In de podcast- en YouTubeserie ‘De Toekomst van HR’, die we maken in samenwerking met Ronnie Overgoor (7DTV), gaan we in gesprek met inspirerende en ervaren personen binnen de HR-wereld. Hans Scheffer is er daar één van. In dit artikel vind je het uitgewerkte interview. Wil je liever luisteren of kijken? Dan kan dat ook.
Voor Scheffer zijn mensen het allerbelangrijkste. “Cultuur gaat verder dan het schenken van lekkere koffie en het hip inrichten van je tent. Dat is voor mij geen cultuur. We proberen een bedrijf te bouwen waar mensen centraal staan”, vertelt hij. “Ik ben samen met mijn drie kompanen in 2013 begonnen met een klein printplatformpje wat inmiddels is uitgegroeid tot een marktplaats voor gepersonaliseerde printproducten, actief in dertien landen.” Helloprint mag dan gedrukte producten in de breedste zin van het woord maken, ze hebben geen eigen drukkerijen. “We hebben connecties met zo’n 300 producenten wereldwijd. Die koppelen we met vervoerders, een slimme techniek bepaalt waar iets gemaakt wordt en wie het verzendt.”
Kantoor in het buitenland
Hoewel Helloprint een echt Rotterdams bedrijf is, hebben ze ook een kantoor in Valencia. “Dat is ons hoofdkantoor inmiddels, het is groter dan ons Nederlandse kantoor. We zijn er ooit terecht gekomen doordat één van mijn beste vrienden met zijn vrouw Eva ging emigreren naar Valencia.” Scheffer ontdekte dat het Spaanse ondernemingsklimaat net zo fijn was als het weer. “Het is echt een talentenmagneet! We begonnen met een klein kantoortje, inmiddels is dat 160 man groot. Mensen trekken van alle delen van de wereld naar Valencia om daar mooie tijd te hebben en bij een snelgroeiend bedrijf te werken.”
Cultuur was geen doel op zich
Hoewel Helloprint nu bekend staat om zijn unieke cultuur, is dit nooit een doel op zich geweest. “Ik ben inmiddels 22 jaar ondernemer en heb altijd geloofd dat je met ondernemende mensen die je veel vrijheid geeft, veel kunt bereiken. Waarom moeten we veel afspraken maken met elkaar? Als je in goed vertrouwen met professionele mensen werkt, en je communiceert goed, dan kun je heel ver komen.”
Scheffer kan zich nog goed herinneren dat hij zijn eerste medewerker aannam. “Dat was vrij snel. Het begon aan de keukentafel, dan ga je wat mensen erbij betrekken die je goed kent uit je netwerk, vrienden van vrienden van vrienden. Dan bouw je een bedrijf met echte mensen en echte omzet en kantoren.”
Arbeidsovereenkomst op één A4
Toen Scheffer een arbeidsovereenkomst moest opstellen voor één van zijn eerste medewerkers, kwam hij erachter dat er best vreemde dingen in stonden. “Als je goed leest gaat er zo weinig vanuit vertrouwen. Je hebt een mooi recruitmentproces met elkaar doorlopen en bent enthousiast over wat je gaat doen. Dan komt er ineens een soort rechten- en plichtenhandboek op tafel met wat je allemaal niet mag. Die zijn allemaal ook al bij wet geregeld.” De ondernemer besloot daarom te streven naar een overeenkomst die past op één A4-tje.
Hiervoor ging hij naar zijn vaste advocaat in Rotterdam om een arbeidsovereenkomst te maken die eigenlijk geen echte arbeidsovereenkomst is. “Ik noemde het een samenwerkingsovereenkomst, en wilde alles eruit slopen wat de advocaat erin wilde. Dat was nog niet zo makkelijk, maar uiteindelijk resulteerde het in een simpele overeenkomst die uitgaat van veel positiviteit. Alles wat niet noodzakelijk was hebben we eruit gehaald. Dat gaat uit van eigen verantwoordelijkheid, dus niet van het aantal uren dat je moet maken of het aantal vakantiedagen. Voor mij is dat een normale manier van met elkaar omgaan, net zoals dat je een relatie of vriendschap hebt. Je legt niet alles helemaal tot in detail vast. Ik ben wars van regeltjes en afspraken die niet nodig zijn, dus ik probeer dat te voorkomen en door dialoog dingen op te lossen. Dat werkt eigenlijk buitengewoon goed.”
