Een effectief verzuimbeleid

Online salarisadministratie - HR - Nieuws

Met medewerkers in dienst, krijg je vroeg of laat te maken met verzuim. Heel vervelend, maar helaas niet te voorkomen. Wanneer een medewerker zich ziekmeldt, is het voor jou als ondernemer zaak om stappen te ondernemen. Als het goed is, heb je binnen je organisatie een verzuimbeleid opgesteld. Een verzuimbeleid is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een middel om het verzuim binnen je organisatie goed in beeld te brengen, te beheersen en eventueel terug te brengen.

In een verzuimbeleid staat duidelijk omschreven wat de rechten en plichten zijn voor zowel werkgever als medewerker als er sprake is van ziekte. Zo is iedereen binnen de organisatie zich bewust van de consequenties die ziekteverzuim met zich meebrengt.

Wat staat er nu allemaal in zo’n verzuimbeleid? In dit artikel nemen we je mee in een aantal onderdelen voor een effectief verzuimbeleid.

1. Verzuimpreventie

Iedere organisatie moet inventariseren of het werk gevaarlijk en/of ongezond kan zijn voor medewerkers. Als dat het geval is moeten hiervoor maatregelen genomen worden. Zo kun je namelijk al aardig wat risico’s binnen je organisatie verminderen. Daarnaast leg je ook in algemene zin vast wat je er binnen je organisatie aan doet om langdurig verzuim waar mogelijk te voorkomen onder je medewerkers. Bied jij je medewerkers bijvoorbeeld Preventief medisch onderzoek (PMO) aan? Daarmee geef je een medewerker inzicht in zijn of haar energieniveau, leefstijl, arbeidsgerelateerde gezondheidsrisico’s etc. Met dit inzicht en een bijbehorend advies, kun je mogelijk de gezondheid en productiviteit van je medewerkers behouden of waar nodig verbeteren. Als een medewerker behoefte heeft aan een PMO, moet je dit als werkgever dan ook aanbieden.

Om er als werkgever voor te zorgen dat je medewerkers gezond en veilig kunnen werken, is het van belang dat je een overzicht opstelt van alle risico’s die binnen jouw organisatie voor kunnen komen. Dit doe je in een Risico-inventarisatie en- evaluatie (RI&E).

2. Het verzuimprotocol

In het verzuimprotocol staat duidelijk vermeldt wat een medewerker moet doen als hij of zij zich ziekmeldt. Ook neem je de rechten en plichten, voor zowel werkgever als medewerker, mee in dit protocol. Zo weten je medewerkers precies wat ze moeten doen als ze ziek zijn.

In het verzuimprotocol staan in elk geval de volgende zaken:

Ziekmelding

Beschrijf op welke manier de medewerker zich ziek moet melden. Hierbij leg je vast bij wie (bijv. bij de manager), hoe (bijv. telefonisch) en binnen hoeveel dagen en voor welk tijdstip de ziekmelding gedaan moet worden. Leg in het verzuimprotocol ook direct vast wat de vermoedelijke duur van de ziekte is, welke werkzaamheden nu (tijdelijk) niet uitgevoerd kunnen worden en of je hierbij kunt helpen.

Let op: volgens de Wet verbetering poortwachter moeten ziektegevallen binnen één week na de eerste dag ziekte gemeld zijn bij de arbodienst of bedrijfsarts.

Bereikbaarheid van de medewerker tijdens ziekte

Leg in het verzuimbeleid vast in hoeverre je medewerker verplicht is om tijdens ziekte bereikbaar te zijn voor jou of voor de arbodienst en/of bedrijfsarts. Neem ook op dat je medewerker altijd minimaal 24 uur van tevoren een verandering van verblijfsadres (permanent of tijdelijk maakt niet uit) moet doorgeven. Dit is mede van belang voor een eventueel huisbezoek (van de arbodienst).

Contact met je medewerker

Het is raadzaam om als werkgever regelmatig contact te hebben met je zieke medewerker. Zo blijf jij goed op de hoogte en laat je jouw medewerker merken dat je belangstelling hebt in zijn of haar gezondheid. Je kunt in het protocol vastleggen hoe en hoe vaak dit contact zal plaatsvinden. Bijvoorbeeld iedere week telefonisch. Je bent als werkgever in elk geval verplicht om ten minste iedere zes weken contact te hebben met de zieke medewerker.

Probleemanalyse en plan van aanpak

Leg vast wanneer de bedrijfsarts een probleemanalyse op zal stellen. Doorgaans heeft de bedrijfsarts in de eerste zes weken contact met de zieke medewerker om deze probleemanalyse op te stellen. Hierbij wordt ook een advies gegeven over het herstel van de medewerker (werkhervatting). Op basis van deze probleemanalyse, stellen werkgever en medewerker samen een plan van aanpak op. Beschrijf in het verzuimprotocol welke zaken de bedrijfsarts zal beschrijven in de probleemanalyse en welke onderdelen het plan van aanpak moet bevallen.

