Privacyverklaring Van Spaendonck Loket
Van Spaendonck Loket, onderdeel van Van Spaendonck Groep, regelt HR- en salarisadministratie voor het MKB in Nederland.
Om deze diensten te verlenen verwerkt Van Spaendonck Loket gegevens van ondernemers en personen. Bescherming van de privacy is hierbij van essentieel belang: vertrouwen in dienstverlening is cruciaal. Om deze reden behandelt Van Spaendonck Loket persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid, waarbij de eisen die voortvloeien uit privacywetgeving in acht worden genomen.
Deze privacyverklaring heeft betrekking op alle verwerkingen van persoonsgegevens die worden gedaan door Van Spaendonck Loket. Dit houdt bijvoorbeeld de verwerking in bij het gebruikmaken van de website, maar ook de verwerkingen die worden gedaan bij de werkzaamheden van Van Spaendonck Loket. Het waarborgen van de veiligheid van alle persoonsgegevens die verwerkt worden, is voor Van Spaendonck Loket van groot belang.
Welke persoonsgegevens worden verwerkt door Van Spaendonck Loket?
Er zijn verschillende momenten waarop persoonsgegevens worden verwerkt. Hier volgt een overzicht over de persoonsgegevens die worden verwerkt.
Het bezoeken van de website
Bij het bezoeken van de website kunnen aan de hand van cookies persoonsgegevens worden verwerkt. Een gedeelte hiervan is zodat er gebruik gemaakt kan worden van de website. Hiervoor worden de netwerk interacties en IP-gegevens verwerkt. Een gedeelte van de cookies wordt gebruikt om de ervaring van de websitegebruiker te optimaliseren. Hiervoor wordt het klikgedrag en de browsetijd van de gebruiker verwerkt. Voor de optionele cookies wordt expliciet toestemming gevraagd.
Dienstverlening
Bij de dienstverlening is het voor de verwerking belangrijk om te weten welke relatie jij hebt ten opzichte van Van Spaendonck Loket.
Ben je een administratie- of accountantskantoor dat gebruik maakt van de diensten van Van Spaendonck Loket?
Dan ben je een directe klant. Voor het beheren en onderhouden van de klantrelatie worden persoonsgegevens verwerkt. Denk hierbij aan e-mailadressen, namen, telefoonnummers en handtekeningen. De verwerking van deze persoonsgegevens is van belang voor het uitvoeren van de diensten. Het verwerken van de persoonsgegevens gebeurt zolang je klant bent.
Gebruikt het administratie- of accountantskantoor van jouw werkgever de diensten van Van Spaendonck Loket?
Dan is Van Spaendonck Loket een sub-verwerker van jouw gegevens. Wat houd dit in?
In eerste instantie is de werkgever de verwerker van de persoonsgegevens. Deze werkgever heeft de salarisverwerking uitbesteed aan een accountantskantoor of administratiekantoor. Deze gebruikt de software van Loket om dit te doen.
Van Spaendonck Loket ontvangt van de persoonsgegevens van het administratie- of accountantskantoor waar jouw werkgever bij is aangesloten. Deze persoonsgegevens worden verwerkt door Van Spaendonck Loket zolang het administratie- of accountantskantoor van jouw werkgever klant is bij Van Spaendonck Loket.
Het gaat dan over de volgende persoonsgegevens:
| Absentie- of aanwezigheidsgegevens en verlofdagen | Datum uitdiensttreding | Huwelijkse staat | Privéadres |
| Academische cijferlijst | Detailgegevens sollicitatie | Inkomstenbelasting | Referenties of antecedentenonder-zoek |
| Accountnummer | Device ID | Kantoorlocatie | Reisgeschiedenis |
| Achternaam | Directe manager | Kenteken | Salaris-/ loonverwachtingen |
| Arbeidsongeschiktheids-claims | Disciplinaire maatregelen | Loonheffingskorting | Schooldiploma’s |
| Arbeidsuren | Functietitel/rol | Nationaal identificatienummer (BSN, RRN) | Telefoonnummers |
| Bedrijf/firma | Geboortedatum | Nationaliteit | Uittredingsgesprek en opmerkingen |
| Bedrijfsunit/-afdeling | Gegevens over subsidies en uitkeringen | Onkostengegevens | Verlofaanvraag |
| Contracttype | Gegevens over vergoedingen | Opleiding en training | Verlofbeoordeling |
| Datum indiensttreding | Geslacht | Prestatiebeoordeling | Voornaam |
Het krijgen van een nieuwsbrief
Mocht je ingeschreven zijn voor een nieuwsbrief, dan zijn er persoonsgegevens die verwerkt worden om deze nieuwsbrief te kunnen versturen. De volgende persoonsgegevens worden verwerkt: voornaam, achternaam en e-mailadres. Deze persoonsgegevens worden verwerkt zolang je ingeschreven staat voor de nieuwsbrief.
