De uitbraak en vliegensvlugge verspreiding van het coronavirus in Nederland raakt ons allemaal en vraagt van alle mensen en organisaties aanpassingen. Zo zijn er veel bedrijven die hun medewerkers in deze tijd, waar mogelijk, thuis laten werken. Behoort thuiswerken bij jouw bedrijf tot de mogelijkheden? Dan geven we je graag een aantal tips om zo optimaal mogelijk vanuit huis te werken.
Waar thuiswerken een aantal maanden geleden misschien nog door mensen gezien werd als ‘lekker’, is het nu toch wel duidelijk dat thuiswerken een hele andere aanpak en mindset vereist van medewerkers om het werk zorgvuldig uit te voeren. En vooral als het voor een langere tijd het geval is. 12 tips om optimaal thuis te werken:
1. Verander niets aan je (werk)ritme
Misschien lijkt het verleidelijk om een stuk later op te staan of in je ochtendjas achter de laptop te kruipen en te beginnen aan je werk. Toch is dit niet bevorderlijk. Zet je wekker gewoon op dezelfde tijd als hij altijd staat op een werkdag, was jezelf, kleed je aan en ontbijt. Je zal zien dat je jezelf een stuk frisser voelt en daardoor meteen productiever aan de slag kunt gaan.
2. Zorg voor een goede werkplek in huis
Op de bank of in bed werken is not done. Niet goed voor je nek, rug en schouders, maar ook niet de meest productieve houding. Heb je een bureau, top! Geen bureau? Ga dan in ieder geval aan een tafel zitten. Mogelijk kun je ook een laptopstandaard, externe muis, toetsenbord en eventueel beeldscherm van je werk meenemen om thuis te gebruiken. Anders kun je overwegen om materialen als deze aan te schaffen. Zorg er daarnaast voor dat je op een stoel zit waarop je rechtop kan zitten, zodat je geen last krijgt van je nek en schouders.
Heb je de mogelijkheid om een vaste werkplek in te richten thuis? Zeker doen. Zo loop je namelijk niet de kans om afgeleid te worden door andere klussen in huis die nog op je liggen te wachten (was, strijk, vaatwasser uitruimen, etc.).
3. Plan je werkzaamheden in
Door je werkzaamheden in te plannen, geeft het je meer structuur en houvast. Je weet precies wat je op een dag af wil of moet hebben. Natuurlijk kunnen er altijd ad hoc zaken tussendoor komen, dat blijf je houden. Door een goede planning te maken, kun je altijd kijken of deze ad hoc zaken passen in je dag en of dat je eventueel iets kunt verplaatsen.
4. Neem echt je pauzes
Op kantoor pak je regelmatig een pauze. Even naar het koffieapparaat lopen, een lunchpauze of een lunchwandeling. Allemaal momenten dat je het werk even loslaat, zodat je er daarna weer fris tegenaan kan. Vergeet dit ook niet als je thuiswerkt. Vind je dat moeilijk? Plan bij wijze van je pauzemomenten in en sta even op. Heb je een tuin of balkon? Ga bijvoorbeeld af en toe een luchtje scheppen. Lunchtijd? Neem echt even afstand van je werk en geniet van je lunch, pas dan laat je jouw werk ook los.
Het gevaar van thuiswerken is dat je veel meer werkt dan normaal op kantoor, omdat je geen ‘afleiding’ hebt. Ergens klinkt dat misschien goed, maar juist die afleidingen af en toe en pauzemomentjes zijn dus zo belangrijk. Maak een goede balans van werk en pauze, zoals je normaal op kantoor ook zou doen.
5. Laat overleggen doorgaan
Overleggen die je normaal gepland had staan, kunnen uiteraard gewoon doorgaan als je thuiswerkt. In de tijd van nu zijn er zoveel mogelijkheden, van normale telefonische afspraken tot videocalls met meerdere personen. Geen reden om die afspraken af te zeggen. Zorg er wel voor dat je gerichte overleggen hebt. Dus bereid overleggen voor, zet wat punten op een rij waar je het over wil hebben, zodat je ook de informatie uit de overleggen krijgt die je nodig hebt.
