half uur per klant”, vult Laura aan.
Dat ze bij Zirkzee voortvarend aan de slag gegaan zijn met Loket.nl is overduidelijk. “Alle medewerkers hebben nu toegang tot het Werknemerloket. Daar kregen we direct positieve reacties op. Daarnaast brengen we bijvoorbeeld de verlofmodule en dossiervorming ook steeds meer onder de aandacht. We willen onze klanten alles laten zien wat er mogelijk is in Loket.nl en hen het gemak laten ervaren”, vertelt Kenneth.
Tips bij een overstap
Een overstap naar een andere applicatie voor salaris en personeel is een ingrijpende verandering binnen een organisatie. “Het zorgde ook echt wel voor wat spanning intern. Met name omdat wij de beslissing redelijk last-minute namen om over te stappen”, vertelt Kenneth. Gezien Laura, Jennifer en Kenneth recentelijk de overstap hebben meegemaakt, delen zij ook graag wat tips waar andere kantoren mogelijk wat aan kunnen hebben in zo’n traject.
“Allereerst is het van groot belang dat je goed kijkt welke applicatie bij jouw kantoor past en waarmee je jouw klanten volledig kunt bedienen. Maak afspraken met verschillende partijen en kom er in gesprekken en door het gebruik van een proefaccount achter hoe goed de applicatie aansluit op je wensen. Daarnaast adviseren wij om voldoende tijd voor de implementatie te reserveren. Bij ons heeft de last-minute beslissing en implementatie in korte tijd goed uitgepakt, maar het geeft misschien wel wat meer rust als je weet dat je langer de tijd hebt. En ben je van plan om samen te werken met een implementatiepartner? Dan raden wij aan om tijdig voorafgaand aan de implementatie een afspraak te plannen. Zo kun je precies bespreken wat er moet gebeuren en wat er van elkaar verwacht wordt”, aldus Jennifer.
