Personeelsdossier
Als ondernemer met personeel krijg je te maken met veel persoonlijke gegevens. Het begint al bij het werven van een medewerker en als je diegene aanneemt breidt die hoeveelheid alleen maar uit. De AVG maakt hierbij al een belangrijk onderscheid in:
- Gegevens van sollicitanten
- Gegevens van medewerkers
- Gegevens van oud-medewerkers
Sollicitatiegegevens
Voor de sollicitatiegegevens van een kandidaat die niet is aangenomen zijn richtlijnen opgesteld. Je moet de gegevens (sollicitatiebrief, curriculum vitae en eventueel gemaakte opdrachten) bij voorkeur binnen vier weken vernietigen. Je kunt de kandidaat wel expliciet om toestemming vragen om deze gegevens langer te behouden, bijvoorbeeld wanneer je verwacht op een later moment een geschikte functie te hebben voor deze persoon. De richtlijn voor het bewaren van deze informatie is één jaar.
Medewerkergegevens
Wanneer je iemand in dienst neemt krijg je te maken met veel persoonlijke gegevens van diegene. Om de belangrijke informatie te bewaren en te ordenen wordt een personeelsdossier aangelegd. HR software kan dit gemakkelijk voor je maken. Zo lang iemand in dienst is hoeft dit dossier alleen maar opgeruimd te worden wanneer er zaken zijn die niet meer van toepassing zijn (bijvoorbeeld een adreswijziging van een aantal jaar geleden).
Gegevens van oud-medewerkers
Wanneer iemand uit dienst treedt is het van belang om actie te ondernemen (offboarding), want dan krijg je te maken met maximale bewaartermijn personeelsdossier en gegevens die je moet bewaren voor de belastingwetgeving.
Hoe lang bewaar je medewerkergegevens?
Download whitepaperBewaartermijn personeelsdossier
Voor de medewerkergegevens is de bewaartermijn personeelsdossier:
2 jaar na beëindigen dienstverband:
- de sollicitatiebrief
- het curriculum vitae
- opdrachten en / of assessments
- referenties van oude werkgevers
- correspondentie met betrekking tot de sollicitatie
- getuigschriften
- de verklaring omtrent gedrag (VOG)
- de arbeidsovereenkomst (zonder salarisafspraken)
- correspondentie over alles omtrent de functie
- verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
- verslagen over (probleem)situaties die zich hebben voorgedaan
- correspondentie met de bedrijfsarts en het UWV
- verslagen omtrent de wet verbetering poortwachter (de wet die is ingesteld om het aantal langdurig zieke medewerkers terug te dringen)
Wetgeving rondom bewaartermijn personeelsdossier
Er zijn diverse wetgevingen waarin uitzonderingen worden gemaakt. In de archiefwet en in de belastingwetgeving wordt bijvoorbeeld gesteld dat documenten die nodig zijn om aan bepaalde wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen, een bepaalde tijd bewaard moeten worden. Voorbeelden hiervan zijn de loonbelastingverklaringen en salarisadministratie. Hiervoor gelden te volgende termijnen:
5 jaar na beëindigen dienstverband:
- loonbelastingverklaringen
- kopie identiteitsbewijs
7 jaar na beëindigen dienstverband:
- basisgegevens
- salarisadministratie
- persoonlijke gegevens ex-medewerker
- datum indiensttreding
- arbeidsovereenkomst (met salarisafspraken)
- arbeidsvoorwaarden
- afstandsverklaring woon-werkverkeer
Uitzonderingen
Gebruik je de personeelsgegevens in algemeen belang, voor wetenschappelijk onderzoek of statische doeleinden? Dan mag je de gegevens langer bewaren. Hiervoor moeten wel maatregelen genomen worden om de gegevens, en dus de privacy, zo goed mogelijk te beschermen. Een voorbeeld hiervan is dataminimalisatie: het alleen behouden van data die belangrijk is voor je doeleinden.
Een online personeelsdossier kan uitkomst bieden
Het aanleggen van een online personeelsdossier heeft veel voordelen. Zo kun je dossiers makkelijk én veilig ordenen en bewaren. Dossiers kunnen automatisch up-to-date worden gehouden en medewerkers kunnen hun gegevens zelf inzien wanneer zij dat willen. Daarnaast kun je met documentmanagement in Loket.nl ook nog eens gemakkelijk de bewaartermijn personeelsdossier waarborgen. Het bewaartermijn personeelsdossier en vernietigingstermijn personeelsdossier worden namelijk automatisch gewaarborgd, waardoor je er niet zelf op hoeft te letten en de regels niet kunt overtreden.
