Maak het jezelf makkelijk én bewaar documenten veilig!

Maak het jezelf makkelijk én bewaar documenten veilig!

13 augustus 2018

Eenvoudig en met een minimale foutkans arbeidscontracten maken én veilig online bewaren. Lijkt dat niet bijna te mooi om waar te zijn? Nee hoor! Heb je een geschikte kandidaat gevonden en komt de medewerker daadwerkelijk in dienst? Van het aanmaken van een contract, tot het opslaan van documenten in digitale personeelsdossiers: aan alles is gedacht bij Loket.nl.

Wanneer je op zoek bent naar een nieuwe medewerker en een vacature uitzet, stromen mogelijk de sollicitaties binnen. Met slechts een aantal interessante sollicitanten ga je in gesprek. De gegevens van hen wil je alvast op een veilige plaats opslaan. Dat kan in Loket.nl! Je slaat alle gegevens die je hebt van de potentiële nieuwe medewerker(s) op in de applicatie onder ‘Sollicitanten’. Denk hierbij aan adresgegevens, genoten opleidingen, contactgegevens etc.

Heb je een keuze gemaakt voor een nieuw talent en heb je afspraken gemaakt over het arbeidscontract? Dan is het tijd om de nieuwe medewerker in de applicatie op te voeren als medewerker. Alle gegevens die je eerder had opgeslagen onder ‘Sollicitant’ worden direct ingevuld bij de nieuwe medewerker en daarnaast is Loket.nl zo ingericht dat er al veel standaardvelden gevuld zijn. In Loket.nl kunnen er namelijk verschillende dienstverband sjablonen aangemaakt worden. Voor een bepaald type dienstverband, zoals een oproepkracht, kan er dan een voorgedefinieerd dienstverband aangemaakt worden. Wanneer de nieuwe medewerker vervolgens wordt opgevoerd, kan er een sjabloon geselecteerd worden en worden de voorgedefinieerde gegevens automatisch gevuld. Daar hoef je zelf niets meer aan te doen. De cao zit er direct aan vast. Er komt eigenlijk automatisch een arbeidscontract uitrollen. Kortom, de foutkans is minimaal en het gaat veel sneller!

En nu, veilig het arbeidscontract opslaan

Het arbeidscontract is opgesteld, nu is het zaak dat het door beide partijen wordt ondertekend én dat het op een veilige plaats wordt opgeslagen, i.v.m. de privacywetgeving. Dat betekent dat je het contract niet zomaar ergens mag laten slingeren. Maar hoe ben je er zeker van dat het veilig wordt opgeslagen, altijd beschikbaar is en alleen door de juiste mensen gezien kan worden? Dossiervorming (van Qwoater) in Loket.nl biedt uitkomst. Je kunt documenten, zoals contracten, gemakkelijk opslaan in digitale personeelsdossiers en direct bepalen wie wat mag zien. Niet alleen als werkgever kun je deze dossiers dus raadplegen. Juist ook werknemers kunnen altijd en overal hun eigen personeelsdossier inzien door in te loggen in het Werknemerloket. Zo hebben ze alle gegevens rondom hun werk in één handige applicatie bij de hand.

Continu in ontwikkeling

Om het nog simpeler te maken, zijn we nu ook aan het ontwikkelen dat documenten digitaal ondertekend kunnen worden. Documenten printen, tekenen, scannen en digitaal verwerken wordt hiermee overbodig. Voor ieder document kan straks ingesteld worden of het ondertekend moet worden en zo ja, door wie. En is het door beide partijen ondertekend? Dan wordt het direct op de juiste plaats veilig opgeslagen.