Onbetaald verlof geven

Er zijn heel wat redenen waarom een medewerker onbetaald verlof zou willen opnemen: om een wereldreis te kunnen maken, een studie te volgen, om te kunnen zorgen voor een familielid en ga zo maar door. Het is vervolgens de vraag: ga je verlof geven? Voordat we ons gaan verdiepen in de regels, is het misschien eerst verstandig om te beginnen bij de basis.

Wat is onbetaald verlof?

Men spreekt van onbetaald verlof als een werknemer gedurende een bepaalde periode wel in dienst is van het bedrijf maar niet werkt en geen (of minder) loon krijgt. Dat kan dus bijvoorbeeld zijn als een medewerker voor langere tijd op reis gaat: hij heeft niet genoeg vakantiedagen voor de periode, en vraagt om verlof zonder doorbetaling, zodat hij na die periode gewoon weer aan de slag kan bij het bedrijf.

Er zijn verschillende soorten verlof. Bij veel van die soorten verlof heeft je medewerker recht op doorbetaling. Bij onbetaald verlof is dat natuurlijk niet het geval, vandaar de benaming.

Recht op onbetaald verlof

Hoe zit het dan met die vraag: heeft mijn medewerker recht op onbetaald verlof? Met andere woorden: kan hij onbetaald verlof eisen op basis van wettelijke afspraken? Het antwoord is: In sommige gevallen heeft je medewerker recht op onbetaald verlof. Maar meestal niet. Als hij er wel recht op heeft, dan is dat op basis van de Wet Arbeid en Zorg of op basis van afspraken in de cao. In de volgende gevallen heeft hij dat recht:

Bij langdurend zorgverlof

Als je medewerker langdurend voor iemand in zijn omgeving moet zorgen, heeft hij recht op zorgverlof. Tot twee weken is dit kortdurend zorgverlof en krijgt hij doorbetaald (70% van het loon), maar bij langdurend zorgverlof krijgt hij niet doorbetaald. Toch heeft hij recht op dit type verlof.

Bij ouderschapsverlof

Vanaf 1 augustus 2022 is ouderschapsverlof ook een betaald verlof. Maar voor die datum behoorde het ouderschapsverlof ook tot een onbetaald verlof waar je medewerker recht op heeft. Maar vanaf 1 augustus 2022 is dit dus ook een betaald verlof geworden.

LET OP: per 1 augustus 2022 is ouderschapsverlof een betaald verlof.

Check de cao

Het kan zijn dat er in de cao zaken vastgelegd zijn in verband met onbetaald of juist betaald verlof. Sommige medewerkers dwingen bepaalde zaken af bij het afsluiten van hun arbeidscontract. Check dus sowieso de afspraken die al gemaakt zijn. Daarmee voorkom je misverstanden.

Onbetaald verlof

Soorten onbetaald verlof

Er zijn andere soorten onbetaald verlof, maar die verleen je als werkgever niet uit verplichting, maar omdat je ermee akkoord gaat en een overeenkomst afsluit met je medewerker. Aan welke typen onbetaald verlof kun je dan denken? Aan die wereldreis, die sabbatical in Tibet, een jaartje vrijwilligerswerk doen in Afrika of een andere reden waarom je medewerker er even uit wil stappen. Je medewerker heeft dan niet het wettelijke recht om onbetaald verlof te krijgen (tenzij er afspraken in de cao staan), maar er zijn wel goede redenen om na te denken over zulke aanvragen. Waarom?

Goed werkgeverschap

Een medewerker die vraagt om onbetaald verlof, weet waarschijnlijk al dat hij niet het recht heeft om onbetaald vrij te krijgen. Maar hij vraagt het toch, dus dan heeft hij of zij een goede reden om dat te doen. Je doet er als werkgever dus verstandig aan om zo’n verzoek serieus te nemen. Stel: het is jouw wens om een tijd vrijwilligerswerk te doen in Azië, omdat het extra zin aan je leven geeft. Hoe gaaf is het dan als je werkgever dat initiatief ondersteunt! Natuurlijk moet je als werkgever kijken of iets haalbaar is. Mocht het niet het geval zijn, dan moet je goed toelichten waarom iets niet kan. Goed om te bedenken: als je medewerker toestemming vraagt om onbetaald vrij te nemen van zijn werk maar die toestemming niet krijgt, is de kans zeer aanwezig dat hij of zij ontslag neemt om alsnog de droom waar te maken. Allemaal dingen om rekening mee te houden!

Natuurlijk moet het allemaal maar bij de bedrijfsvoering passen, maar als je bekendstaat als een werkgever bij wie het een en ander mogelijk is, dan zal dat voor sommige personen een reden te zijn om te kiezen voor jouw bedrijf. Sommige bedrijven kiezen voor een half-half-constructie: een medewerker neemt gedeeltelijk onbetaald verlof en gaat gedeeltelijk op afstand door met werken. Misschien een perfecte oplossing die werkbaar is voor beide partijen.

Maak goede afspraken

Of je medewerker nu wel of geen recht op onbetaald verlof heeft, je moet een aantal dingen regelen als je een medewerker voor langere tijd zult missen. Het is verstandig om dingen niet aan het toeval over te laten maar duidelijke afspraken te maken, zelfs over dingen die vanzelfsprekend lijken. Bijvoorbeeld:

  • De duur van het verlof
  • Wat er gebeurt met dingen als de bedrijfstelefoon / – laptop, leaseauto etcetera
  • Wie betaalt pensioenpremie?
  • Blijft de medewerker gebruikmaken van de collectieve ziektekostenverzekering?

Daarnaast is het ook goed om na te denken over praktische dingen als: wie gaat de werkzaamheden overnemen als de medewerker afwezig is. Hoe ga je het aanpakken als hij weer terugkomt? Zorg ervoor dat het vertrek van je medewerker en de terugkomst (voor jou en je medewerker) zorgeloos kan verlopen.

Flexibele organisatie

Iemand onbetaald verlof geven is alleen mogelijk als je organisatie flexibel is ingericht. Natuurlijk hebben niet alle bedrijven die luxe. Maar het heeft voordelen om in je bedrijf ruimte te geven aan personen die onbetaald vrij willen nemen. Het gebeurt steeds vaker dat medewerkers naast hun baan andere dingen in het leven willen doen die zin geven aan hun bestaan. Die belangrijk voor ze zijn, zoals zorgen voor een familielid. Een werkgever die het zich kan permitteren hierin flexibel te zijn, zal zeker een streepje voor hebben op bedrijven die dat niet kunnen.