De keuze gemaakt om over te stappen naar een andere HR- en salarisapplicatie? Dan is de kans groot dat je opziet tegen de implementatie. Veel administrateurs hebben namelijk de associatie dat zo’n overstap gepaard gaat met veel stress en overwerkuren. Toch hoeft dat niet zo te zijn. Het kan zelfs goed zo zijn dat je al op hele korte termijn efficiencyslagen merkt. Dat is immers wel waar we bij Loket.nl naar streven en wat we terug horen van (nieuwe) klanten.
Benieuwd hoe je die efficiencyslagen kunt maken en kosten kunt besparen met Loket.nl? In dit blog neem ik je graag mee in een aantal voorbeelden bij het inregelen van de salarisadministratie.
Een compleet ingerichte woonkamer
Om kantoren te ontzorgen bij de implementatie, hebben we de applicatie al voor een gedeelte ‘vooringericht’. Naast een aantal voorbeeldwerkgevers, waarbij naast de salarisverwerking ook HRM modules, werkgever- en werknemergebruikers zijn aangemaakt, activeren wij ook al direct alle op dat moment voorkomende loonmodellen. De loonmodellen die gekoppeld zijn aan een cao, hebben we al vooringericht met zogenaamde profielen voor een vaste medewerker, oproepkrachten en stagiaires. Alle gangbare cao’s zitten erin. Stel je hebt klanten in de horecabranche, dan hang je al deze werkgevers aan de cao horeca en alle medewerkers aan het juiste profiel en direct worden alle verplichte pensioenfondsen, sociale fondsen, opleidingsfondsen, vakantietoeslag e.d. met de juiste berekeningswijze geactiveerd bij de medewerkers. Wij noemen dit ook wel ‘een compleet ingerichte woonkamer’. Je kunt je voorstellen dat de foutgevoeligheid hierdoor minimaal is.
Soms krijg ik wel eens van klanten te horen: “In onze vorige applicatie had je niet te maken met sociale fondsen en werden bepaalde fondsen anders berekend”. Dat moest dan door hen vaak zelf worden ingericht en sommige fondsen werden ook wel eens vergeten. Zo voorkom je dat er bij bepaalde fondsen geen inhoudingen en/of afdrachten gedaan worden en dat alle fondsen worden berekend conform de voorschriften van de fondsen. Geen handmatig werk meer én geen kans om het te vergeten. Loket.nl zorgt ervoor dat toekomstige aanpassingen in berekeningswijze, percentages en franchises automatisch worden aangepast. Natuurlijk wordt je hierover geïnformeerd via ons mededelingensysteem die ook voor de werkgever inzichtelijk is.
Integraties met openbare databronnen
Door onze integraties met openbare databronnen, zoals het RDW, de Kamer van Koophandel en postcodetabel, zie je vaak leuke effecten ontstaan. De connectie met het RDW is bijvoorbeeld heel waardevol. Het zorgt er namelijk voor dat direct de juiste percentages bijtelling automatisch ingevoerd worden bij een auto van de zaak. Je hoeft dus niet tientallen auto’s handmatig in te voeren. Andere HMR-systemen en salarissystemen bieden zo’n connectie met het RDW vaak niet. En wat zie je dan gebeuren? Eigenlijk heel simpel: dat er foutieve bijtellingspercentages of bedragen ingevuld staan en in sommige gevallen dus ook te veel bijtelling betaald wordt, bijvoorbeeld 25% in plaats van 22%. Reken dat verschil maar eens uit bij een auto van €50.000. Dat levert al snel een aantal honderd euro per jaar op voor de medewerker. Klein foutje, groot verschil!
Door de connectie met de Kamer van Koophandel verrijken we gegevens bijvoorbeeld met de juiste SBI codes en NAW gegevens. Dat is erg handig bij het opvoeren van een nieuwe werkgever. Ik krijg wel eens terug van nieuwe Loket.nl gebruikers dat zij eerder bijvoorbeeld jaren de verkeerde bedrijfsnaam hanteerde of er andere verkeerde gegevens ingevoerd waren over de werkgever. Dat zal nu niet meer gebeuren, want de Kamer van Koophandel verrijkt gegevens én corrigeert.
Loonjournaalposten automatisch in je financiële administratie
Wil je loonjournaalposten automatisch in je financiële administratie hebben staan? Fluitje van een cent bij Loket.nl. Door een koppeling te maken met een financieel systeem, zoals Exact Online en Twinfield worden loonjournaalposten automatisch ingelezen in de financiële administratie. Zo gaat dit niet meer over en weer via e-mail. Stukken veiliger én je bespaart tijd.
Tegenwoordig kan het inlezen van SEPA betaalbestanden zelfs ook al helemaal geautomatiseerd worden. Door een koppeling met OneLinQ kunnen salarisbetalingen en loonafdrachten automatisch opgehaald worden uit Loket.nl en verstuurd worden naar de bank. Je hoeft dan alleen nog maar de betaaldatum te kiezen en de betaling goedkeuren.
Klanten informeren wordt nog eenvoudiger
Zodra de verloning gereed is en de loonrun klaarstaat, brengt de administrateur daar de werkgever van op de hoogte. Dit gebeurt vaak via e-mail. Tijdrovend als je dit voor al je klanten moet doen. Daarom hoef je dit met Loket.nl niet meer zelf te doen. Je kunt standaard e-mailteksten gebruiken in de applicatie en deze kun je uiteraard ook personaliseren.
Automatisch verwerken
Als alle gegevens helemaal overgezet zijn naar Loket.nl en de druk van de implementatie een beetje van de ketel is, kun je in Loket.nl verder aan de slag met optimaliseringsslagen.
We helpen onze startende kantoren hier o.a. mee door hen enkele maanden na de implementatie uit te nodigen voor een webinar. Het mooie van de implementatie is dat onze coaching en begeleiding tijdens de ingebruikname van Loket.nl en het volgen van het webinar volgens het fair-use principe volledig kosteloos is. Dus geen verborgen kosten!
Een mooi voorbeeld van zo’n optimaliseringsslag is het collectief verwerken van een groep klanten, automatisch! Het automatisch verwerken van de salarisbetaling is echt een efficiënte uitkomst. Loket.nl is namelijk zo ingericht dat loongegevens op een vooraf vastgestelde datum automatisch verwerkt kunnen worden. En of je nu iedere 18e of 24e van de maand de loongegevens wilt verwerken, dat heb je helemaal zelf in de hand. Je past je werkproces aan op de ingestelde gewenste datum en zorgt dat voor die datum alle mutaties binnen zijn. Verder heb je er nagenoeg geen omkijken meer naar. Ook als de datum in het weekend of op een feestdag valt, kun je aangeven of je de verwerking ervoor of erna wilt starten.
