De coronacrisis heeft ons reisgedrag (woon-werkverkeer) blijvend veranderd, het was dé aanzet tot meer thuiswerken. Niet meer iedere dag in de auto, trein of op de fiets naar het werk, maar een afwisseling met achter je bureau in huis. In 2020 werd besloten dat de vaste reiskostenvergoeding mocht doorlopen zoals die vóór de eerste lockdown in maart 2020 vastgesteld was. Sinds 1 januari 2022 is deze regeling vervallen. Hoe ga je daarmee om als werkgever?
Reisgedrag opnieuw in kaart brengen
In het kort uitgelegd: sinds 1 januari 2022 mag een thuiswerkdag niet meer als een reisdag worden aangewezen. Er mag dan ook geen reiskostenvergoeding meer betaald worden over deze thuiswerkdag, wanneer de medewerker niet minstens 36 weken of 128 dagen naar kantoor reist. De reiskostenvergoeding moet op het nieuwe patroon worden aangepast en mag niet meer gebaseerd zijn op het reisgedrag van vóór de eerste lockdown in maart 2020.
Wanneer wel reiskosten declareren?
Als een medewerker minimaal 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist, dan mag de vaste reiskostenvergoeding vanaf 1 januari 2022 nog steeds onbelast uitbetaald worden. Is dat niet het geval? Dan moeten reiskosten uitbetaald worden op basis van nacalculatie of declaratie. Je betaalt dan enkel de dagen dat er echt gereisd is tot een maximaal bedrag van €0,19 per kilometer onbelast. In praktijk zal dit ervoor zorgen dat een vaste reiskostenvergoeding voor heel veel medewerkers zal vervallen, gezien de huidige omstandigheden en de onduidelijkheid daaromheen.
Reiskosten op nacalculatie
Bij reiskosten op nacalculatie geef je de medewerker iedere maand een vaste reiskostenvergoeding en reken je aan het einde van het jaar op basis van een nacalculatie af op basis van de daadwerkelijk gereden kilometers.
Reiskosten declareren
Bij reiskosten op basis van declaratie geeft de medewerker per maand het aantal reisdagen door aan de werkgever. Zo ontvangt de medewerker gewoon een vaste reiskostenvergoeding per gedeclareerde reisdag.
Eenvoudig medewerkers zelf reiskosten laten declareren?
Wil je dat medewerkers zelf snel en gemakkelijk digitaal hun reiskosten kunnen declareren? In het Werknemerloket kunnen zij elke reisdag in een handomdraai declareren. De leidinggevende hoeft de declaratie enkel nog te accepteren en de vergoeding wordt daarna meegenomen in de eerstvolgende salarisuitbetaling. Klik verder voor handige instructievideo’s.
Stem duidelijk af wie wanneer op kantoor is
Hoeveel mensen mogen er tegelijkertijd aanwezig zijn in jouw pand? Hoe vaak wil je dat je medewerkers op kantoor zijn? Maak een plan en eventueel een schema wie er wanneer op kantoor werkt en stem dit duidelijk af met iedereen binnen je organisatie.
Hulp nodig?
Heb je hulp nodig bij deze verandering van de reiskostenvergoeding? Neem dan contact op met het accountantskantoor waarmee je samenwerkt. Of je nu reiskosten wil uitbetalen op basis van nacalculatie of declaratie, het accountantskantoor kan jou meer vertellen over de mogelijkheden.