“Jonge mensen zijn nog zoekende naar wat normaal is. Die komen met zo’n overeenkomst thuis, en dan zegt papa dat het niet kan, omdat er niets over hun pensioen instaat. Maar dat is allemaal bij wet geregeld. Juist mensen die wat verder zijn in hun carrière snappen gelijk waarom dit fijn is.” Bij Helloprint wordt niet per se gestuurd op output, maar op verwachtingen van beiden kanten. “Sturen op output klinkt alsof je target gedreven bent, dat is niet het geval bij ons. We hebben onze doelstellingen en targets, maar het is niet zo dat dat een heilige graal is en dat er langs die maat gemeten wordt. Het gaat erom dat de verwachting van jou als medewerker en ons als werkgever in balans zijn.”
Sturen op medewerkerstevredenheid
“We meten medewerkerstevredenheid, dat is één van de belangrijkste KPI’s van het bedrijf. We hebben veel performance reviews, dat noemen we ‘culture-ups’. Dat is een soort 365 graden-feedbackgesprek waarin je uitspreekt hoe het gaat langs een culturele meetlat. Ook hebben we heel veel mechanismes om gewoon met elkaar in gesprek te blijven en te kijken of het goed gaat.” Scheffer vertelt dat de medewerkerstevredenheid ontzettend hoog is bij Helloprint. “Je ziet soms dat medewerkers zich echt extraordinair ontwikkelen. Dat kost wel energie, maar ik geloof dat je pas echt iets kunt bereiken als je er moeite in stopt. Het gaat niet vanzelf.”
Scheffer legt uit dat er ondanks deze constante overleggen wel een zekere hiërarchie is binnen Helloprint. “We zeggen dat er weinig hiërarchie is en dat alle deuren openstaan. In de praktijk is er wel gewoon een hiërarchie, en ik denk dat dit ook gezond is. Mensen wensen dat ook.” Bij Helloprint heet de HR-afdeling het talent- en cultureteam. “We hebben een heel ervaren Chief People Officer. Met haar team helpen we onze mensen met veel verschillende achtergronden op weg.’’
Op zoek naar balans
Scheffer vertelt dat het ook wel eens voorkomt dat iemand een te grote stap in zijn carrière heeft gemaakt, waardoor er te veel druk op die persoon komt. “Het is in Nederland zeer ongebruikelijk om daar iets in aan te passen of het gesprek daarover aan te gaan. ‘Moet jij niet wat terug in werkbelasting en salaris?’ Dat is een no-go area, terwijl het in het belang van beiden is dat je iets afspreekt waardoor er balans komt. Dit is gewoon een tijdelijke ontwikkeling in je carrière. Je kunt ook niet alles tegelijk hebben, zoals een verhuizing, een nieuwe relatie, een kind en een ambitieuze baan. Dat moet je balanceren.”
De grens van vrijheid in werk
Waar het hybride werken (deels thuis en deels op kantoor) voor veel bedrijven nog relatief nieuw is, waren de mensen van Helloprint hier al lang aan gewend. “Mensen zijn bij ons vrij om hun werk in te vullen op een manier waarop ze denken dat de beste output ontstaat. Dat is wel een belangrijke, want het moet wel passen bij de fase waarin je zit als medewerker en waarin het team zit. Wij zij niet per se een remote-first bedrijf. We geloven in bij elkaar zijn om mooie dingen te doen en elkaar te inspireren en ontmoeten. Wij hebben medewerkers die daarbij passen, daar kiezen ze ons bewust op uit. Als iemand naast ons kantoor woont, maar primair remote wil werken, dan is dat geen goede culturele fit.”
