Wat is een loonbelastingverklaring?

De loonbelastingverklaring is een formulier dat een medewerker moet invullen voor de werkgever of uitkeringsinstantie. Via de loonbelastingverklaring krijgt de werkgever de gegevens die hij nodig heeft om de wettelijke loonheffingen in te houden. En hij weet of hij loonheffingskorting moet toepassen. Maar misschien eerst handig om te weten: hoe zit het ook alweer met loonheffingen en loonheffingskorting?

Loonheffingen en loonheffingskorting

Zodra je loon uitbetaalt, moet je als werkgever loonheffingen inhouden over dat loon. Deze heffingen draag je vervolgens af aan de Belastingdienst. Deze loonheffingen omvatten:

  • Loonbelasting en premie volksverzekeringen (AOW, Anw, Wlz en AKW)
  • Premies werknemersverzekeringen
  • Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet

Maar nu komt het: een medewerker heeft recht op korting op de belasting. Dat heet loonheffingskorting. Dat werkt zo: de medewerker vraagt deze loonheffingskorting aan (via de loonbelastingverklaring), vervolgens betaal jij als werkgever minder belasting en krijgt de medewerker meer loon. Dat is natuurlijk prettig.

Waarom een loonbelastingverklaring?

Nu zijn we weer terug bij de loonbelastingverklaring die je medewerker moet invullen. Hij moet op dit formulier de volgende informatie verstrekken:

  • Zijn persoonlijke gegevens:
    • Naam
    • Adres
    • Geboortedatum
    • Telefoonnummer
    • Burgerservicenummer (BSN
  • Wel of geen loonheffingskorting toepassen (Bij wel toepassen: vanaf
    wanneer)
  • Handtekening en datum

Met een ingevulde loonbelastingverklaring heb je alle informatie die je nodig hebt om de wettelijke loonheffingen toe te passen. Maar daarnaast weet je ook of je wel of geen loonheffingskorting moet toepassen voor deze medewerker. Goed om te weten: een medewerker mag maar bij één werkgever
loonheffingskorting aanvragen.

Loonbelastingverklaring formulier

De Belastingdienst heeft een speciaal formulier gemaakt waarmee je alle informatie krijgt die je nodig hebt. De officiële benaming van dit formulier is: ‘Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’, maar de meeste mensen gebruiken de oude naam: formulier loonbelastingverklaring. Het komt dus op hetzelfde neer.

Overigens mogen bedrijven sinds 2017 zelf een model loonbelastingverklaring opstellen. De eis hieraan is dat je medewerker dezelfde gegevens verstrekt als in het geval van het model van de Belastingdienst.

Loonbelastingverklaring formulier

Wanneer nodig?

In principe moet iemand een loonbelastingverklaring invullen als hij bij een nieuwe werkgever gaat werken. Als je dus iemand aanneemt, is dat direct het moment om hem of haar een loonbelastingverklaring in te laten vullen. Het formulier geeft een toelichting bij de vragen, maar vaak is het handig om het puntje over loonheffingskorting toepassen even toe te lichten, omdat je wilt voorkomen dat het daar misgaat. Het al dan niet toepassen van loonheffingskorting heeft namelijk direct invloed op de hoogte van het loon. Overigens is het wel zo dat iemand die geen gebruik maakt van loonheffingskorting te veel betaalde belasting aan het eind van het kalenderjaar terug kan vragen via de belastingaangifte.

Kopie identiteitsbewijs

Naast een loonbelastingverklaring heb je ook een kopie van een geldig identiteitsbewijs van je toekomstige medewerker nodig, zodat je zekerheid hebt over zijn of haar identiteit. Aan de hand van deze kopie moet je direct verschillende gegevens op de verklaring controleren.

Loonbelastingverklaring aanpassen

Een medewerker kan de verklaring later aanpassen. Dit kan hij doen door een nieuw formulier in te vullen en in te leveren bij de werkgever. Vervolgens moet jij als werkgever dit verder afhandelen met de Belastingdienst.

Stappenplan nieuwe medewerker

Hoe pak je het aan als je een nieuwe medewerker hebt? Volg deze stappen en het kan bijna niet misgaan:

  • Geef de nieuwe medewerker de loonbelastingverklaring van de Belastingdienst (Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen), uitgeprint of digitaal.
  • Zorg dat hij of zij de verklaring invult en samen met een kopie van een identiteitsbewijs terugstuurt vóór de ingangsdatum van het contract. Digitaal ondertekenen mag als de ondertekening aan de voorwaarden voldoet.
  • Check de gegevens van de medewerker aan de hand van het identiteitsbewijs en bespreek eventuele onduidelijkheden.
  • Archiveer het formulier bij de salarisadministratie.
  • Kleine bedrijven (< 10 medewerkers) moeten de verklaringen door de Belastingdienst laten controleren.

Geen of foute loonbelastingverklaring

Soms gebeurt het dat een medewerker geen loonbelastingverklaring invult (nooit aan je terugstuurt), of bewust verkeerde gegevens verstrekt. In zo’n geval moet je het zogenaamde anoniementarief gebruiken. In het kort wil dat onder andere zeggen:

  • Loonheffingskorting is niet van toepassing
  • Een tarief van 52% voor het inhouden van loonbelasting en premie volksverzekeringen
  • Premie werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet worden berekend over het hele loon.