In ons dagelijks leven raken wij er steeds meer aan gewend dat systemen onderling met elkaar communiceren. Je start je auto en jouw telefoon is direct gekoppeld en al je contactpersonen kun je vanaf je stuur selecteren. Dit vinden wij tegenwoordig niet meer dan normaal. Je klanten gaan dit gemak ook steeds meer verwachten van de bedrijfsapplicaties die ze gebruiken. En daar kom jij als salarisadministrateur ineens in beeld, want je klant is op zoek naar een plannings- en tijdregistratiesysteem en wil dat ook gekoppeld hebben aan Loket.nl. Maar waar begin je? Het selecteren van een systeem waarmee je kunt koppelen is een complex proces. “Je kunt door de bomen het bos niet meer zien”, vertelt Vincent Peskens, Adviseur Time To Manage.
Vragen over het aannemen van een nieuwe werknemer of hoe om te gaan met een zieke werknemer gaan je gemakkelijk af, want dat is in de loop van de jaren routine geworden. Maar de vraag voor een geschikt systeem voor planning en tijdregistratie is nieuw en er is zoveel te krijgen in de markt. De kans dat jij voor iedere specifieke klant 1,2,3 een geschikt systeem kan noemen, is erg klein. Een geschikt systeem hangt vaak ook sterk af van de branche waarin een ondernemer actief is en ook van de specifieke wensen. Wil een ondernemer werken met een klok? Of wil hij vingerafdrukregistratie inchecken met een app?
Hoe ga je te werk? Stel de volgende vragen:
- Wat is het probleem? Waar loop jij of loopt de ondernemer tegenaan?
- Waar ligt de focus? Is hij het bijvoorbeeld meer dan zat dat de uren iedere maand weer handmatig ingevoerd moeten worden in meerdere systemen? Dan zal de focus liggen op een goede en efficiënte urenregistratie.
- Wat zou je willen koppelen? Is het voldoende om alleen de salarisgegevens uit te wisselen?
- Wat moet er allemaal geïmporteerd en/of geëxporteerd worden? Vraag jezelf af welke gegevens inzichtelijk moeten worden.
Als je antwoord hebt op deze vragen, ben je al een heel eind op weg en kun je gerichter op zoek naar een systeem om mee te koppelen. “Maar er zijn nog een aantal zaken waar je goed over na moet denken voor je echt gaat koppelen”, vertelt Vincent. We pakken weer even een urenregistratiesysteem als voorbeeld.
- Wie mag wat beheren (rechtenstructuur)?
- Moet de applicatie ook via mobiel te raadplegen zijn (responsive design)?
- Wat moeten de medewerkers kunnen zien? En wat mogen zij juist niet zien?
- Moeten medewerkers zelf de mogelijkheid krijgen om zich in te schrijven op diensten of onderling diensten kunnen ruilen?
- De gegevens uit een tijdregistratiesysteem zijn geschikt om te verlonen, maar zou de organisatie nog meer met het pakket willen doen?
Denk hierbij aan:
- Personeelsplannen: het zorgen voor de juiste bezetting op de juiste plaats, op het juiste moment en met de juiste skills
- Kostenplaatsregistratie: bezetting per afdeling
- Orderregistratie
- Toegangscontrole: wie mag waar en wanneer in?
- Koppelingen met andere systemen, zoals een uitzendureau en ERP
Het mag duidelijk zijn dat het van groot belang is dat je niet zomaar het eerste beste systeem kiest wat tegenkomt. Er zit veel meer achter. “Om tot de beste oplossing te komen, adviseer ik dan ook om mensen erbij te betrekken die de betreffende expertise en ervaring in huis hebben”, aldus Vincent. Alleen kun je niet alles weten, doe het dan ook niet alleen! Het is belangrijk dat er een koppeling gerealiseerd wordt waar soepel mee gewerkt kan worden, maar ook een systeem waar je alle wensen mee kunt realiseren.
