Wat is een functioneringsgesprek?
Tijdens een functioneringsgesprek beoordeel jij als leidinggevende de werkprestaties van medewerkers. De feedback komt van twee kanten, zowel van de leidinggevende als van de medewerker in kwestie. Wat is bijvoorbeeld heel goed gegaan tijdens een bepaalde periode? En welke knelpunten zijn er aanwezig in de huidige werkzaamheden of binnen het team waarin iemand werkt? Daarnaast wordt er besproken hoe iemand zijn of haar baan nog beter kan uitvoeren. Onderwerpen die in functioneringsgesprekken naar voren komen, zijn onder andere:
- het functioneren van een medewerker;
- de samenwerking met jou als leidinggevende;
- de samenwerking van hem of haar binnen een team;
- de werkomstandigheden;
- mogelijke toekomstplannen;
- en de knelpunten die spelen en mogelijke oplossingen hiervoor.
Je moet als leidinggevende ook uitleg en voorbeelden kunnen geven indien dit gevraagd wordt, om de feedback te onderbouwen. Hierdoor kan een medewerker zich ook daadwerkelijk verbeteren en zo kom je erachter welke rol je kunt spelen in deze verbetering. Daarnaast is het belangrijk om begrip te tonen en met redelijke oplossingen te komen, zoals extra tijd voor een opdracht, omdat deze meer tijd kost en/of moeilijker is dan in eerste instantie was verwacht. Door dit goed te bespreken, kun jij de medewerker beter begrijpen en andersom.
Door functioneringsgesprekken te voeren, stimuleer je een effectieve samenwerking met je medewerkers door praktische zaken te bespreken. Zo ben je ook goed op de hoogte van problemen in processen en vooruitgang die wordt geboekt. Tevens zijn deze gesprekken een onderdeel van goed personeelsbeleid, wat kan bijdragen aan het succes van een onderneming.
Voortgangsgesprek vs. beoordelingsgesprek
Een functioneringsgesprek wordt ook wel een voortgangsgesprek genoemd, wat anders is dan een beoordelingsgesprek. In een functioneringsgesprek wordt namelijk de voortgang besproken van het werk van een bepaalde medewerker en deze gesprekken worden regelmatig gevoerd met de medewerkers onder jouw hoede. Het werk wordt in een open gesprek geëvalueerd. Een beoordelingsgesprek gaat ook over het functioneren van een medewerker, daarentegen vormt het een gesloten gesprek, waarbij de feedback van één kant komt.
Hoe kun je een functioneringsgesprek het beste
voorbereiden?
Een functioneringsgesprek voorbereiden, is erg belangrijk om de voortgang goed vast te leggen. De volgende punten kun je volgen om dit te faciliteren.
1. Informatie verzamelen over de voortgang
Allereerst moet je informatie verzamelen over de voortgang die is gemaakt. Dit kun je doen door te kijken naar de afspraken die zijn gemaakt tijdens het vorige gesprek en of de geformuleerde doelstellingen zijn gehaald. Zorg er ook voor dat je op de hoogte bent van de evaluatiemomenten die tussentijds hebben plaatsgevonden en of er zaken zijn opgevallen bij het functioneren.
2. Informatie verzamelen over het huidige functioneren
Niet alleen kijk je naar het verleden, maar ook naar hoe het functioneren van een medewerker op dit moment gaat. Misschien is er wel sprake van achteruitgang? Dan is het belangrijk om de factoren die hierbij een rol spelen in kaart te brengen. Verzamel ook meningen van anderen over het functioneren van hun collega en de resultaten die worden geboekt.
3. Agendapunten vaststellen
Vervolgens stel je op basis van de observaties die je hebt gedaan en de informatie die je hebt verzameld een aantal agendapunten op die jij tijdens het gesprek wilt bespreken. Deze moet je ook kunnen toelichten, waarnaast je voorbeelden moet bedenken om argumenten goed te onderbouwen. Misschien heeft de medewerker in kwestie ook wel gesprekspunten? Dan is het handig om deze voor het gesprek in te zien, zodat je ook hier een adequaat antwoord op hebt. Aan de andere kant is het ook fijn als de medewerker jouw gesprekspunten van tevoren ontvangt.
4. Tijd en ruimte reserveren
Tot slot moet je een ruimte reserveren waar je ongestoord kunt praten. Houd er ook rekening mee dat een gesprek kan uitlopen; plan dus voldoende tijd in. Je wilt immers wel dat alle agendapunten besproken kunnen worden.
Welke vragen stel je tijdens een functioneringsgesprek?
Een functioneringsgesprek kan opgedeeld worden in een aantal onderdelen. Ten eerste open je het gesprek, waarbij je de medewerker op zijn of haar gemak stelt en het doel van het gesprek uitlegt. Ook vertel je hoelang het gesprek duurt. Vervolgens gebruik je eerder gemaakte afspraken als startpunt en je probeert erachter te komen waarom afspraken niet nagekomen zijn en waar dat aan ligt. Luister, vat samen wat er gezegd is en vraag zo nodig door.
Ook de medewerker moet ruimte krijgen om gesprekspunten te delen. Ga in op gegeven kritiek en probeer naar een oplossing te zoeken. Benoem dingen die goed gaan en bespreek daarnaast waar nog verbetering mogelijk is. Vraag de medewerker om met oplossingen te komen en maak tot slot heldere afspraken, welke je nog kort samenvat. Gedurende het interview houd je een formulier bij, dat je ingevuld in het personeelsdossier kunt plaatsen. Voorbeelden van functioneringsgesprek vragen zijn:
- hoe is het gegaan sinds het laatste gesprek?;
- hoe vind je de samenwerking gaan met mij als leidinggevende?;
- zijn er zaken die minder goed verlopen en waardoor komt dat?;
- heb je nog behoefte aan trainingen of cursussen?
Wanneer een functioneringsgesprek houden?
Naast de vraag “Wat is een functioneringsgesprek?” is het ook belangrijk om te weten wanneer een functioneringsgesprek gehouden moet worden. Meestal is dit één keer per jaar rond de zomervakantieperiode. Dat een functioneringsgesprek wettelijk verplicht is, betekent dat een medewerker hier vaak recht op heeft, als het in de CAO staat. Het is bovenal belangrijk dat je voor een ritme zorgt voor jouw medewerkers.