Bezoekersregistratie van het ondernemingshuis
Bezoekers van het kantoorgebouw (ondernemingshuis) van Van Spaendonck Loket worden geregistreerd ten behoeve van de veiligheid van het ondernemingshuis. Hiervoor worden de volgende gegevens geregistreerd: naam, bedrijf en tijdstip van aan- en afmelding. Deze persoonsgegevens worden elke dag opgeschoond.
Het solliciteren
Wanneer je reageert op één van onze vacatures of indien je een open sollicitatie hebt gestuurd, dan verwerken wij de volgende persoonsgegevens: NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, CV, motivatiebrief, salarisindicatie, referentie en overige informatie die je aan ons stuurt in het kader van de sollicitatie. Deze persoonsgegevens worden één maand bewaard. Wanneer je daarvoor toestemming geeft, bewaren wij de persoonsgegevens ten behoeve van de sollicitatie maximaal 1 jaar.
Gebruikersonderzoek
Wanneer je deelneemt aan een gebruikersonderzoek dan verwerken wij van jou de volgende persoonsgegevens: voornaam, achternaam, e-mailadres, werkgever, telefoonnummer en lengte dienstverband. Deze persoonsgegevens kunnen ook na afloop van het gebruikersonderzoek worden verwerkt voor administratieve doeleinden.
Gebruik van MijnLoket
MijnLoket, onderdeel van Loket.nl, geeft medewerkers inzicht in hun HR-gegevens en toekomstig salaris. Daarnaast biedt MijnLoket praktische tips en tools voor medewerkers om hun werk makkelijker te maken. Bij het leveren van deze diensten verwerken we persoonsgegevens van bedrijven en medewerkers.
MijnLoket is verwerkingsverantwoordelijke in gevallen waarin een werknemer een MijnLoket-account heeft én geen werkgever heeft die is aangesloten bij een organisatie die gebruikmaakt van de verloningssoftware van Loket.nl. In alle andere gevallen kwalificeert MijnLoket als verwerker.
Hierbij verwerken we persoonsgegevens op basis van een wettelijke grondslag:
· Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst, zoals jouw Clever-account.
· Gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor de veiligheid van bezoekers in ons kantoor.
· Wettelijke verplichtingen, zoals belastingwetgeving.
· Als geen van bovenstaande grondslagen van toepassing is, vragen we jouw toestemming voor de verwerking. Deze toestemming kun je altijd intrekken.
Anonimiseren van Persoonsgegevens
Van Spaendonck Loket kan de persoonsgegevens die het verkrijgt bij de hiervoor benoemde verwerkingsactiviteiten anonimiseren. Dit betekent dat de oorspronkelijk verkregen persoonsgegevens zodanig anoniem gemaakt zijn, dat de betrokkene niet meer identificeerbaar is aan de hand van de gegevens. De geanonimiseerde gegevens worden gebruikt voor wetenschappelijke- en/of statische doeleinden.
Doeleinden
Van Spaendonck Loket verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden.
- Het versturen van nieuwsbrieven;
- Het beheren van relaties met (potentiële) klanten;
- Het ter beschikking stellen van white papers en degelijke;
- Het ter beschikking stellen van webinars;
- Het faciliteren van salarisadministratie systemen;
- Het faciliteren van verlofadministratie systemen;
- Het faciliteren van overige personeelsadministratie;
- Het faciliteren van klantenservice werkzaamheden;
- Optimaliseren van de website;
- Optimaliseren van gebruikerservaring;
- Voor marketing en het doen van Marktonderzoek; en
- Statistisch en wetenschappelijk doeleinden.
MijnLoket verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Het aanbieden en beheren van jouw MijnLoket-account;
- Aanwezigheidsregistratie van bezoekers voor veiligheid;
- Inschrijvingen voor evenementen, webinars, trainingen;
- Klantbeheer en klantrelatie (Customer Relationship Management);
- Je informeren over de diensten van MijnLoket;
- Marketing en marktonderzoek;
- Voor statistische, analytische en wetenschappelijke doeleinden;
- Optimalisatie van onze website en diensten;
- Het ondersteunen bij HR-zaken zoals verlofaanvragen en declaraties; en
- Voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Delen persoonsgegevens met derden
Van Spaendonck Loket deelt persoonsgegevens met partijen die namens Van Spaendonck Loket bepaalde diensten uitvoeren en als sub-verwerker namens Van Spaendonck Loket persoonsgegevens verwerken. Van Spaendonck Loket maakt bijvoorbeeld gebruik van een externe partij voor het hosten van de website en het versturen van nieuwsbrieven. Hieronder volgt een lijst van sub-verwerkers die Van Spaendonck Loket gebruikt bij het verwerken van persoonsgegevens.
