Een bewerkelijke en foutgevoelige HR- en salarisapplicatie: iets waar niemand blij van wordt. Logisch natuurlijk. Een aantal jaar geleden was het echter wel de realiteit voor Flier en Boeve HRM & Payroll Solutions. “We werkten met een applicatie waarbij we nog alles via de mail naar onze klanten moesten versturen, denk aan loonstroken. Alles behalve AVG-proof. Ook online samenwerken met onze klanten konden we niet in de applicatie. Tegelijkertijd merkten we steeds beter dat de markt aan het veranderen was en de behoefte om online samen te werken alsmaar groeide. We hebben onder andere te maken met een jongere generatie ondernemers en ja, die willen zoveel mogelijk digitaal zijn”, vertelt Gerben Flier, mede-eigenaar bij Flier en Boeve HRM & Payroll Solutions.
Tijd voor actie. “In 2018 startte onze zoektocht naar een nieuwe HR- en salarisapplicatie die aansloot bij onze behoeftes en bij de behoeftes van onze klant.” Benieuwd hoe die zoektocht eruit zag en wat er allemaal komt kijken bij een overstap? Gerben deelt graag zijn ervaring.
Met de duidelijke behoeftes van Flier en Boeve waren er twee interessante opties, waaronder Loket.nl. “Om een eerlijk beeld te krijgen, hebben we allebei de partijen uitgenodigd voor een demo, zodat we direct de mogelijkheden konden bespreken.” De features van beide applicaties zijn redelijk gelijk aan elkaar als je het Gerben vraagt. Maar waarop baseer je dan je keuze als kantoor? “Onze voorkeur was eigenlijk al snel duidelijk. De mensen van Loket.nl kwamen ons fysiek opzoeken en dat maakt toch wel een verschil met enkel een online meeting. We voelden direct een klik en er werd alle tijd genomen om ons de applicatie te laten zien. Daarnaast heeft Loket.nl alle focus op de nationale markt én merkten we goed dat de mensen bij Loket.nl ook echt uit de salariswereld komen. Je praat dezelfde taal. Iets wat wij heel belangrijk vinden”, legt Gerben uit.
Er komt best wat kijken bij een overstap
En dan, als je de keuze hebt gemaakt voor een nieuwe applicatie, begint het hele overstaptraject. Daar komt best wat bij kijken natuurlijk. “We zijn dan ook in delen gestart. Dat begon met het handmatig opvoeren van een aantal klanten om hiermee proef te draaien. Op deze manier kregen we steeds meer feeling met de applicatie. Nieuwe klanten zetten we uiteraard meteen in Loket.nl. Om de rest van de klanten over te zetten, hebben we externe partij GearSoft betrokken. Dat nam voor ons veel werk uit handen”, vertelt Gerben. Ook over de begeleiding vanuit Loket.nl zijn Gerben en zijn collega’s te spreken. “Hierin merkte je weer die persoonlijke touch. Loket.nl consultant Jack Cales stond altijd voor ons klaar als we tegen vragen aan liepen of ergens hulp bij nodig hadden.”
Een ander tijdrovend proces bij een overstap is het informeren van je klanten over de nieuwe applicatie. “Gelukkig heeft Loket.nl veel communicatiehulpmiddelen beschikbaar, zoals demo video’s en e-mailteksten die we konden gebruiken. Super fijn.”
De klant op nummer één
Dat voor Flier en Boeve de klant op nummer één staat is overduidelijk. “We willen inspelen op de behoeftes van onze klanten en hebben met de overgang naar Loket.nl een hele belangrijke stap gezet.” Niet verrassend dat veel klanten dan ook enthousiast reageerden op de overstap naar Loket.nl. “Natuurlijk zijn er ook altijd enkele klanten die zo’n nieuwe applicatie wennen vinden en er niet meteen om staan te springen. Maar eerlijk is eerlijk, de overstap naar Loket.nl heeft voor werkelijk iedere klant voordelen.”
Er is veel meer dan alleen de loonstrook
Als het gaat over die voordelen, wordt Gerben helemaal enthousiast. Hij vertelt: “Al betalen we wel wat meer dan aan onze vorige applicatie, Loket.nl verdient zichzelf terug met de vele mogelijkheden die het te bieden heeft.” Allereerst werkt Flier en Boeve nu met alle klanten veilig online samen in één applicatie. En ook werkgevers kunnen weer online samenwerken met de medewerkers. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld zelf hun loonstroken vinden in hun eigen online portaal, maar ook verlofaanvragen of declaraties indienen. “Dat neemt voor een werkgever veel tijd uit handen. Je hebt niet continu medewerkers aan je bureau met vragen als: kan ik dan vakantie nemen? Of: hoeveel vrije dagen heb ik nog over dit jaar?”
Daarnaast kan Flier en Boeve hun dienstverlening uitbreiden met Loket.nl. “Eigenlijk is HR- en salarisadministratie tegenwoordig zoveel meer dan alleen de loonstrook. Tuurlijk is de loonstrook de kern en die moet goed zijn. Maar hoe fijn is het dat er steeds meer administratieve HR-zaken ook online in te regelen zijn in dezelfde applicatie.” En dan heeft Gerben het niet alleen over de verlofregistratie of digitale dossiervorming, maar bijvoorbeeld ook over een stukje goed werkgeverschap. “Informatie komt in Loket.nl naar je toe. Denk maar eens aan een jubileum, verjaardag of aflopend contract van medewerkers. Werkgevers krijgen hiervan een signaal en kunnen er direct op inspelen, door bijvoorbeeld een attentie te geven of tijdig over een eventuele contractverlenging te spreken.”
Om klanten nog effectiever te ondersteunen, kan Flier en Boeve uit Loket.nl heel veel relevante data halen. Deze data geeft inzicht in de performance van bedrijven. “Het HR-dashboard in Loket.nl, gebruiken we echt als advies tool. Zijn onze klanten bijvoorbeeld op de hoogte van een eventuele loonkostenstijging? Hoe zit het met het verloop binnen het bedrijf? Informatie waarover we het gesprek aan kunnen gaan. Data geeft ons een hele mooie adviesmogelijkheid.” En dat is precies wat ze willen. “Wij willen onze klanten helpen op ieder vlak van de HR- en salarisadministratie. Van het uitvoeren van administratieve werkzaamheden tot vergaand advies”, vertelt Gerben trots.