Rechten en plichten medewerker

Tijdens ziekte is de medewerker verplicht om mee te werken in het gehele proces. Denk hierbij aan: regelmatig contact hebben met de bedrijfsarts en arbodienst, zijn of haar genezing niet zelf belemmeren, accepteren van passend vervangend werk en ook mee willen werken aan re-integratie. Je legt al deze regels vast in het verzuimprotocol, zodat de medewerker weet wat er van hem of haar verwacht wordt.

Je kunt hier bijvoorbeeld ook informatie vastleggen over het opnemen van vakantie tijdens arbeidsongeschiktheid. Is dit toegestaan na toestemming van jou of vind jij het belangrijk dat ook de bedrijfsarts hierin adviseert?

Het kan natuurlijk zo zijn dat een medewerker zich niet aan de afspraken houdt of onvoldoende meewerkt aan zijn of haar herstel. Leg ook de consequenties hiervan vast. Dit kun je eventueel ook onder een apart kopje ‘sancties’ vastleggen.

Ziekmelding UWV

Als werkgever ben je wettelijk verplicht om in de 42e week na de eerste ziektedag van de medewerker dit te melden bij het UWV. Leg ook dit vast in het protocol.

Re-integratiedossier

Als werkgever ben je verplicht om bij langdurig verzuim alles wat je doet om een terugkeer van je medewerker te realiseren, vast te leggen in een re-integratiedossier. In het verzuimprotocol leg je vast wat er allemaal in zo’n re-integratiedossier komt te staan. Denk aan het plan van aanpak, het verloop van de ziekte, herstelactiviteiten die ondernomen zijn, gespreksverslagen, evaluaties etc.

Ook noteer je hier wanneer je een WIA-aanvraag doet. Dit doe je als het duidelijk wordt dat terugkeer op de werkvloer niet mogelijk is na twee jaar ziekte. De medewerker krijgt uiterlijk in de 87e ziekteweek een WIA-formulier van het UWV.

Noteer ook in het dossier waar een medewerker terecht kan als hij of zij vragen heeft over het re-integratietraject.

Privacy

Je weet als geen ander dat het hierbij gaat om privacygevoelige informatie van je medewerker. Leg goed vast wie deze gegevens mag zien, hoe lang de gegevens bewaard mogen worden én hoe je ervoor zorgt dat onbevoegde personen nooit toegang krijgen tot de informatie.

3. Verzuimregistratie en verzuimanalyse

Hoe beter je de verzuimgegevens registreert, hoe beter je inzicht hebt in het verzuim binnen je organisatie en hoe beter je grip op verzuim. Om de effectiviteit van een verzuimbeleid te kunnen bepalen, zijn cijfers en analyses dan ook onmisbaar. Je kunt hier als werkgever mogelijk patronen in herkennen en daarop inspelen. De gegevens van de verzuimanalyse en cijfers kun je gebruiken om het verzuimbeleid verder te ontwikkelen.

Let op: een verzuimanalyse begint bij een goede verzuimregistratie. Zorg er dus voor dat je verzuim goed en compleet registreert.

Wat kost een zieke medewerker?

Naast de zorgen om de gezondheid van je medewerker bij ziekte, is het financieel voor je bedrijf ook geen pretje. Zodra een medewerker zich ziekmeldt, begint de teller al te lopen. En een langdurig zieke medewerker kan je bedrijf veel geld kosten. Nu vraag je jezelf waarschijnlijk af: hoeveel kost een zieke medewerker dan? Klik op onderstaande button en ontdek meer over de kosten.

4. Informatie over het basiscontract met de arbodienst en informatie over de bedrijfsarts

Als werkgever heb je een basiscontract met een arbodienst (dit ben je verplicht voor de Arbowet). In het basiscontract staat bij welke taken je als werkgever ondersteund wordt door een arbodienst en welke afspraken hiermee zijn gemaakt.

In de Wet verbetering poortwachter staat dat de medewerker uiterlijk in de zesde week van ziekte contact heeft met de bedrijfsarts. De bedrijfsarts zal een probleemanalyse maken, waar o.a. de reden en duur van het verzuim en de re-integratiemogelijkheden in vermeld staan.

Zowel informatie over het basiscontract met de arbodienst en informatie over de bedrijfsarts is relevant voor medewerkers om te weten, zo hebben we enig idee wat ze kunnen verwachten en wanneer er bijvoorbeeld contact met hen opgenomen wordt door een bedrijfsarts. Ben hierover dan ook transparant en neem het op in het verzuimbeleid.

Blijf op de hoogte via onze nieuwsbrief!

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws en ontwikkelingen over de applicatie en salaris en HR gerelateerde onderwerpen.

Aanmelden nieuwsbrief

Download brochure

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.