Je hebt nog om te switchen van HR- en salarisadministratie. Lees meer

Je hebt nog tot 1 januari om te switchen van HR- en salarisadministratie. Lees meer

Bewaartermijn personeelsdossier

Personeelsdossier

Gerelateerde artikelen
Deel via
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Kennisbank > Personeelsdossier > Bewaartermijn personeelsdossier

Hoe lang bewaar je medewerkersgegevens?  

De privacy van je medewerkers is erg belangrijk. Sinds 2018 heeft de AVG (algemene verordening gegevensbescherming) richtlijnen opgesteld voor de bescherming van persoonsgegevens. In de AVG worden geen concrete termijnen genoemd, maar wel richtlijnen gegeven. Het uitgangspunt is: de werkgever mag gegevens niet langer bewaren dan nodig. Maar wat voor termijn hang je daar dan aan?

Personeelsdossier 

Als ondernemer met personeel krijg je te maken met veel persoonlijke gegevens. Het begint al bij het werven van een medewerker en als je diegene aanneemt breidt die hoeveelheid alleen maar uit. De AVG maakt hierbij al een belangrijk onderscheid in:

  • Gegevens van sollicitanten 
  • Gegevens van medewerkers 
  • Gegevens van oud-medewerkers 

Sollicitatiegegevens 

Voor de sollicitatiegegevens van een kandidaat die niet is aangenomen zijn richtlijnen opgesteld. Je moet de gegevens (sollicitatiebrief, curriculum vitae en eventueel gemaakte opdrachten) bij voorkeur binnen vier weken vernietigen. Je kunt de kandidaat wel expliciet om toestemming vragen om deze gegevens langer te behouden, bijvoorbeeld wanneer je verwacht op een later moment een geschikte functie te hebben voor deze persoon. De richtlijn voor het bewaren van deze informatie is één jaar.

Medewerkergegevens

Wanneer je iemand in dienst neemt krijg je te maken met veel persoonlijke gegevens van de diegene. Om de belangrijke informatie te bewaren en ordenen wordt een personeelsdossier aangelegd. Zo lang iemand in dienst is hoeft dit dossier alleen maar opgeruimd te worden wanneer er zaken zijn die niet meer van toepassing zijn (bijvoorbeeld een adreswijziging van een aantal jaar geleden).  

Gegevens van oud-medewerkers 

Wanneer iemand uit dienst treed is het van belang om actie te ondernemen, want dan krijg je te maken met maximale bewaartermijn en gegevens die je moet bewaren voor de belastingwetgeving. 

Bewaartermijn personeelsdossier

Voor de medewerkersgegevens in het personeelsdossier gelden de volgende termijnen voor het verwijderen van gegevens: 

2 jaar na beëindigen dienstverband:

  • de sollicitatiebrief  
  • het curriculum vitae 
  • opdrachten en / of assessments 
  • referenties van oude werkgevers 
  • correspondentie met betrekking tot de sollicitatie 
  • getuigschriften 
  • de verklaring omtrent gedrag (VOG) 
  • de arbeidsovereenkomst (zonder salarisafspraken) 
  • correspondentie over alles omtrent de functie 
  • verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken 
  • verslagen over (probleem)situaties die zich hebben voorgedaan 
  • correspondentie met de bedrijfsarts en het UWV 
  • verslagen omtrent de wet verbetering poortwachter (de wet die is ingesteld om het aantal langdurig zieke medewerkers terug te dringen) 

Wetgeving bewaartermijnen naast de AVG

Naast de AVG zijn er andere wetgevingen waarin uitzonderingen worden gemaakt. In de archiefwet en in de belastingwetgeving wordt bijvoorbeeld gesteld dat documenten die nodig zijn om aan bepaalde wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen, een bepaalde tijd bewaard moeten worden. Voorbeelden hiervan zijn de loonbelastingverklaringen en salarisadministratie. Hiervoor gelden te volgende termijnen: 

5 jaar na beëindigen dienstverband

  • loonbelastingverklaringen 
  • kopie identiteitsbewijs 

7 jaar na beëindigen dienstverband

  • basisgegevens 
  • salarisadministratie 
  • persoonlijke gegevens ex-medewerker 
  • datum indiensttreding  
  • arbeidsovereenkomst (met salarisafspraken) 
  • arbeidsvoorwaarden 
  • afstandsverklaring woon-werkverkeer 

Uitzonderingen

Gebruik je de personeelsgegevens in algemeen belang, voor wetenschappelijk onderzoek of statische doeleinden? Dan mag je de gegevens langer bewaren. Hiervoor moeten wel maatregelen genomen worden om de gegevens, en dus de privacy, zo goed mogelijk te beschermen. Een voorbeeld hiervan is dataminimalisatie: het alleen behouden van data die belangrijk is voor je doeleinden. 

Een online personeelsdossier kan uitkomst bieden 

Het aanleggen van een online personeelsdossier heeft veel voordelen. Zo kun je dossiers makkelijk én veilig ordenen en bewaren. Dossiers kunnen automatisch up-to-date worden gehouden en medewerkers kunnen hun gegevens zelf inzien wanneer zij dat willen. Daarnaast kun je met documentmanagement in Loket.nl ook nog eens gemakkelijk de bewaar- en vernietigingstermijnen waarborgen, waarmee je weer een zorg minder hebt.

Dit vindt je misschien ook interessant

Salarisadministratie - Brochure Loket.nl accountantskantoren

Meer weten over Loket.nl?

Download de brochure

Aanmelden nieuwsbrief

Download brochure