| Welke derde partij | Welke activiteit | Voor welk doeleind | Welke regio |
|---|---|---|---|
| Hubspot | Nieuwsbrieven | Marketing | EER (Duitsland) |
| Salesforce | CRM | Verkoop | EER (Ierland) |
| Copilot | Doorsturen Leads Helpdesk |
Marketing Support |
EER (Nederland) EER (Nederland) |
| WebinarGeek | Webinar | Marketing | EER (Nederland) |
| Van Spaendonck Development | Ontwikkeling | Salarisadministratie en Verlofadministratie | EER (Nederland) |
| Google analytics | Optimaliseren van website, Marketing & Marktonderzoek | EER (Ierland) | |
| Zendesk | Helpdesk | Support | EER (Duitsland/Ierland) |
| Eva Solutions | Bezoekersregistratie op kantoor | Veiligheid | EER (Nederland) |
| Tool2Match | Solliciteren | Sollicitatieprocedure | EER (Nederland) |
| Typeform | Enquête | Marktonderzoek | (Verenigde Staten (SCC afgesloten DPF Active) |
| Microsoft | Dataopslag | Opslag | EER (Nederland/Ierland) |
| Miro | Visuele werkomgeving | Gebruikerservaring & marktonderzoek | EER (Ierland) |
| Exact | Facturen | Facturering | EER (Nederland) |
| Cookiebot | Cookieactiviteiten | Marketing | EER |
| ActiveCampaign | Nieuwsbrieven | Marketing & Marktonderzoek | Verenigde Staten (SCC afgesloten DPF Active) |
MijnLoket maakt bij haar dienstverlening gebruik van de volgende sub verwerkers:
| Welke derde partij verwerkt gegevens namens MijnLoket? | Verwerkingsactiviteit | Voor welk doeleinden verwerkt MijnLoket deze gegevens? | In welke regio vindt deze verwerking plaats? |
|---|---|---|---|
| ActiveCampaign | Nieuwsbrieven | Marketing & Marktonderzoek | Verenigde Staten (SCC afgesloten) |
| Cookiebot | Cookies | Optimaliseren van website, Marketing & Marktonderzoek | EER (Ierland) |
| Eva Solutions | Bezoekersregistratie | Aanwezigheidsregistratie bezoekers in verband met veiligheid | EER (Nederland) |
| Hotjar | Invullen polls en enquêtes website | Marketing & Marktonderzoek | EER (Ierland) |
| Hubspot | Marketing | Marketing & Marktonderzoek | Verenigde Staten (SCC afgesloten) |
| Mailchimp | Nieuwsbrieven | Marketing & Marktonderzoek | Verenigde Staten (SCC afgesloten) |
| Microsoft | Opslag van (klant)data | Hosting data | EER (Ierland) |
| Momentive | Enquêtes, polls | Marketing & Marktonderzoek | Verenigde Staten (SCC afgesloten) |
| Tool2Match | Het werven en selecteren van personeel | Aannemen van personeel | EER (Nederland) |
| Loket.nl | Uitwisseling HR-gegevens | Dienstverlening | EER (Nederland) |
Jouw rechten met betrekking tot persoonsgegevens
Van Spaendonck Loket vindt jouw privacy belangrijk. Daarom willen wij jou graag wijzen op de verschillende rechten in het kader van de privacywetgeving. Indien je gegevens worden verwerkt door jouw werkgever of het accountantskantoor van deze werkgever verzoeken we jouw rechten ten aanzien hiervan bij één van deze partijen neer te leggen. Zij kwalificeren volgens de AVG als verwerkingsverantwoordelijke. Van Spaendonck Loket kwalificeert als verwerker.
MijnLoket is verwerkingsverantwoordelijke in gevallen waarin een werknemer een MijnLoket-account heeft én geen werkgever heeft die is aangesloten bij een organisatie die gebruikmaakt van de verloningssoftware van Loket.nl. In alle andere gevallen kwalificeert MijnLoket als verwerker.
In de gevallen dat Van Spaendonck Loket of MijnLoket kwalificeert als verwerkingsverantwoordelijke gelden de volgende rechten:
Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten vernietigen. Daarnaast heb je het recht om de gegeven toestemming in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Van Spaendonck Loket. Tot slot heb je het recht om jouw gegevens over te laten dragen aan anderen. Soms kan het zijn dat een wettelijke verplichting zich verzet tegen bovenstaande rechten. In dat geval informeren wij je hierover.
Rechten uitoefenen
Indien je jouw rechten wil inroepen, kun je hiervoor schriftelijk contact opnemen met Van Spaendonck Loket via [email protected]
Van Spaendonck Loket als sub-verwerker
Zoals eerder vermeld is Van Spaendonck Loket sub-verwerker van jouw persoonsgegevens indien jouw werkgever gebruik maakt van een administratie- of accountantskantoor dat Van Spaendonck Loket als leverancier gebruikt. Indien je jouw rechten met betrekking tot persoonsgegevens wil uitoefenen, neem dan contact op met je werkgever.
Beveiliging van jouw persoonsgegevens
Binnen Van Spaendonck Loket hebben wij verschillende technische- en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die wij verwerken worden beschermd tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking of toegang. Deze verschillende maatregelen zorgen voor een passend beveiligingsniveau.
Vragen
Heb je een vraag over de verwerking van persoonsgegevens of over de beveiliging van jouw persoonsgegevens? Dan kunnen deze worden gesteld via [email protected].
Klachten
Je kunt een klacht indienen over de verwerking van persoonsgegevens door een e-mail te versturen naar [email protected]. Tot slot heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
