Samen sparren over nieuwe functionaliteiten

Samen sparren over nieuwe functionaliteiten

Maarten van Heijst, Applicatiebeheerder

12 april 2019

Een aantal keer per jaar verwelkomen wij een grote groep Loket.nl Insiders. Dit zijn betrokken gebruikers die samen met ons kijken naar actuele ontwikkelingen van Loket.nl. Hoe ver staan we, hoe zien de eerste schetsen eruit en waar lopen we tegenaan? De input die in deze sessies vanuit de gebruikers komt, is essentieel om te komen tot een goede beeldvorming van wat er in de praktijk speelt. Zitten we op het goede spoor? Waar zouden we nog slagen kunnen maken? Het format van de Loket.nl Insider bijeenkomsten nodigt uit tot interactie. Voor onze Insiders is het niet alleen interessant om te weten waar we bij Loket.nl allemaal mee bezig zijn, maar ook om van andere kantoren te horen hoe zij ergens tegenaan kijken of mee omgaan in de dagelijkse praktijk. Na de sessies wordt er onder het genot van een hapje en drankje met z’n allen nagepraat over alles wat speelt rondom onze applicatie. Samen bouwen we aan functionaliteiten om de applicatie nog beter te maken.

Op 4 april mochten we weer zo’n 40 gebruikers uit heel het land verwelkomen bij ons in Tilburg voor de Loket.nl Insider bijeenkomst. Dit keer kwamen de volgende drie onderwerpen aan bod: ‘Van Werkgever naar Provider startpagina’, ‘De nieuwe Werknemer in stappen’ en ‘AHA! Inzicht in wensen’. In dit artikel neem ik je graag mee in de sessies van deze bijeenkomst.

Van Werkgever naar Provider startpagina

In deze sessie pakten we even terug op de vorige Insider bijeenkomst. De vorige keer hebben gebruikers namelijk meegedacht over de werkgever startpagina in de nieuwe versie van Loket.nl. Mijn collega Berto Vermeer en ik namen de gebruikers mee in de eerste klikmodellen van de werkgever startpagina. Dit was een opzet op basis van de input van vorige keer.

Vooral de rust die de pagina uitstraalt, viel voor de Insiders op. Daarnaast werd het duidelijk dat er zaken eenvoudig inzichtelijk gemaakt kunnen worden met grafieken. In het verdere traject worden uiteraard ook werkgevers benaderd, aangezien zij uiteindelijk de eindgebruiker van deze pagina zijn.

Vervolgens zoomden we in op het startscherm van de provider gebruiker. Wat wil een gebruiker van een accountantskantoor direct zien als hij of zij inlogt in Loket.nl? We gebruikten het huidige startscherm als beginpunt. Wat bleek? Wat de provider gebruiker echt inzichtelijk wil hebben, werd haarfijn duidelijk: inzicht en workflow in de primaire processen, zoals verlonen, loonaangifte, pensioenaangifte en journaliseren. Ook kwam de wens om inzichtelijk te krijgen wat de werklast voor een afdeling of persoon is voor een bepaalde periode. “Stel dat een collega een aantal dagen vrij wil, welke werklast zal ik dan moeten verdelen over andere gebruikers?”

De input van de Insiders heeft ervoor gezorgd dat wij een prima beeld hebben gekregen met concrete voorbeelden. Berto geeft aan dat we gaan kijken hoe we de vertaalslag kunnen maken naar de applicatie.

De nieuwe werknemer in stappen

Onno Wieleman en Jan Bollen startten deze sessie met een weergave van de huidige manier van het invoeren van een nieuwe werknemer. Dit vergt nogal wat stappen, denk maar eens aan de volgende: profielen, sjablonen, invoer nieuw dienstverband, toeslagen, verlofregelingen, toegang tot het Werknemerloket, excasso en verdeling journaal. Dit zijn zomaar een aantal stappen waar je mee te maken kunt krijgen.

Tijdens deze sessie bleek dat er behoefte is aan het vereenvoudigen van dit proces door slimmer in te richten. Waarom zou je alles aan gebruikers laten zien wat al goed gevuld is of niet nodig is om te tonen? Zo zouden bijvoorbeeld de velden: auto van de zaak en arbeidspatroon niet getoond hoeven worden bij het invoeren van een nieuwe oproepkracht.

Door sjablonen en profielen samen te voegen en bij het invoeren van een nieuwe medewerker enkel de velden te tonen van gegevens die nog ontbreken, is het proces al een stuk slimmer ingericht. Daarnaast kan dit nog verder verbeterd worden door bijvoorbeeld op basis van bekende gegevens een voorstel voor het fiscaal jaarloon te doen. “Maak het makkelijk voor de gebruiker en zorg dat hij zo min mogelijk hoeft te muteren”, was een veelgehoorde uitspraak. Deze feedback nemen we dan ook zeker mee bij het maken van functionele keuzes in het proces.

Jan was erg blij met de interessante input van de gebruikers.

Jan was erg blij met de interessante input van de gebruikers.

AHA! Inzicht in de wensen

We merken dat gebruikers in de praktijk tegen zaken aanlopen waarbij de applicatie hen nog beter zou kunnen ondersteunen. Gebruikers maken deze wensen graag kenbaar en wij zijn hiermee ook erg geholpen. We horen natuurlijk graag wat er speelt in de dagelijkse praktijk, zodat wij de applicatie nog beter aan kunnen sluiten op de behoefte van gebruikers. Aangezien we te maken hebben met veel verschillende wensen, ligt er voor ons de taak om deze verzoeken allemaal op een juiste wijze te prioriteren. Je zal begrijpen dat dat sommige wensen op korte termijn uitgevoerd kunnen worden, maar dat dit niet voor allemaal geldt. Om beter inzicht te geven in wat er speelt, zijn wij op zoek naar meer transparantie, zodat gebruikers altijd inzicht hebben in wat er gebeurt met hun wensen.

Tijdens de Insider bijeenkomst op 4 april hebben Hans Meuffels en Michel Cobben de creativiteit van alle aanwezigen goed benut om na te denken over een ideeënportaal. Op zo’n portaal kunnen gebruikers dan bijvoorbeeld zien welke wensen er leven bij andere gebruikers en wat de status is van een bepaald verzoek. Dat kan heel succesvol zijn, maar voordat je zo’n portaal lanceert moet je de goede vragen stellen. Vragen als: ‘Wie mogen er gebruik van maken? En ‘Hoe voorkom je dat zo’n portaal rommelig wordt?’ kwamen onder andere naar voren. Belangrijke vragen waar we samen over nagedacht hebben. Waar alle Insiders het unaniem over eens waren, is dat zo’n portaal zeker toegevoegde waarde kan leveren. Er werd dan ook enthousiast gereageerd op dit initiatief.

Medewerkers
954.342