Sommige mensen vragen zich wellicht af of je medewerkers wel de vrijheid kunt geven om onbeperkte vakantiedagen te mogen opnemen. Zijn er dan geen medewerkers die drie maanden weggaan? Scheffer geeft aan dat dit eigenlijk niet gebeurt. Toch is hij van mening dat de vrijheid die medewerkers in de huidige arbeidsmarkt wensen doorslaat. Veel vrijheid, maar weinig verantwoordelijkheid dus. “Ik denk dat er inmiddels een soort idee van een verworven recht is ontstaan, dat je maar mag werken op de manier die jij wil. In mijn optiek moet dat altijd een kwestie van dialoog zijn en het managen van wederzijdse verwachtingen. Als je dat niet doet, wordt het een zeer eenzijdig verhaal, of het nu van de kant van de werkgever of medewerker is.”
Onboarding bij Helloprint
Scheffer vertelt dat het onboardingproces bij Helloprint kort maar intensief is. “Het begint met een verkennend gesprek. Dat kan met een direct leidinggevende zijn, of iemand van talent en culture. Dan hebben we een culture talk om te kijken of iemand goed past bij de cultuur die we met elkaar hebben. Daarna hebben we een ‘one day’. Dat is een dag bij ons op kantoor waar iemand heel veel verschillende mensen spreekt en samen luncht. Zo kun je een gevoel krijgen hoe het bij ons gaat.” Bij Helloprint wordt bepaald of je bij de cultuur past, door middel van een zogenoemde recruitment mantra. “Dit is heel competentie en mentaliteit gedreven.”
Wanneer medewerkers elkaars salaris willen weten, wordt daar volgens Scheffe open over gesproken. “Het staat niet op ons interne communicatiesysteem, maar iedereen mag het vragen. We hebben ook geen vast salarishuis. Natuurlijk kun je bepaalde functies vergelijken, maar we maken afspraken op individueel niveau. Die kunnen soms op details verschillen.”
Hoewel Helloprint op gebied van cultuur bijzonder vooruitstrevend is, heet het bedrijf volgens Scheffer nog steeds veel meetings. “Ik probeer dat aan te passen, maar het werkt nog niet helemaal goed. Dat komt door de manier waarop we georganiseerd zijn. We werken nog veel te veel in silo’s, of afdelingen, dat gaat binnenkort eens op de schop.”
Een goede leider
Een dynamisch bedrijf als Helloprint vraagt om goed leiderschap, hoe ziet Scheffer zichzelf als leider? “Dat moet je aan mijn medewerkers vragen, maar ik ben zelf in elk geval blij dat ik goed kan communiceren. Ik kan overbrengen waar ik in geloof, dat probeer ik op een zo eerlijk mogelijke manier te doen. Dat betekent dat ik niet altijd de meest mooie boodschap kan geven, maar wel een eerlijke boodschap met een verhaal van hoop. Als je bedrijven bouwt, moet je geloven in waar je naartoe gaat. Geloof in de kracht van je bedrijf en met name de mensen. Dat hebben we altijd bewezen, ook in COVID-tijd waar we een enorme klap hebben gehad. We hebben iedereen in het bedrijf bij elkaar gehouden en medewerkers behouden. We zijn met name blijven communiceren. Dat klinkt heel simpel, maar we hebben continu mensen in het verhaal meegenomen en context geschetst.”
Iedere medewerker bij Helloprint krijgt een compleet culture book vol inspiratie. Scheffer heeft zo zijn eigen inspiratiebronnen. “Iedereen die op zijn eigen wijze iets bouwt of een filosofie overbrengt. Ik denk dat ik dat het mooiste vind. Het gaat heel erg om passie en intrinsieke motivatie om iets te veranderen. Ik vind het altijd heel mooi als mensen dat doen op het gebied van sustainability, maar het kan ook op het gebied van politiek of religie, als je het maar vanuit een passie doet.”