6. Online tools gebruiken
Om optimaal samen te werken, kunnen we tegenwoordig van heel wat online tools gebruikmaken. Denk aan Slack, Microsoft Teams, Google Drive of SharePoint. Met Slack chat je gemakkelijk over en weer, kun je (video)bellen en je scherm delen. En ook Microsoft Teams maakt bijvoorbeeld een videocall met een aantal personen wel heel eenvoudig. Met Google Drive en SharePoint kun je heel eenvoudig samen in één document werken, zonder het continu heen en weer te sturen.
Zo zijn er natuurlijk nog meer online tools waar je gebruik van kunt maken. Maken jullie hier binnen het bedrijf nog geen gebruik van? Gooi het eens in de groep. Waarom moeilijk doen als het heel makkelijk kan?
Lees meer over videoconferencing.
7. Zorg voor duidelijke communicatie
Elkaar op afstand begrijpen, lijkt soms toch best een lastige opgave. Ken je die voorbeelden dat je een tekst in e-mail of WhatsApp berichtje compleet anders geïnterpreteerd hebt dan bedoeld was? Ook dat kan sneller voorkomen als je op afstand samenwerkt. Lees je bericht daarom nogmaals of er echt staat wat je bedoelt, pak bij twijfel de telefoon of kies voor videobellen, zodat je elkaar ‘aan kunt kijken’.
8. Vergeet de small talk niet
Hoe vaak is er sprake van small talk op kantoor? Precies, ongekend vaak. En dat maakt de sfeer juist ook zo goed. Betekent thuiswerken dat je dat nu allemaal moet missen? Nee hoor, dat hoeft niet zo te zijn. Heb je een call staan? Praat ook even over andere dingen dan werk, niks mis mee.
9. Week- en/of dagstarts handhaven
Wordt er bij jouw team iedere week gestart met een weekstart of zelfs dagelijks met een dagstart? Doe dit nu ook, bijvoorbeeld in een videocall. Houd elkaar op de hoogte waar je mee bezig bent en eventueel tegenaan loopt of hulp bij nodig hebt.
10. Zorg voor een goede werk-privé-balans
Even weinig inspiratie meer voor je werk en zin om een aflevering van je favoriete serie te kijken op Netflix? Want, ach dat werk maak je dan toch vanavond wel af. Beter doe je dit niet tijdens je werk. De kans bestaat dat je flink uit balans bent hierdoor. Tijdens een werkdag op kantoor zou je dit immers ook niet doen.
Natuurlijk is het voor ouders met kinderen thuis wat lastiger om een optimale werk- privé-balans te hebben in deze tijd. Probeer zoveel mogelijk in blokken te werken, bijvoorbeeld als je kinderen met hun schoolwerk bezig zijn, of als je baby op bed ligt. Is je partner ook thuis? Dan kun je eventueel met hem of haar afspraken maken hierover. Stem hierover uiteraard ook af met je leidinggevende en bespreek eventuele problemen.
11. Stop op tijd
Als je thuiswerkt, is de verleiding vaak groter om nog even door te werken. “Ik hoef nu toch de file niet in, dus ben alsnog eerder thuis”, is een veelgehoorde uitspraak. Begrijpelijk, maar pas op! Maak hier geen standaard van. Pak je ontspanning, zoals je normaal gesproken ook na een werkdag doet.
12. Maak het gezellig in huis
Een saaie werkplek? Nergens voor nodig toch? Zorg ervoor dat je werkplek thuis een fijne plaats is om te zitten. Zet bloemen weg, hang foto’s op of waar je ook gelukkig van wordt. Het zijn de kleine dingen die het verschil maken.
Wil je als werkgever je personeel tegemoet komen in de kosten die ze maken tijdens het thuiswerken? Denk dan ook eens aan een thuiswerkvergoeding.
